Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Relativas.

Curso:	Curso de Excel 2013.
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:	CopiarForm....xlsx.
Anterior Vídeo/Tutorial:	Constantes y P...
Versión Artículo/Tutorial:	Próximamente.
Acceso al vídeo  en Youtube:

Seguimos con el Curso de Excel 2013 y con sus Fórmulas. Dentro de las sesiones dedicadas a las fórmulas, en mi opinión las más importantes son las que voy a dedicar a los Tipos de Referencias, hoy empezamos con las Referencias Relativas. En Excel tenemos tres tipos de Referencias: Relativas, Mixtas y Absolutas. Seguro que muchos os estaréis preguntando... ¿Por qué necesitamos tres tipos de referencias? Bueno pues la respuesta es muy fácil, porque en Excel se van a copiar fórmulas a otras celdas y dependiendo de cada caso, tendremos que elegir cual de estos tres tipos de referencias debemos usar, para que las fórmulas copiadas sigan funcionando bien en sus nuevas celdas.

En cuanto empecéis a usar mucho Excel y a crear muchas fórmulas, os daréis cuenta que muchas de ellas son iguales en planteamiento. Por ejemplo, si tengo que calcular totales en varias columnas, todas las fórmulas van a ser igual en cuanto a planteamiento, en todas hay que crear una fórmula que sume. Lo único que cambiará serán las celdas que intervienen, pero en planteamiento la fórmula será la misma.

Bueno pues en estos casos no hay que crear una fórmula para cada celda, lo que hay que hacer es crear una sola fórmula y esa copiarla para el resto de casos. Es ahí, cuando copiemos las fórmulas, cuando surgirá la necesidad de utilizar un tipo de referencia u otro. Si yo me dedico a crear de forma manual, una fórmula para cada caso que se me plantea, da igual que tengamos tres tipos de referencias... Si no copio fórmulas no las necesito. Pero hacer esto significa perder parte de la potencia que tiene Excel y también perder mucho tiempo haciendo fórmulas que en unos segundos estarían acabadas, si se copian. De todas las maneras aunque fuera este el caso, os acabaríais encontrando con ellas. Para poder crear algo avanzado con muchas de las herramientas que forman Excel, es absolutamente necesario que entendáis como funcionan los tres tipos de referencias.

En el vídeo os voy a explicar el primer tipo de referencia, las Referencias Relativas. Son las "normales", las típicas que la mayoría de la gente usa sin saber que son Relativas. Os voy a explicar el comportamiento que tienen este tipo de referencias cuando se copia una fórmula en la que intervienen y para ello os voy a poner varios ejemplos muy fáciles de entender. Es muy importante, durante el vídeo os lo recuerdo muchas veces... Que os quedéis con que pasa cuando copio una fórmula con Referencias Relativas, que comportamiento tienen este tipo de referencias, que cambia en una fórmula que contiene este tipo de referencias cuando es copiada a otra celda, que no cambia... Esta sesión y en las que os hable de las Referencias Mixtas y Absolutas, son el ABC de las Fórmulas de Excel. Cuando dominéis este tema, Excel ya no será un problema para vosotros.

Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

CopiarFormulasReferenciasRelativasExcel2013.xlsx

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el enlace para ver el vídeo desde el Blog, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Relativas.
• Versión de Excel: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 20m 41s.

Nada más por hoy. En cuanto a vídeos no creo que publique nada más esta semana, pero artículos si que tengo dos o tres en preparación... Habrá otro poquito de XML para personalizar Excel ;)

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• 25/02/2015: Copiar Fórmulas con Referencias Mixtas y Relativas.

Fórmulas Básicas en Excel 2013. Uso de Constantes y Prioridad de las Operaciones.

Curso:	Curso de Excel 2013.
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:	FormCons....xlsx.
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Siguiente Vídeo/Tutorial:	Copiar Fórmulas...
Versión Artículo/Tutorial:	Fórmulas con Cons...
Acceso al vídeo  en Youtube:

Hoy, tenemos otro vídeo más dedicado a las Fórmulas, dentro del Curso de Excel 2013. Seguimos conociendo aspectos básicos de la creación de Fórmulas en Excel con los que completar lo que vimos en el vídeo anterior. En esta ocasión me voy a centrar en dos temas: En el uso de Constantes y en la Prioridad de las Operaciones. Son dos temas en los que debéis prestar mucha atención para evitar problemas con las fórmulas. En la primera parte del vídeo os hablaré de las constantes. Excel permite utilizar valores fijos en las fórmulas en lugar de celdas. Esto, aunque está permitido deberíais evitarlo. Un uso excesivo de constantes puede hacer que en el futuro las fórmulas sean muy difíciles de mantener, requerir muchos cambios.

