Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.

Una de las opciones más interesantes y desconocidas que tienen los Filtros Avanzados, es la de obtener Registros Únicos. Por ejemplo, con esta opción, podemos crear listas de Valores Únicos que posteriormente podemos usar en otras herramientas de Excel como lista de opciones a seleccionar. Este va ser el tema principal de esta sesión, pero como siembre habrá mucho más.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Filtros Avanz...xlsm
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Esta sesión, al igual que la anterior, también es un poco especial. Principalmente, el objetivo de esta sesión es explicar la opción de Registros Únicos de los Filtros Avanzados. Está opción, está pensada para obtener listas únicas de registros, pero en realidad esconde dos funciones: Podemos obtener listas únicas de registros y de valores. En realidad, el uso más habitual que se le suele dar a esta opción es el de obtener listas de valores. Por ejemplo, imaginemos que tenemos un listado de Clientes y necesitamos obtener la lista de ciudades en la que tenemos clientes... Bueno pues con esta opción lo podría conseguir, obtendría de las ciudades de los clientes una lista de ciudades únicas, una lista de valores únicos. Aunque tenga por ejemplo 10 clientes en Madrid, esta ciudad solo aparecerá una sola vez en la lista, al igual que el resto de ciudades en las que tengamos clientes. Se puede decir que obtenemos los valores que aparecen en unos datos, pero sin repeticiones, una sola vez cada valor.

El anterior sería el ejemplo más típico de esta opción, obtenemos los valores únicos de una columna de datos. Pero, esta opción debe su nombre, Registros Únicos, a obtener valores únicos en varias columnas de datos. Encontrar un uso de esta posibilidad es más difícil, pero por ejemplo vamos a imaginar que tenemos una tabla de Ventas y en esa tabla tenemos guardada la información de los nombres de los clientes por separado, una columna para el nombre y otra para cada uno de los apellidos. Bueno pues con esta opción podríamos obtener los nombres de los clientes de forma única, ya que comprobaría la unicidad del dato en estas tres columnas. Es decir, devolvería las combinaciones únicas de las tres columnas. Este uso es un poco más confuso de explicar y de contar sin verlo en acción, lo mejor es que lo veáis en el vídeo con un ejemplo.

En Access, también existe esta opción, pero en ese caso son opciones separadas. Hay una opción para Valores Únicos y otra para Registros Únicos, pero en ambos casos el funcionamiento es similar a lo que os explico en esta sesión, solo que en Excel, se hace con una sola opción. Por lo tanto, la opción de Registros Únicos es el tema principal u objetivo de esta sesión. Pero, como siempre, os he preparado más material para que sigamos viendo cómo podemos utilizar los Filtros Avanzados junto con otras herramientas.

En este caso he preparado un ejercicio en el que utilizaremos una lista de valores únicos junto con validación de datos. Esta lista obtenida con un Filtro Avanzado la utilizaremos como lista de opciones a seleccionar en un criterio, para otro filtro avanzado. Es muy interesante este ejercicio, por que veremos cómo mantener actualizada la lista de opciones automáticamente. El ejemplo concreto es que crearemos una lista de ciudades de unos trabajadores, bueno pues conseguiremos que cuando se modifiquen o se añadan ciudades a esa lista de trabajadores, la lista de ciudades se actualice automáticamente, sin que nosotros tengamos que aplicar el filtro de forma manual. Para conseguir esto, vamos a utilizar Programación, Macros, Fórmulas, Validaciones de Datos... Aunque es un poco largo, creo que es de los mejores ejemplos que he creado hasta ahora y de los que más ideas podéis sacar para vuestros documentos.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

Filtros Avanzados en Excel 2010. 5ª Parte. David Asurmendi.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 28m 40s.
• Duración Vídeo 2: 28m 31s.

Hasta la próxima sesión, en ella crearemos un gran ejercicio ;)

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 4ª Parte.

