Cómo sumar Celdas en Excel según el Color de la Celda, usando Filtros y Subtotales.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
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Aquí están los primeros vídeos cortos que publico para Excel. En ellos os voy a explicar cómo sumar celdas de Excel según el color de la celda, para ello vamos a usar la función Subtotales y los Filtros por color de celda.

Lo que os explico en estos vídeos es una de las dudas más recurrentes que se suelen publicar en Internet sobre Excel. En la mayoría de los casos se suele dar como solución crear macros, programar una macro para hacer ese trabajo. Pero aquí os doy una solución mucho más sencilla. La función Subtotales permite obtener estadísticas pero sólo teniendo en cuenta los datos que se ven. Si hemos aplicado filtros, las filas que estén ocultas no se tendrán en cuenta para los cálculos. Esto unido a la posibilidad de filtrar datos por color de celda, nos da la que creo que es la solución más sencilla e interesante a este problema. Os he preparado un vídeo para Excel 2010 y otro para Excel 2013 en los que os explico cómo hacerlo.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.

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Seguimos con otra sesión más dedicada a las Bases de Datos en Excel 2013. En esta ocasión nos centramos mucho en la posibilidad de extraer estadísticas de una Base de Datos con Filtros y Fórmulas. En parte esta sesión es la misma que publiqué para la versión 2010 de Excel, pero igual que pasó con la sesión de Filtros, esta tiene más material.

En principio la sesión está muy centrada en obtener estadísticas junto con Filtros. Las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en los datos, por aplicar filtros. Funciones como SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc... No tienen en cuenta si habéis ocultado datos con filtros. Usan todos los datos a la hora de realizar los cálculos independientemente de si hay filas ocultas o no. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Además de todo esto, como es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas... Veremos muchos ejemplos de la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas. También usaremos bastante la función SI, con ella podemos condicionar el resultado de una fórmula y aquí la usaremos junto con las otras funciones que veremos en esta sesión. Haremos un uso intensivo de Funciones Anidadas.

Hasta aquí sería lo mismo que vimos en la sesión dedicada a este tema en Excel 2010. Pero preparando la sesión se me fueron ocurriendo más cosas y también veremos lo siguiente. Volveremos a usar Controles de Formulario, en concreto Botones de Opción. Con ellos condicionaremos el resultado de una fórmula para decidir qué estadística se calcula con la función SUBTOTALES. Dependiendo de la opción que seleccionemos se calcularán diferentes estadísticas.

Cuando finalicemos con lo anterior nos vamos a ocupar de que nuestro trabajo no sea modificado. Es una pena que con lo bien que está quedando la hoja, cualquiera pueda modificarla a su antojo. Por lo tanto veremos cómo proteger la hoja para evitar modificaciones indeseadas. Esto provocará que algunas de las cosas que ya tenemos hechas no funcionen como esperamos, lo solucionaremos con un poquito de programación. Escribiremos un poco de código de Visual Basic para solucionarlo, pero muy poco.

Es una sesión en la que además de mostrar el tema de las estadísticas... Quiero que sigáis viendo como usando diferentes herramientas de Excel podemos conseguir cosas muy interesantes. En esta sesión llegamos a usar a la vez Filtros, Fórmulas, Funciones, Formato Condicional, Protección de Hojas, Botones de Opción y Código Visual Basic... Creo que es una sesión muy interesante ;)

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010 pero en esta ocasión muy centrado en el uso de Bases de Datos junto con Fórmulas. Las bases de datos son un candidato perfecto como origen de datos a la hora de calcular estadísticas, pero si hay filtros aplicados en ellas se puede complicar un poco obtenerlas. 

Hay que tener en cuenta que las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en las tablas y cuando usamos funciones como Suma, Promedio, Max, etc... Estas, a la hora de calcular las estadísticas tienen en cuenta todas las filas de datos... Independientemente de si están ocultas o no, las usan todas. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas usando la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas.

Tablas Dinámicas en Excel 2010: Actualizar. Totales Generales y Subtotales. Añadir varios Campos en las Etiquetas de Filas y Columnas.

Seguimos con los vídeos dedicados a las Tablas Dinámicas en Excel 2010. En esta segunda sesión vamos a seguir viendo detalles de la creación y configuración de las tablas dinámicas. Sobre todo nos vamos a centrar en cómo podemos meter varios campos en una sola zona de la tabla dinámica, como podemos añadir varios campos en las etiquetas de Filas y Columnas.

A continuación os explicaré cómo cambiar algunas opciones del diseño de la tabla dinámica para que muestre solo lo que realmente necesitamos. Por ejemplo hablaremos de los Totales Generales y los Subtotales. Con estas dos opciones controlamos que totales queremos que se vean en la tabla dinámica.

Además comentaremos algunos “problemas” que nos podemos encontrar a la hora de realizar modificaciones en el origen de datos de una tabla dinámica y que consecuencias tendrán estas modificaciones para la tabla. Relacionado con este tema veremos las ventajas que obtenemos cuando el origen de datos de la tabla dinámica es una tabla de Excel. Si usamos tablas de Excel como origen de datos se soluciona algunos problemas que se pueden presentar a la hora de actualizar la tabla.

Voy a seguir el mismo estilo que en la primera sesión, iremos creando tablas dinámicas de ejemplo. Y a la vez iremos dando saltos por las opciones que vayamos necesitando para dejar las tablas dinámicas a nuestro gusto. Creo que esta es la manera más fácil y amena de conocer esta herramienta.