El cambio de las fórmulas para adaptarlas a diferentes situaciones, choca mucho con la filosofía que deberíais llevar en Excel con las fórmulas. La idea es crear fórmulas que reciban datos de entrada y dependiendo de esos datos los resultados pueden cambiar. Es decir lo que pueden cambiar son los parámetros de las fórmulas, pero una fórmula si está bien diseñada no debería cambiar nunca. Se diseña y a partir de ese momento recibirá los datos de entrada para hacer su trabajo y evidentemente si recibe datos diferentes, habrá resultados diferentes. El uso de constantes puede provocar todo lo contrario, cambios continuos en las fórmulas. En el vídeo os doy más detalles y os pongo un ejemplo.

Después de hablar de las Constantes os hablare de la Prioridad de Operaciones. Este es un tema que dependiendo de la relación amor/odio que tengáis con las matemáticas, puede ser que lo tengáis olvidado. Cuando planteamos fórmulas, estas no tienen porque interpretarse o calcularse de izquierda a derecha, tal y como las hemos escrito. Hay operaciones que tienen preferencia sobre otras y por ejemplo se calculará antes una multiplicación que una suma. Si no tenéis en cuenta este factor, podéis recibir resultados erróneos por un mal planteamiento de la fórmula. Para ayudarnos a establecer la prioridad correcta de las operaciones que queremos realizar, tenemos los paréntesis. En el vídeo veremos cual es la prioridad entre operaciones y veremos como usando los paréntesis podemos cambiar por completo el rumbo que lleva una fórmula.

En realidad, es una sesión pensada para evitaros problemas tontos con estos dos temas que os acabo de comentar, que a veces nos pueden hacer perder mucho tiempo. Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

FormulasBasicasExcel2013ConstantesPrioridadOperadores.xlsx

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el enlace para ver el vídeo desde el Blog, espero que os guste:

• Nombre: Fórmulas Básicas en Excel 2013. Uso de Constantes y Prioridad de las Operaciones.
• Versión de Excel: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 14m 19s.

Nada más por esta semana. El fin de semana intentaré preparar más sesiones y artículos, no se por donde seguiré... ;)

*Siguiente Sesión*:

• 18/11/2014: Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Relativas.

Cómo crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Introducción a las Fórmulas.

Curso:	Curso de Excel 2013.
Formato del Curso:	Vídeo Curso.
Artículo Relacionado:	Crear Fórmulas Bá...
Anterior Sesión:	Edición de Datos...
Archivo de Excel:	CrearForm....xlsx.
Acceso al vídeo  en Youtube:

Retomamos los vídeos de Excel 2013 para empezar con las Fórmulas. Sin ninguna duda, en mi opinión, las Fórmulas de Excel son la herramienta más potente que dispone el programa, son el "alma" de Excel. Muchas veces al hablar de "Excel Avanzado" se suelen oír términos como Tablas Dinámicas, Macros, Solver, etc... Pero seguro que nunca habéis oído hablar de las Fórmulas de Excel como algo avanzado... Bueno pues es un grave error, las Fórmulas de Excel se pueden utilizar en todas las herramientas de las que dispone el programa, lo que permite a esas herramientas realizar trabajos realmente avanzados. Por ejemplo, puedes crear "Formatos Condicionales" o "Validaciones de Datos" sin fórmulas... Pero también es cierto que si sabes mucho de fórmulas, crearás formatos y validaciones mucho más potentes que sin ellas. Con una Fórmula de Excel puedes crear desde simples operaciones matemáticas como sumas, restas, multiplicaciones, etc... Hasta operaciones o procesos mucho más complejos en los que puedes realizar búsquedas, operaciones financieras, condicionar fórmulas u operaciones, filtros... Y muchas más cosas que iremos viendo.

En este vídeo empezamos con el "ABC" de las fórmulas, con los conceptos básicos. Os mostraré los pasos básicos para crear una fórmula y empezaremos a conocer algunos de los elementos que puede contener una fórmula. En concreto, en las fórmulas que voy a crear en este vídeo, usaremos referencias a celdas y operadores aritméticos para crear algunas sumas.

Todo lo que vais a ver en este vídeo son pasos básicos, pero fundamentales. Si nunca habéis creado fórmulas en Excel o estáis empezando con el programa... Este es el momento de engancharos, al curso. Para realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

CrearFormulasBasicasExcel 2013IntroduccionFormulas.xlsx

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el enlace para ver el vídeo desde el Blog, espero que os guste:

• Nombre: Crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Introducción a las Fórmulas.
• Versión de Excel: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 15m 36s.

Nada más por hoy. En un par de días espero tener lista otra sesión sobre fórmulas en Excel 2013. Si todo va bien...

Función SIFECHA. Cómo calcular la Edad, la Antigüedad o la diferencia entre dos Fechas.

La función SIFECHA, puede responder a preguntas como: ¿Cuál es la edad de una persona? ¿Cuál es la antigüedad de un trabajador? ¿Cuál es la diferencia entre dos fechas? En estos vídeos para Excel 2010 y 2013 vamos a ver cómo responder a estas preguntas. 

sta función es un poco especial ya que no está documentada en la ayuda de Excel y no aparece entre las sugerencias que ofrece Excel cuando usamos funciones en una fórmula. Es una función que en principio se añadió por cuestiones de compatibilidad con Lotus 1-2-3 pero que se ha seguido manteniendo en todas las versiones de Excel. Hasta ahora, la última versión de Excel publicada es la 2013 y también la incluye. Hay una leyenda urbana que dice que la función está oculta porque Microsoft piensa eliminarla, pero esto lo llevo oyendo muchos años y ahí sigue.