Esta sesión dedicada a los Filtros Avanzados es un poco extraña, ya que no voy a tocar ninguna característica nueva fundamental de los filtros, pero contiene muchísimos detalles del funcionamiento que tiene esta herramienta. Entre otras cosas os voy a explicar cómo utilizar el criterio igual, que aunque os lo parezca, realmente no lo estabais usando hasta ahora. Y también os voy a mostrar alguna situación problemática que nos podemos encontrar en el uso de los Filtros Avanzados.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Filtros Avanz...xlsm
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En esta sesión, como ya os he dicho me voy a centrar en dos detalles muy importantes del uso de los Filtros Avanzados. Para empezar os voy a enseñar a utilizar el igual en los criterios. Aunque a vosotros os lo parezca, realmente no estábamos utilizando el igual como criterio en la mayoría de los casos que hemos planteado en las sesiones anteriores. Cuando trabajamos con columnas de tipo texto, habitualmente cuando queremos plantear un criterio de igualdad, no ponemos el igual en el criterio. Simplemente se indica la celda en la que está el valor escrito y con eso se piensa que ya está. Pero hoy os vais a llevar una sorpresa, eso no es así, si no ponemos criterio se usa el criterio Empieza por. Es decir no busca que el dato sea igual al criterio, devuelve los registros que empiezan por lo que indiquemos en el criterio. En esta sesión os voy a explicar cómo se debería plantear el criterio para utilizar el igual. Además de eso, en esta primera parte, también volveremos a usar los Filtros Avanzados junto con otras herramientas: Macros, Fórmulas, Validaciones... E incluso modificaremos una macro, entraremos al Editor de Visual Basic para cambiar un poco el código Visual Basic que tenemos en una Macro grabada.

En la segunda parte, os voy a explicar uno de los comportamientos caprichosos que a veces nos podemos encontrar en los filtros avanzados, en concreto con los campos numéricos. Precisamente el otro día alguien me planteaba una duda que es justo lo que voy a explicar aquí. Para los criterios usaba una fórmula tal y como os he explicado en las sesiones anteriores, pero a la hora de no aplicar criterios en un dato numérico, el filtro no le devolvía todos los resultados. No mostraba todas las filas de datos al establecer con una fórmula que no debía haber criterio. Bueno pues esto es justo lo que os voy a explicar en la segunda parte de la sesión. No os creáis que esto puede ser algo aislado con lo que nunca os vais a encontrar, porque seguramente tarde o temprano os lo encontraréis, es algo que sucede más a menudo de lo que os podéis pensar.

En esta segunda parte también volveremos a utilizar los filtros junto con otras herramientas, pero como novedades principales usaremos dos cosas que todavía no habíamos utilizado. Utilizaremos un Cuadro Combinado para establecer un criterio y ocultaremos la zona de criterios para que no esté visible, para que sólo puedan crear los criterios con la zona que crearemos nosotros para interactuar.

Ya os digo que es una sesión un poco extraña porque no explico una "gran opción" de los Filtros Avanzados, pero explico muchos detalles de su funcionamiento y utilizamos muchísimas herramientas de Excel junto con los filtros, más de las que habíamos utilizado hasta ahora.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

Filtros Avanzados en Excel 2010. 4ª Parte.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 4ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 25m 12s.
• Duración Vídeo 2: 22m 53s.

*Siguiente sesión*:

• 28/10/2015: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 3ª Parte.

Seguimos conociendo más posibilidad de los Filtros Avanzados en el Curso de Excel 2010. En esta sesión, sobre todo nos vamos a centrar en la posibilidad que ofrecen los Filtros Avanzados de devolver los resultados, en celdas u hojas diferentes a las que contienen los datos de origen del filtro, es decir sin ocultar filas en los datos de origen.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Filtros Avanz...xlsx
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Poco a poco vamos conociendo las posibilidades que ofrecen los Filtros Avanzados y en esta sesión os presento una de las más interesantes que pueden ofrecer. Si lo necesitamos, los Filtros Avanzados pueden devolver los resultados de los filtros, en celdas u hojas diferentes, a las que contienen los datos que queremos filtrar. Es decir es como si extraeríamos los resultados a una ubicación diferente de la que están los datos de origen. Mantendríamos sin filtrar los datos originales y obtendríamos en otra parte del documento, solo los datos que cumplen los criterios que indiquemos en el filtro. En mi opinión esta opción es muy interesante principalmente por dos razones. En primer lugar, nos va permitir crear documentos mucho más sencillos y usables a la hora de trabajar con filtros.

Y en segundo lugar, nos va permitir realizar algo que solo se puede obtener con los Filtros Avanzados, vamos a poder limitar en los resultados el número de columnas que se devuelven. Me explico, puede que de los datos de unos clientes por ejemplo, no me interese ver en los resultados todos sus datos. Quizás solo me interesen su Nombre, Teléfono y Correo Electrónico... Bueno pues obteniendo en otro lugar los resultados de un Filtro Avanzado puedo decidir cuáles son los datos, cuales son las columnas que se devuelven como resultado. Esta opción es muy interesante porque habitualmente no suele hacer falta trabajar con todos los datos y con ella podemos conseguir ver solo lo que realmente nos interesa.