En cuanto a lo que nos ofrece esta función os puedo comentar que nos ofrece la posibilidad de obtener diferencias entre fechas de 6 maneras diferentes. Para empezar, nos ofrece tres opciones típicas a la hora de trabajar con fechas:

• Obtener la diferencia en años.
• Obtener la diferencia en meses.
• Obtener la diferencia en días.

Estas tres opciones se podrían considerar las opciones más "normales", pero la función nos ofrece tres más que explicaré en los vídeos:

• Obtener la diferencia en meses, pero descartando los meses de los años completos.
• Obtener la diferencia en días, pero descartando los días de los meses completos.
• Y por último obtener la diferencia en días, pero descartando los días de los años completos.

Algunas de estas últimas opciones las podríamos usar para obtener un resultado como este: "30 años, 11 meses y 15 días." Esta función esconde detalles muy interesantes.

Todo lo que ves aquí es gratis, pero si te gusta mucho mi trabajo, puedes apoyar este proyecto, con una aportación económica. Pulsa aquí y elige la opción que más te guste. 

Gracias!!!!!

Cómo sumar Celdas en Excel según el Color de la Celda, usando Filtros y Subtotales.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
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Aquí están los primeros vídeos cortos que publico para Excel. En ellos os voy a explicar cómo sumar celdas de Excel según el color de la celda, para ello vamos a usar la función Subtotales y los Filtros por color de celda.

Lo que os explico en estos vídeos es una de las dudas más recurrentes que se suelen publicar en Internet sobre Excel. En la mayoría de los casos se suele dar como solución crear macros, programar una macro para hacer ese trabajo. Pero aquí os doy una solución mucho más sencilla. La función Subtotales permite obtener estadísticas pero sólo teniendo en cuenta los datos que se ven. Si hemos aplicado filtros, las filas que estén ocultas no se tendrán en cuenta para los cálculos. Esto unido a la posibilidad de filtrar datos por color de celda, nos da la que creo que es la solución más sencilla e interesante a este problema. Os he preparado un vídeo para Excel 2010 y otro para Excel 2013 en los que os explico cómo hacerlo.

Curso Excel 2013. Personalizar Excel, Cambiar y Modificar las Opciones de Excel.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
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Seguimos con el Curso de Excel 2013. En esta sesión seguimos con lo que serían los primeros pasos por el programa pero nos vamos a centrar sobre todo, en cómo podemos personalizar algunas características de Excel. Empezaremos la sesión cambiando algunas opciones globales, entre otras cosas veremos lo siguiente:

• Desactivaremos la pantalla de Inicio de Excel para que el programa empiece como las versiones anteriores.
• Haremos que los nuevos documentos empiecen con tres hojas igual que en las versiones anteriores.
• Cambiaremos algunas opciones globales que afectan al aspecto del programa como son  el Fondo de Office y el Tema de Office.

Algunas de estas opciones se guardan en la nube de Microsoft, en OneDrive. Así al iniciar sesión en otros equipos tendremos el programa con la misma configuración en todos. En los vídeos os daré más detalles sobre esto.

Después de esto nos dedicaremos a configurar y modificar dos de los principales elementos que componen la ventana de Excel. La Barra de Herramientas de Acceso Rápido y la Cinta de Opciones. Desde estos elementos podemos acceder a todos los comandos y herramientas que forman Excel y las podemos configurar a nuestro gusto para tener lo más accesible posible, las herramientas que más usemos. En los vídeos vamos a ver algunas de las posibilidades que ofrecen en ese sentido, entre otras cosas veremos:

• Como añadir comandos a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
• Como Ocultar Fichas o Pestañas en la Cinta de Opciones.
• Como Crear nuevas Fichas o Pestañas en la Cinta de Opciones.
• Como quitar y añadir comandos a la fichas de la Cinta de Opciones.

Veremos algún detalle más pero esto es lo principal. Sobre todo es na sesión para que modifiquéis el aspecto de Excel a vuestro gusto y necesidades de uso. Después de esta sesión ya estaremos listos para empezar el trabajo en los documentos de Excel.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con otra sesión más dedicada a las Bases de Datos en Excel 2013. En esta ocasión nos centramos mucho en la posibilidad de extraer estadísticas de una Base de Datos con Filtros y Fórmulas. En parte esta sesión es la misma que publiqué para la versión 2010 de Excel, pero igual que pasó con la sesión de Filtros, esta tiene más material.