Además de todo esto, en los ejemplos que iremos creando, volveremos a utilizar otras herramientas de Excel para conseguir dejar lo más usable posible la hoja. En concreto usaremos en conjunto Filtros Avanzados, Tablas de Excel, Fórmulas, Macros, Botones de Opción y un Botón. Lo más novedoso en ese sentido, será el uso de unos Botones de Opción para establecer criterios en el Filtro.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

Filtros Avanzados en Excel 2010. 3ª Parte.xlsx

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 3ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 21m 28s.
• Duración Vídeo 2: 19m 56s.

Nada más por hoy. Dentro de unos días acabaremos con los Filtros Avanzados y después os plantearé un ejercicio en el que repasaremos todo lo que hemos visto.

*Siguiente sesión*:

• 13/10/2015: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 4ª Parte.

Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 2ª Parte.

Seguimos con los Filtros Avanzados en el Curso de Excel 2010. En esta sesión, principalmente os voy a enseñar nuevas posibilidades en cuanto a la creación de criterios. Veremos como usar Caracteres Comodín al crear las condiciones y también veremos como crear Criterios usando Fórmulas.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	FiltrosAvanz...xlsx
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En esta sesión dedicada de nuevo a los Filtros Avanzados, vamos a ver varias cosas, el objetivo principal es el de mostraros nuevas posibilidades en cuanto a crear criterios, pero hay mucho más por explicar. Para empezar, os voy a explicar como arreglar algo que dejé pendiente de la sesión anterior. A la hora de automatizar los Filtros con las Macros, dependiendo de como lo hagamos, podemos tener problemas si la cantidad de datos que se filtra puede variar. Por ejemplo, si el número de filas que tenemos para filtrar puede aumentar, dependiendo de como grabemos la Macro las nuevas filas se pueden quedar fuera de los filtros. Para arreglar esto podemos tomar varios caminos, pero en esta sesión os voy a explicar como solucionar esto usando Tablas de Excel. Acordaros que estas tablas cambian su tamaño automáticamente para así englobar a todos los datos que se añadan. Esto es justo lo que necesitamos para solucionar lo que os acabo de comentar.

Una vez acabado el punto anterior, iremos con el plato fuerte de la sesión, nuevas maneras de crear Criterios. En la sesión anterior usamos los típicos, mayor, menor, mayor o igual, etc... En esta voy a empezar explicando el uso de Caracteres Comodín en los Criterios, veremos el uso del * y del ?. Con el primero podemos crear criterios en los que se muestre la información que empiece, acabe o contenga un texto concreto. Y con el segundo podemos crear criterios en los que la longitud del dato, sea el factor diferenciador. En los vídeos entenderéis mucho mejor a que me refiero en ambos casos, es algo que se ve muy claro con ejemplos prácticos.

Junto al uso de estos caracteres comodín, de nuevo volveremos a practicar con la automatización de los Filtros usando Macros. Pero esta vez también añadiremos algo para mejorar la usabilidad, usaremos Validación de Datos para crear listas que nos permitan seleccionar entre los diferentes tipos de criterios que queremos permitir usar. El problema del uso de los Caracteres Comodín es que para personas con pocos conocimientos de Excel puede ser complicado, pero usando otras herramientas podemos mejorar mucho en cuanto a facilidad y usabilidad. Bueno, pues aquí os mostraré un ejemplo usando a la vez, Filtros Avanzados, Macros, Validación de Datos y Fórmulas.

Esta última posibilidad, usar Fórmulas en los Criterios de los Filtros, es lo que realmente nos va a permitir que todo quede bien engranado para que los Filtros sean fáciles de usar. En lugar de crear Criterios Fijos, crearemos filtros que se irán creando dependiendo de lo que escribamos en ciertas celdas y de lo que seleccionemos en las listas que crearemos con Validación de Datos.

Como siempre os digo, usando muchas herramientas de Excel juntas es como se consigue realizar cosas interesantes, bueno pues este ejemplo os puede dar muchas ideas para añadir en vuestras Hojas de Cálculo.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

FiltrosAvanzadosExcel20102ªParteDavidAsurmendi.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 2ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 24m 20s.
• Duración Vídeo 2: 19m 49s.

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• 21/09/2015: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 3ª Parte.

Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 1ª Parte.

Retomamos el tema de las Bases de Datos en el Curso de Excel 2010. Hoy nos toca una de las herramientas menos conocidas de Excel, los Filtros Avanzados. Estos filtros utilizados junto con otras herramientas de Excel, por ejemplo Macros, permiten hacer cosas muy potentes que con los Filtros normales de Excel no se pueden hacer.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	CrearAuto....xlsx
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A la hora de aplicar Filtros en Excel, se suele recurrir a las opciones de Autofiltro. Son las más fáciles de usar y cubren gran parte de las necesidades que nos podemos encontrar... Pero puede que alguna vez necesitemos algo más y ese algo más seguramente nos lo darán los Filtros Avanzados. Estos Filtros, son un tipo de Filtro que no son tan fáciles de aplicar como los Filtros de Autofiltro y eso hace que casi nadie los conozca y menos los use. Lo interesante de estos Filtros es que tienen tres características exclusivas que no tienen los Filtros normales, estas características usadas junto con otras herramientas de Excel, harán que en poco tiempo este tipo de Filtros sean indispensables para vosotros

Las tres características exclusivas de este tipo de Filtros serían las siguientes. Para empezar tenemos la posibilidad de extraer valores o registros únicos. Seguro que muchas veces os habéis encontrado con un montón de datos repetidos y necesitáis una lista de los valores que aparecen, pero sin repeticiones... Bueno pues esto se podría solucionar con Filtros Avanzados. Otra característica exclusiva es la posibilidad de extraer los datos filtrados a otra parte del documento. Los filtros normales aplican los filtros sobre los datos originales, ocultan las filas que no cumplen los criterios y se quedan visibles solo las que los cumplen... Bueno pues con los Filtros Avanzados tenemos esa opción y también tenemos la opción de copiar los resultados a otra parte del documento. Como si fuera una consulta de Access, nos devuelve solo lo que cumple los criterios marcados.

Y la última característica exclusiva es la posibilidad de aplicar varios filtros a la vez. Con los filtros normales podemos aplicar un filtro con varios criterios. Con los Filtros Avanzados podemos aplicar varios Filtros que a su vez tengan varios criterios. Su funcionamiento sería muy similar al de las consultas de Access. Esta última característica es la única de las tres que vamos a ver en esta sesión, el resto las dejamos para la próxima sesión. En esta sesión empezaré mostrándoos un ejemplo en el que sí que usamos las tres características, pero lo hago para que veáis la potencia que tienen estos filtros usados junto con otras herramientas de Excel. Pero de las tres características que os acabo de comentar, en esta sesión solo os voy a explicar la tercera, las demás irán para la siguiente sesión. Por lo tanto en esta sesión con todo detalle os voy a explicar como crear y aplicar este tipo de filtros, pero sin entrar en las dos primeras características que os he contado... Y finalizaremos la sesión automatizando los Filtros Avanzados usando un Botón que ejecutará una pequeña Macro que grabaremos con la Grabadora de Macros.

Es muy difícil explicar aquí todo lo que voy a explicar porque son muchas cosas, lo mejor es que veáis los vídeos y comprenderéis todo esto que os estoy diciendo aquí. Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

CrearAutomatizarFiltrosAvanzadosMacrosExcel2010.xlsx

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 1ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 20m 19s.
• Duración Vídeo 2: 17m 45s.

Por esta semana creo que ya vale. Como siempre con el tiempo que tengo hago lo que puedo, paciencia si estáis esperando por alguno de los cursos que tengo empezados...

*Siguiente sesión*:

• 17/06/2015: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 2ª Parte.

Cómo sumar Celdas en Excel según el Color de la Celda, usando Filtros y Subtotales.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
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Aquí están los primeros vídeos cortos que publico para Excel. En ellos os voy a explicar cómo sumar celdas de Excel según el color de la celda, para ello vamos a usar la función Subtotales y los Filtros por color de celda.