En principio la sesión está muy centrada en obtener estadísticas junto con Filtros. Las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en los datos, por aplicar filtros. Funciones como SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc... No tienen en cuenta si habéis ocultado datos con filtros. Usan todos los datos a la hora de realizar los cálculos independientemente de si hay filas ocultas o no. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Además de todo esto, como es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas... Veremos muchos ejemplos de la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas. También usaremos bastante la función SI, con ella podemos condicionar el resultado de una fórmula y aquí la usaremos junto con las otras funciones que veremos en esta sesión. Haremos un uso intensivo de Funciones Anidadas.

Hasta aquí sería lo mismo que vimos en la sesión dedicada a este tema en Excel 2010. Pero preparando la sesión se me fueron ocurriendo más cosas y también veremos lo siguiente. Volveremos a usar Controles de Formulario, en concreto Botones de Opción. Con ellos condicionaremos el resultado de una fórmula para decidir qué estadística se calcula con la función SUBTOTALES. Dependiendo de la opción que seleccionemos se calcularán diferentes estadísticas.

Cuando finalicemos con lo anterior nos vamos a ocupar de que nuestro trabajo no sea modificado. Es una pena que con lo bien que está quedando la hoja, cualquiera pueda modificarla a su antojo. Por lo tanto veremos cómo proteger la hoja para evitar modificaciones indeseadas. Esto provocará que algunas de las cosas que ya tenemos hechas no funcionen como esperamos, lo solucionaremos con un poquito de programación. Escribiremos un poco de código de Visual Basic para solucionarlo, pero muy poco.

Es una sesión en la que además de mostrar el tema de las estadísticas... Quiero que sigáis viendo como usando diferentes herramientas de Excel podemos conseguir cosas muy interesantes. En esta sesión llegamos a usar a la vez Filtros, Fórmulas, Funciones, Formato Condicional, Protección de Hojas, Botones de Opción y Código Visual Basic... Creo que es una sesión muy interesante ;)

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010 pero en esta ocasión muy centrado en el uso de Bases de Datos junto con Fórmulas. Las bases de datos son un candidato perfecto como origen de datos a la hora de calcular estadísticas, pero si hay filtros aplicados en ellas se puede complicar un poco obtenerlas. 

Hay que tener en cuenta que las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en las tablas y cuando usamos funciones como Suma, Promedio, Max, etc... Estas, a la hora de calcular las estadísticas tienen en cuenta todas las filas de datos... Independientemente de si están ocultas o no, las usan todas. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas usando la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos pero en este caso para la versión 2013 de Excel. En parte esta sesión es la misma que publiqué para Excel 2010 pero con muchísimo material nuevo, parte de ese material se podría aplicar también en Excel 2010, pero todo no. Esta es la sesión más larga que he publicado.

Empezaremos la sesión comentando las opciones básicas que ofrece Excel para filtrar, opciones que nos permite crear los típicos filtros de mayor, menor, igual, entre, etc... Crearemos diferentes filtros de ejemplo usando campos de diferentes tipos de datos. Crearemos filtros con Texto, Fechas, Números... A parte de las condiciones básicas también usaremos otras más avanzadas como Contiene, Diez mejores, crearemos condiciones con varios criterios usando el O y el Y... Y muchos ejemplos más, las posibilidades son casi infinitas.

Seguiremos la sesión creando filtros en los que usaremos como criterio el color de las celdas, es decir filtraremos por colores. En esta parte de la sesión también usaremos Formato Condicional para que quede todo más automatizado. Con esto acabaría la parte de esta sesión que también se vio en Excel 2010 y empezaríamos con nuevo material.

Este material nuevo lo empezaremos con la posibilidad de usar Segmentación de Datos dentro de tablas de Excel. Esta posibilidad es una de las novedades de Excel 2013, en versiones anteriores no existe esta opción. Con la segmentación de datos podemos mejorar mucho la rapidez y claridad a la hora de aplicar filtros en tablas. En Excel 2010 se podía usar esta opción dentro de Tablas Dinámicas pero ahora también podemos dentro de Tablas de Excel.

Por seguir viendo cómo podríamos mejorar la rapidez y usabilidad de la hoja en cuanto a aplicar filtros he añadido una serie de Controles de Formulario que nos ayudarán a ello. He añadido Botones de Opción y un Botón. Los Botones de Opción nos permitirán aplicar unos filtros y el botón eliminará los filtros que tengamos aplicados en la tabla. Para que esto funcione usaremos Macros y Código VB junto a los controles. Esta parte de la sesión es una parte muy avanzada y si os sentís un poco perdidos, no pasa nada. Tomároslo con calma y poco a poco, esta parte está pensada para los que buscan cosas más avanzadas. Esta sesión comienza con un nivel Medio en cuanto a dificultad pero finaliza en un nivel muy Avanzado, creo que es de las sesiones más completas que he publicado.

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010. En esta sesión empezamos con las herramientas que nos ofrece para filtrar información. Con el filtrado de datos podemos quedarnos solo con la información que nos interesa. En las bases de datos hay mucha información guardada pero lo más habitual es que solo necesitemos una parte. Son situaciones típicas de una base de datos el que solo veamos la información de un determinado cliente, que consultemos una factura, que veamos las citas de un determinado día... Todo lo que consista en quedarnos con una parte de la información que hay almacenada en la base de datos son operaciones de filtrado de información.