Lo que os explico en estos vídeos es una de las dudas más recurrentes que se suelen publicar en Internet sobre Excel. En la mayoría de los casos se suele dar como solución crear macros, programar una macro para hacer ese trabajo. Pero aquí os doy una solución mucho más sencilla. La función Subtotales permite obtener estadísticas pero sólo teniendo en cuenta los datos que se ven. Si hemos aplicado filtros, las filas que estén ocultas no se tendrán en cuenta para los cálculos. Esto unido a la posibilidad de filtrar datos por color de celda, nos da la que creo que es la solución más sencilla e interesante a este problema. Os he preparado un vídeo para Excel 2010 y otro para Excel 2013 en los que os explico cómo hacerlo.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con otra sesión más dedicada a las Bases de Datos en Excel 2013. En esta ocasión nos centramos mucho en la posibilidad de extraer estadísticas de una Base de Datos con Filtros y Fórmulas. En parte esta sesión es la misma que publiqué para la versión 2010 de Excel, pero igual que pasó con la sesión de Filtros, esta tiene más material.

En principio la sesión está muy centrada en obtener estadísticas junto con Filtros. Las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en los datos, por aplicar filtros. Funciones como SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc... No tienen en cuenta si habéis ocultado datos con filtros. Usan todos los datos a la hora de realizar los cálculos independientemente de si hay filas ocultas o no. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Además de todo esto, como es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas... Veremos muchos ejemplos de la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas. También usaremos bastante la función SI, con ella podemos condicionar el resultado de una fórmula y aquí la usaremos junto con las otras funciones que veremos en esta sesión. Haremos un uso intensivo de Funciones Anidadas.

Hasta aquí sería lo mismo que vimos en la sesión dedicada a este tema en Excel 2010. Pero preparando la sesión se me fueron ocurriendo más cosas y también veremos lo siguiente. Volveremos a usar Controles de Formulario, en concreto Botones de Opción. Con ellos condicionaremos el resultado de una fórmula para decidir qué estadística se calcula con la función SUBTOTALES. Dependiendo de la opción que seleccionemos se calcularán diferentes estadísticas.

Cuando finalicemos con lo anterior nos vamos a ocupar de que nuestro trabajo no sea modificado. Es una pena que con lo bien que está quedando la hoja, cualquiera pueda modificarla a su antojo. Por lo tanto veremos cómo proteger la hoja para evitar modificaciones indeseadas. Esto provocará que algunas de las cosas que ya tenemos hechas no funcionen como esperamos, lo solucionaremos con un poquito de programación. Escribiremos un poco de código de Visual Basic para solucionarlo, pero muy poco.

Es una sesión en la que además de mostrar el tema de las estadísticas... Quiero que sigáis viendo como usando diferentes herramientas de Excel podemos conseguir cosas muy interesantes. En esta sesión llegamos a usar a la vez Filtros, Fórmulas, Funciones, Formato Condicional, Protección de Hojas, Botones de Opción y Código Visual Basic... Creo que es una sesión muy interesante ;)

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010 pero en esta ocasión muy centrado en el uso de Bases de Datos junto con Fórmulas. Las bases de datos son un candidato perfecto como origen de datos a la hora de calcular estadísticas, pero si hay filtros aplicados en ellas se puede complicar un poco obtenerlas. 

Hay que tener en cuenta que las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en las tablas y cuando usamos funciones como Suma, Promedio, Max, etc... Estas, a la hora de calcular las estadísticas tienen en cuenta todas las filas de datos... Independientemente de si están ocultas o no, las usan todas. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas usando la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos pero en este caso para la versión 2013 de Excel. En parte esta sesión es la misma que publiqué para Excel 2010 pero con muchísimo material nuevo, parte de ese material se podría aplicar también en Excel 2010, pero todo no. Esta es la sesión más larga que he publicado.

Empezaremos la sesión comentando las opciones básicas que ofrece Excel para filtrar, opciones que nos permite crear los típicos filtros de mayor, menor, igual, entre, etc... Crearemos diferentes filtros de ejemplo usando campos de diferentes tipos de datos. Crearemos filtros con Texto, Fechas, Números... A parte de las condiciones básicas también usaremos otras más avanzadas como Contiene, Diez mejores, crearemos condiciones con varios criterios usando el O y el Y... Y muchos ejemplos más, las posibilidades son casi infinitas.

Seguiremos la sesión creando filtros en los que usaremos como criterio el color de las celdas, es decir filtraremos por colores. En esta parte de la sesión también usaremos Formato Condicional para que quede todo más automatizado. Con esto acabaría la parte de esta sesión que también se vio en Excel 2010 y empezaríamos con nuevo material.