Para esto, Excel principalmente ofrece dos posibilidades. La primera serían los típicos filtros que podemos crear usando condiciones como si es igual, si es mayor, es menor, está entre dos valores y otras un poco más avanzadas como Contiene, 10 mejores, etc... Cuando apliquemos filtros de este tipo solo se mostrarán los datos que cumplan esos criterios que nosotros indiquemos. En esta sesión nos vamos a centrar en este tipo de filtros, son los más sencillos que podemos crear en Excel. Sencillo no en cuanto a su potencia sino en cuanto a su uso, son muy fáciles de usar. Entre otras cosas vamos a crear filtros con las siguientes características, vamos a crear filtros que nos permitan:

• Filtrar datos con un criterio o campo.
• Filtrar datos con varios criterios o campos.
• Filtrar datos con Campos de Texto.
• Filtrar datos con Campos de Fechas.
• Filtrar datos con Campos Numéricos.
• Filtrar datos por Colores de Celda.

Junto con el último punto de la lista anterior usaremos el formato condicional. Si usamos la posibilidad de filtrar por el color de la celda junto con formato condicional conseguiremos hojas muchísimo más potentes e interesantes. Todo esto son las opciones "normales" que ofrece Excel para crear filtros, la segunda opción que tenemos serían los Filtros Avanzados. Esto requiere una sesión aparte ya que el funcionamiento es completamente diferente a lo que vais a ver en esta sesión.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Tablas de Excel, Ordenar Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material para Excel 2013. Hace unos días empecé con el curso de la última versión de Excel, esta sesión no sigue el guion de ese curso. Dentro del curso esta sesión llegará mucho más tarde, pero como he publicado este tema para la versión 2010 he aprovechado para hacerlo también en la versión 2013. Por lo tanto si estáis empezando el curso puede que tengáis dificultades para seguir esta sesión. Si es así dejarla y ya la retomaréis más adelante, cuando tengáis más experiencia en el programa. Para los que decidan verla comentar que es similar a la que publiqué hace unos días para Excel 2010. He añadido un par de detalles que se me pasaron en esa sesión pero en lo principal es el mismo material solo que usando la versión 2013.

Hablando ya de lo que contiene esta sesión de entrada lo primero que debéis tener claro es que Excel no es una base de datos y tarde o temprano os limitará de alguna manera... Tiene carencias muy importantes en cuanto a almacenar la información pero por otro lado es muy buena analizando grandes cantidades de información. En los vídeos os contaré porque en mi opinión no debéis abusar de Excel como Base de Datos.

Partiendo de esta premisa, en el vídeo básicamente os hablo de dos cosas, empezaré hablando de las "Tablas de Excel". Mucha gente habla de bases de datos en Excel y lo que tiene es un conjunto de datos con forma de tabla, ni siquiera son una "Tabla oficial", no son una tabla de Excel. Convertir uno conjunto de datos en una "Tabla de Excel" tiene algunas ventajas que empezaremos a ver en el vídeo. Os explicaré como se crean tablas, como se eliminan y como pueden ayudar en las fórmulas de Excel.

Después de las tablas dedicaré el resto de la sesión a las opciones que tenemos para ordenar información en Excel. Ofrece muchas posibilidades, algunas de ellas desconocidas para la mayoría de los usuarios. Entre otras cosas veremos:

• Como ordenar datos usando un campo o criterio.
• Como ordenar datos usando varios campos o criterios.
• Como ordenar datos usando el color de las celdas.
• Como ordenar datos usando iconos de las celdas.

Junto con las dos últimas posibilidades usaremos el "Formato condicional" de Excel. Esta herramienta permitía aplicar formatos a las celdas si se cumplían los criterios que yo indicara. Lo usaremos junto con las opciones de color de celda e icono de celda. Además en la sesión para Excel 2010 pasé por alto un par de detalles que explico en esta sesión. Veremos cómo ordenar información con el botón secundario del ratón y que las opciones de orden se pueden mezclar. Por ejemplo, podemos usar opciones de color junto con opciones de valores. Son dos detalles muy "tontos" que simplemente amplían un poco lo que ya expliqué para Excel 2010. Me parece una primera sesión muy interesante sobre este tema y que sirve de aperitivo para todo lo que vendrá en las próximas sesiones. :)

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Tablas de Excel, Ordenar Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Retomamos el material para Excel 2010, empezamos con tema nuevo. En esta sesión empiezo con todo lo que nos puede ofrecer Excel relacionado con el trabajo con Bases de Datos. De entrada lo primero que debéis tener claro es que Excel no es una base de datos y tarde o temprano os limitará de alguna manera... Tiene carencias muy importantes en cuanto a almacenar la información pero por otro lado es muy buena analizando grandes cantidades de información. En los vídeos os contaré porque en mi opinión no debéis abusar de Excel como Base de Datos.

Partiendo de esta premisa, en el vídeo básicamente os hablo de dos cosas, empezaré hablando de las "Tablas de Excel". Mucha gente habla de bases de datos en Excel y lo que tiene es un conjunto de datos con forma de tabla, ni siquiera son una "Tabla oficial", no son una tabla de Excel. Convertir uno conjunto de datos en una "Tabla de Excel" tiene algunas ventajas que empezaremos a ver en el vídeo. Os explicaré como se crean tablas, como se eliminan y como pueden ayudar en las fórmulas de Excel.

Después de las tablas dedicaré el resto de la sesión a las opciones que tenemos para ordenar información en Excel. Ofrece muchas posibilidades, algunas de ellas desconocidas para la mayoría de los usuarios. Entre otras cosas veremos:

• Como ordenar datos usando un campo o criterio.
• Como ordenar datos usando varios campos o criterios.
• Como ordenar datos usando el color de las celdas.
• Y por último veremos como ordenar datos usando iconos de las celdas.

Junto con las dos últimas posibilidades usaremos el "Formato condicional" de Excel. Esta herramienta permitía aplicar formatos a las celdas si se cumplían los criterios que yo indicara. Lo usaremos junto con las opciones de color de celda e icono de celda. Me parece una primera sesión muy interesante sobre este tema y que sirve de aperitivo para todo lo que vendrá en las próximas sesiones. :)

Curso Excel 2010. Formato Condicional. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

De vuelta en cuanto me deja libre el 5º Turno... Sigo con las sesiones dedicadas al Formato Condicional  y en concreto en esta sesión compuesta por dos vídeos, me voy a centrar en crear formatos condicionales en los que usaremos condiciones que comprobarán el texto que hay en las celdas. Excel tiene una serie de opciones prediseñadas de este tipo que se engloban dentro de "Texto Específico". La más conocida de todas es la de "Texto que contiene".

Esta opción permite aplicar formatos cuando la celda contenga en su interior el texto que indiquemos en la regla. Da igual que en la celda halla más texto, si el texto que indicamos aparece por algún sitio, se aplicará el formato. Esta es la opción más conocida, pero hay más. Tenemos las opciones de "que empieza por", "que termina por" y que "no contiene". Más o menos por sus nombres se puede identificar para que sirven, en el vídeo también usaremos las dos primeras.

Estas opciones están muy bien pero dependiendo de lo que necesitemos puede que se queden cortas y en los vídeos veremos cómo crear estos mismos formatos con fórmulas que podremos adaptar mejor a nuestras necesidades. En concreto desarrollaremos un ejemplo en el que usando tres botones de opción aplicaremos diferentes reglas de formato condicional.  Será la primera vez que usaremos controles de formulario en el curso.

Este tipo de controles permiten mejorar mucho la usabilidad de las hojas de cálculo. En concreto, los botones de opción (Options Buttons), nos permiten seleccionar una opción de entre varias. En el ejemplo los usaremos para decidir si se formatea unos apellidos dependiendo de si realizamos la búsqueda por el primer apellido, segundo o en cualquiera de los dos.

Curso Excel 2010. Formato Condicional. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Empezamos con el Formato Condicional en Excel 2010. Esta herramienta quizás sea otra de las grandes desconocidas que tiene Excel pero es una herramienta muy potente. Con ella podemos aplicar formatos a las celdas usando condiciones o reglas.

Mediante la creación de condiciones conseguiremos que Excel aplique formatos automáticamente dependiendo de si se cumplen o no las reglas que creemos. Las posibilidades son infinitas, os pongo varios ejemplos.

Imaginaros que tenéis en una hoja de Excel el control de vuestro almacén y queréis que Excel os avise de alguna manera cuando el Stock de los productos quede por debajo del mínimo que habéis establecido. Bueno pues con el Formato Condicional podríamos crear reglas para que se coloreen de rojo los productos que están por debajo del Stock mínimo. Otro ejemplo típico, el de la Bolsa.

Imaginaros que tenemos una cartera de valores y en Excel guardamos las diferentes cotizaciones que tienen las Acciones que lo forman. Con el formato condicional le podríamos decir que nos marque de rojo las Acciones que bajan, de verde las que suben, etc...

Esto son solo algunos ejemplos, pero en cuanto la empecéis a conocer esta herramienta se os empezarán a ocurrir muchas más aplicaciones. En esta sesión vamos a crear varios ejemplos muy sencillos en los que crearemos reglas de formato condicional que controlan el valor de las celdas. Dependiendo de si las celdas son igual a un determinado valor, o mayor, o menor... aplicaremos unos formatos u otros. Con los ejemplos que creemos también veremos como eliminar y modificar formato condicional.

Al finalizar el vídeo explicaré que sucede cuando entran en conflicto varias reglas de formato condicional. Veremos como podemos controlar cual es la que tiene preferencia sobre las demás y como con la opción de "Detener si es verdad" podemos evitar que se tengan en cuenta el resto de reglas de formato condicional.

Tablas Dinámicas en Excel 2010: Campos Calculados. Elementos Calculados.