Este material nuevo lo empezaremos con la posibilidad de usar Segmentación de Datos dentro de tablas de Excel. Esta posibilidad es una de las novedades de Excel 2013, en versiones anteriores no existe esta opción. Con la segmentación de datos podemos mejorar mucho la rapidez y claridad a la hora de aplicar filtros en tablas. En Excel 2010 se podía usar esta opción dentro de Tablas Dinámicas pero ahora también podemos dentro de Tablas de Excel.

Por seguir viendo cómo podríamos mejorar la rapidez y usabilidad de la hoja en cuanto a aplicar filtros he añadido una serie de Controles de Formulario que nos ayudarán a ello. He añadido Botones de Opción y un Botón. Los Botones de Opción nos permitirán aplicar unos filtros y el botón eliminará los filtros que tengamos aplicados en la tabla. Para que esto funcione usaremos Macros y Código VB junto a los controles. Esta parte de la sesión es una parte muy avanzada y si os sentís un poco perdidos, no pasa nada. Tomároslo con calma y poco a poco, esta parte está pensada para los que buscan cosas más avanzadas. Esta sesión comienza con un nivel Medio en cuanto a dificultad pero finaliza en un nivel muy Avanzado, creo que es de las sesiones más completas que he publicado.

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010. En esta sesión empezamos con las herramientas que nos ofrece para filtrar información. Con el filtrado de datos podemos quedarnos solo con la información que nos interesa. En las bases de datos hay mucha información guardada pero lo más habitual es que solo necesitemos una parte. Son situaciones típicas de una base de datos el que solo veamos la información de un determinado cliente, que consultemos una factura, que veamos las citas de un determinado día... Todo lo que consista en quedarnos con una parte de la información que hay almacenada en la base de datos son operaciones de filtrado de información.

Para esto, Excel principalmente ofrece dos posibilidades. La primera serían los típicos filtros que podemos crear usando condiciones como si es igual, si es mayor, es menor, está entre dos valores y otras un poco más avanzadas como Contiene, 10 mejores, etc... Cuando apliquemos filtros de este tipo solo se mostrarán los datos que cumplan esos criterios que nosotros indiquemos. En esta sesión nos vamos a centrar en este tipo de filtros, son los más sencillos que podemos crear en Excel. Sencillo no en cuanto a su potencia sino en cuanto a su uso, son muy fáciles de usar. Entre otras cosas vamos a crear filtros con las siguientes características, vamos a crear filtros que nos permitan:

• Filtrar datos con un criterio o campo.
• Filtrar datos con varios criterios o campos.
• Filtrar datos con Campos de Texto.
• Filtrar datos con Campos de Fechas.
• Filtrar datos con Campos Numéricos.
• Filtrar datos por Colores de Celda.

Junto con el último punto de la lista anterior usaremos el formato condicional. Si usamos la posibilidad de filtrar por el color de la celda junto con formato condicional conseguiremos hojas muchísimo más potentes e interesantes. Todo esto son las opciones "normales" que ofrece Excel para crear filtros, la segunda opción que tenemos serían los Filtros Avanzados. Esto requiere una sesión aparte ya que el funcionamiento es completamente diferente a lo que vais a ver en esta sesión.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Tablas de Excel, Ordenar Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material para Excel 2013. Hace unos días empecé con el curso de la última versión de Excel, esta sesión no sigue el guion de ese curso. Dentro del curso esta sesión llegará mucho más tarde, pero como he publicado este tema para la versión 2010 he aprovechado para hacerlo también en la versión 2013. Por lo tanto si estáis empezando el curso puede que tengáis dificultades para seguir esta sesión. Si es así dejarla y ya la retomaréis más adelante, cuando tengáis más experiencia en el programa. Para los que decidan verla comentar que es similar a la que publiqué hace unos días para Excel 2010. He añadido un par de detalles que se me pasaron en esa sesión pero en lo principal es el mismo material solo que usando la versión 2013.

Hablando ya de lo que contiene esta sesión de entrada lo primero que debéis tener claro es que Excel no es una base de datos y tarde o temprano os limitará de alguna manera... Tiene carencias muy importantes en cuanto a almacenar la información pero por otro lado es muy buena analizando grandes cantidades de información. En los vídeos os contaré porque en mi opinión no debéis abusar de Excel como Base de Datos.

Partiendo de esta premisa, en el vídeo básicamente os hablo de dos cosas, empezaré hablando de las "Tablas de Excel". Mucha gente habla de bases de datos en Excel y lo que tiene es un conjunto de datos con forma de tabla, ni siquiera son una "Tabla oficial", no son una tabla de Excel. Convertir uno conjunto de datos en una "Tabla de Excel" tiene algunas ventajas que empezaremos a ver en el vídeo. Os explicaré como se crean tablas, como se eliminan y como pueden ayudar en las fórmulas de Excel.

Después de las tablas dedicaré el resto de la sesión a las opciones que tenemos para ordenar información en Excel. Ofrece muchas posibilidades, algunas de ellas desconocidas para la mayoría de los usuarios. Entre otras cosas veremos:

• Como ordenar datos usando un campo o criterio.
• Como ordenar datos usando varios campos o criterios.
• Como ordenar datos usando el color de las celdas.
• Como ordenar datos usando iconos de las celdas.

Junto con las dos últimas posibilidades usaremos el "Formato condicional" de Excel. Esta herramienta permitía aplicar formatos a las celdas si se cumplían los criterios que yo indicara. Lo usaremos junto con las opciones de color de celda e icono de celda. Además en la sesión para Excel 2010 pasé por alto un par de detalles que explico en esta sesión. Veremos cómo ordenar información con el botón secundario del ratón y que las opciones de orden se pueden mezclar. Por ejemplo, podemos usar opciones de color junto con opciones de valores. Son dos detalles muy "tontos" que simplemente amplían un poco lo que ya expliqué para Excel 2010. Me parece una primera sesión muy interesante sobre este tema y que sirve de aperitivo para todo lo que vendrá en las próximas sesiones. :)

Curso Access 2010/2013. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 04.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Volvemos a los cursos de Access, esta vez con una sesión única para ambos cursos. Esta es la última sesión que dedico exclusivamente a los diseños en papel de Bases de Datos. Como no uso Access para nada, solo muestro pantallas estáticas, he decidido crear una sola sesión para ambos cursos.

Esta sesión la voy a dedicar a dos cosas principalmente. Para empezar afianzaremos los conocimientos que hemos ido adquiriendo en las sesiones anteriores dedicadas a este tema. Volveremos a crear un diseño en papel en el que repasaremos todo lo que hemos visto en las sesiones anteriores. El ejemplo que usaremos en esta sesión es el de una "Facturación", una base de datos para almacenar las facturas, pero muy simple. Este diseño es muy complejo de diseñar y requiere mucho más tiempo del que tenemos aquí. Quizás en un futuro sea interesante crear un ejercicio en el que lo desarrollaremos por completo, pero ya veremos.

En realidad conforme lo vayamos desarrollando os daréis cuenta que es más de lo mismo. Tablas relacionadas con relaciones de uno a varios y relaciones de varios a varios simuladas con relaciones de uno varios. Llega un momento que lo único que cambia es el problema, las necesidades... Pero las soluciones son todas muy parecidas. Por lo tanto volveremos a realizar el mismo trabajo que en las sesiones anteriores: Diseñar tablas, establecer campos clave, definir relaciones, etc...

Cuando acabemos esa primera parte, usaré el diseño para intentar mentalizaros de la necesidad de dedicar a esta parte de la creación de la base de datos, todo el tiempo necesario. Os pondré ejemplos de cómo en esta base de datos habría que pensar muy bien las cosas para que la base de datos funcione ahora... y en el futuro. Es muy importante tener en cuenta este detalle. No vale con cubrir las necesidades actuales, hay que pensar también en lo que puede pasar en el futuro.

Como os he comentado al principio esta será la última sesión dedicada a este tema. Todos los detalles que me quedan por comentar sobre el diseño de la estructura de las tablas, lo explicaré en Access. Este ejemplo es el último que solía poner en los cursos presenciales y a partir de él, ya empezábamos con el trabajo en Access. Aquí he variado un poco el orden, pero a partir de ahora ya será igual... 100% Access.

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Tablas de Excel, Ordenar Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Retomamos el material para Excel 2010, empezamos con tema nuevo. En esta sesión empiezo con todo lo que nos puede ofrecer Excel relacionado con el trabajo con Bases de Datos. De entrada lo primero que debéis tener claro es que Excel no es una base de datos y tarde o temprano os limitará de alguna manera... Tiene carencias muy importantes en cuanto a almacenar la información pero por otro lado es muy buena analizando grandes cantidades de información. En los vídeos os contaré porque en mi opinión no debéis abusar de Excel como Base de Datos.