Seguimos con las sesiones dedicadas a las tablas dinámicas. En esta sesión seguimos viendo más opciones para mostrar resultados o estadísticas. Lo que explico en este vídeo es un poco diferente a lo que ya hemos visto en ese sentido, explico Campos Calculados y Elementos Calculados.

Un campo calculado es una columna de datos que se añade a la tabla dinámica pero los datos que se ven en ella no se obtienen directamente de los datos de origen. Es decir no dependen de una columna de los datos de origen se obtienen mediante una fórmula en la que sí que se utilizan datos del origen de datos.
Con una fórmula como las que podemos crear en las celdas de Excel obtenemos los datos que se ven en esa columna. En estas fórmulas podemos utilizar los campos que forman la tabla dinámica, los típicos operadores matemáticos de Excel y las Funciones de Excel. De todas las maneras en el vídeo veréis que estas fórmulas tienen algunas limitaciones, no son 100% iguales a las que podemos usar en las celdas.

Un elemento calculado es la misma idea pero en ese caso se crea una fila nueva en la tabla dinámica. Los datos que se muestran también se obtienen con fórmulas similares a las de los Campos Calculados. Los dos conceptos así explicados suenan un poco raros pero con los ejemplos que veréis en el vídeo lo entenderéis mejor.

Curso Excel 2010. Funciones Estadísticas: Contar, Contar.Blanco, Contar.Si. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con las sesiones dedicadas a Excel 2010 y también continuamos con las sesiones dedicadas a las funciones que nos permiten contar celdas dentro de las funciones Estadísticas. En esta sesión vamos a ver varias cosas pero estas son las principales.

Para empezar explicaré otra manera de usar rangos que pueden cambiar de tamaño cuando los usamos como argumento en las funciones. En la sesión anterior os comente que cuando no sabemos si un rango de datos puede crecer, si puede aumentar el número de filas o disminuir, podíamos usar columnas enteras para evitar estos problemas. En esta sesión os voy a explicar otra manera de solucionarlo, con las Tablas de Excel. Como todo en Excel, esta solución tiene sus pros y sus contras pero conviene que la conozcamos.

Continuaremos en la sesión explicando una función nueva CONTAR.BLANCO. Esta función permite contar celdas que están vacías. Cuando acabemos con ella veremos más ejemplos de la función CONTAR.SI. Entre todos los ejemplos que veremos yo destacaría en los que explicaré como usar criterios de texto parciales, mediante el uso de los siguientes caracteres comodín, ? y *. Habrá más ejemplos pero creo que estos son los más destacables.

Cuando finalice con esos ejemplos explicaré como podemos usar la función CONTAR.SI para crear validaciones de datos personalizadas. Haremos un ejemplo en el que usando esta función evitaremos que se puedan meter valores duplicados en una columna de datos. No voy a explicar con todo detalle Validación de Datos, esta herramienta tendrá sus propias sesiones. Pero así veremos lo importante que son las funciones en Excel y como sin ellas no se podrían crear cosas avanzadas en el programa.

Como contar celdas con varias condiciones lo dejaremos para la siguiente sesión, esta ya ha quedado muy larga y era demasiado contenido para una sola sesión. Veremos CONTAR.SI.CONJUNTO y daremos unos pequeños pasos por el "interesante" mundo de las fórmulas matriciales, que entre otras cosas permiten contar celdas que cumplan varias condiciones. De hecho, en versiones anteriores a la 2007 prácticamente era la única manera de hacerlo.

Curso Práctico Programación VBA Excel 2007: Personalizar la Cinta de Opciones o Ribbon. Sesión 04.

Saludos!!!!!!!

Volvemos a las sesiones dedicadas a la realización del ejercicio práctico, que desarrollamos en el curso presencial, que imparto en Forem Navarra, dedicado a la programación en Excel 2007 con VBA. Ha pasado mucho tiempo desde la última sesión que publiqué sobre este tema, pero ya os he comentado en el Blog y través de Twitter las razones de este retraso.

En la sesión anterior, nos centramos en añadir el código necesario para importar los datos que utilizamos en el ejemplo, de una base de datos de Access. En esta sesión continuamos desde ese punto y vamos a centrarnos en lo siguiente.

En un principio el objetivo final de esta sesión era conseguir que todo el código que tenemos desarrollado se ejecute automáticamente. Es decir que no tengamos que ejecutar nosotros directamente los procedimientos desde el editor de Visual Basic. El problema es que al ir preparando el guion de la sesión me he dado cuenta que era demasiado contenido para una sola sesión y me iba costar mucho tiempo prepararla. Para no haceros esperar más, "sólo" nos vamos a centrar en una cosa.

En esta sesión añadiremos en la cinta de opciones de Excel una ficha personalizada, que de momento tendrá un botón que al pulsarlo realizará la importación de datos que creamos en la sesión anterior.

Esta es una sesión un tanto atípica, ya que de código VB hay apenas cuatro o cinco líneas. Casi todo el trabajo lo vamos a realizar en un programa llamado "Office Custom UI Editor". Este programa nos va permitir modificar la cinta de Opciones de Excel.

Curso Excel 2010. Funciones Lógicas: SI, Y, O. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Continuamos con el curso de Excel 2010. Sé que muchos estáis esperando la continuación del "Ejercicio de VBA en Excel 2007" pero para hacerla tengo que repasar las otras tres sesiones que publiqué ya que perdí el guion y los esquemas de esas sesiones en el accidente del disco duro. Pero no os preocupéis que estoy en ello.

Aunque estoy en el paro, he tenido que actualizar el manual de Access 2007 de Forem Navarra a la versión 2010 y no he tenido mucho tiempo libre. Ya llegará, cuando esté lista llegará. Ahora vamos con esta sesión.

Seguimos con la explicación de las Funciones Lógicas de Excel. En esta ocasión sigo realizando ejemplos con la función SI, pero en este vídeo la utilizo junto con  las funciones O e Y. Con estas funciones que también pertenecen a las Funciones Lógicas crearemos "SI's" en los que tendremos expresiones en las que se pueden evaluar varias condiciones.

Es decir lograremos dar a las celdas diferentes valores dependiendo de si se cumplen varias condiciones y no solo una como hicimos en la sesión anterior. Después de esta sesión quedarán algunas funciones lógicas por explicar pero estas son las más importantes. El resto, seguramente las explicaré junto con otras funciones o herramientas de Excel.

Todo lo que ves aquí es gratis, pero si te gusta mucho mi trabajo, puedes apoyar este proyecto, con una aportación económica. Pulsa aquí y elige la opción que más te guste. 

Gracias!!!!! 

Curso Excel 2010. Funciones Lógicas: SI. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Continuamos con el curso de Excel 2010. Aunque muchos esperabais la continuación del "Ejercicio de VBA en Excel 2007", no ha podido ser. Lo he tenido que retrasar debido al accidente con mi disco duro y si todo va bien será la siguiente sesión que publicaré.

Mientras esperáis a esa sesión aquí tenéis la primera sesión que voy a dedicar a explicar funciones en Excel. Recordad que las funciones de Excel permiten realizar fórmulas más potentes y complejas que con las "simples" operaciones matemáticas de toda la vida.

Esta sesión es la primera que voy a dedicar a explicar específicamente alguna de las funciones que contiene Excel. En concreto voy a comenzar con las Funciones Lógicas.

Cuando explico funciones en los cursos presenciales suele ser la última categoría de funciones que explico, pero creo que esto va cambiar. En mis clases doy mucha importancia a la idea de utilizar funciones anidadas. Funciones como argumentos de otras funciones. Con este tipo de funciones se puede poner en práctica esta idea mucho mejor.

Las funciones lógicas nos van a permitir desarrollar ejemplos mucho más completos y complejos en las explicaciones del resto de funciones por eso adelanto esta explicación. Para empezar una pequeña descripción de las funciones lógicas. Con las funciones lógicas vamos a poder dar algo de “vida” o “inteligencia” a nuestras fórmulas. Entre otras cosas nos van a permitir decidir qué resultado devuelve una fórmula dependiendo de si se cumplen una o varias condiciones.

En esta primera sesión dedicada a este tipo de funciones nos vamos a centrar en la función Sí. Aunque hay más funciones dentro de esta categoría, creo que esta es la más importante. Por ejemplo con la función Si() podemos decidir el valor que asignaremos a una celda dependiendo de si se cumple o no una condición.

Curso Práctico Programación VBA Excel 2007: Importar Datos de Access, ADO. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!

Volvemos con otra sesión dedicada a la realización del ejercicio práctico, que desarrollamos en el curso presencial, que imparto en Forem Navarra, dedicado a la programación en Excel 2007 con VBA.

En la sesión anterior, la segunda que dedicábamos a este ejercicio nos centramos en conseguir que al seleccionar un país en el cuadro combinado de la hoja “Analisis”, nos mostrara los datos de producción del país seleccionado.

En esta sesión continuamos donde lo dejamos y nos vamos a centrar en la siguiente tarea: Vamos a crear el código que se encargue de importar los datos de Access. Recordad que hasta esta sesión los datos que utilizábamos son los que yo os he dado en la hoja “Datos”

Para conseguir realizar la importación de datos utilizaremos ADO, ActiveX Data Objects. Estos objetos permiten que podamos acceder a datos que se encuentren almacenados en bases de datos externas. En este caso a una base de datos de Access.

En esta sesión conseguiremos que se importen los datos de una base de datos llamada “Produccion.accdb”. Esta base de datos estará situada en la misma carpeta en la que tenemos el libro de Excel en el que estamos escribiendo el código. Más adelante modificaremos este código para incluso dar la opción de seleccionar otra base de datos diferente, pero de momento lo hacemos así.

Una vez finalizada esta parte, dejaremos todo listo para la próxima sesión en la que ya ataremos todos los cabos sueltos que tiene ahora mismo el código que estamos realizando.