Partiendo de esta premisa, en el vídeo básicamente os hablo de dos cosas, empezaré hablando de las "Tablas de Excel". Mucha gente habla de bases de datos en Excel y lo que tiene es un conjunto de datos con forma de tabla, ni siquiera son una "Tabla oficial", no son una tabla de Excel. Convertir uno conjunto de datos en una "Tabla de Excel" tiene algunas ventajas que empezaremos a ver en el vídeo. Os explicaré como se crean tablas, como se eliminan y como pueden ayudar en las fórmulas de Excel.

Después de las tablas dedicaré el resto de la sesión a las opciones que tenemos para ordenar información en Excel. Ofrece muchas posibilidades, algunas de ellas desconocidas para la mayoría de los usuarios. Entre otras cosas veremos:

• Como ordenar datos usando un campo o criterio.
• Como ordenar datos usando varios campos o criterios.
• Como ordenar datos usando el color de las celdas.
• Y por último veremos como ordenar datos usando iconos de las celdas.

Junto con las dos últimas posibilidades usaremos el "Formato condicional" de Excel. Esta herramienta permitía aplicar formatos a las celdas si se cumplían los criterios que yo indicara. Lo usaremos junto con las opciones de color de celda e icono de celda. Me parece una primera sesión muy interesante sobre este tema y que sirve de aperitivo para todo lo que vendrá en las próximas sesiones. :)

Curso Access 2010. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Aquí tenéis la siguiente sesión dedicada a Access 2010. Es la misma que publiqué el Martes de Access 2013 pero usando Access 2010. En esta sesión interrumpimos temporalmente las sesiones en las que trabajamos directamente en Access para volver a los diseños en "papel". Ya os he comentado muchas veces que es fundamental que os acostumbréis a crear un diseño previo antes de poneros a trabajar en Access o en cualquier otro programa que permita crear bases de datos.

En esta sesión nos vamos a centrar en explicar otro tipo de relaciones que no hemos utilizado hasta ahora, las Relaciones de Varios a Varios. Muchas veces nos vamos a encontrar con situaciones en las que necesitaremos que dos tablas se relacionen, pero esa relación no podrá ser directa. El ejemplo que veremos en el vídeo es uno de ellos. Desarrollaremos un diseño que permite que una serie de alumnos se inscriban a unos cursos. Como vamos a permitir que los alumnos se inscriban a todos los cursos que quieran, nos vamos a encontrar con que las soluciones que usamos en las sesiones anteriores no sirven, necesitaremos algo más, necesitaremos una relación de Varios a Varios.

En realidad, es curioso, porque cuando acabéis con el vídeo os daréis cuenta que las relaciones de Varios a Varios no existen. Son un tipo de relación Virtual que se simula interponiendo una tabla entre las dos tablas que necesitaban relacionarse y relacionando esa tabla con las otras dos, mediante relaciones de uno a varios. Es completamente normal encontrarnos con esta situación, una tabla que sirve para relacionar otras dos, pero como es algo complejo de explicar os remito al vídeo que os quedará todo mucho más claro.

Por otro lado en esta sesión también os voy a poner un ejemplo de Campos Clave Compuestos. Hasta ahora hemos utilizado como campos clave los campos de Autonumeración, que en la mayoría de los casos son la mejor opción. Pero hay determinadas situaciones en las que quizás sean una mejor opción los Campos Clave Compuestos, su uso puede añadir cierto control a la hora de rellenar la información en las tablas y por eso pueden ser interesantes. En el vídeo os muestro como una clave compuesta puede evitar que la misma persona se inscriba varias veces al mismo curso. Lo mismo, os remito al vídeo que así os quedará todo mucho más claro.

Igual que en las sesiones anteriores, además de mostrar el diseño en papel os iré mostrando cómo funcionan los diseños que creemos en Access 2010. Así iréis viendo cómo se aplican de forma práctica y os vais quitando todas esas dudas y miedos que os suelen "Atormentar" en Access. ;)

Curso Access 2013. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con las sesiones dedicadas a Access 2013. Interrumpimos temporalmente las sesiones en las que trabajamos directamente en Access para volver a los diseños en "papel". Ya os he comentado muchas veces que es fundamental que os acostumbréis a crear un diseño previo antes de poneros a trabajar en Access o en cualquier otro programa que permita crear bases de datos.

En esta sesión nos vamos a centrar en explicar otro tipo de relaciones que no hemos utilizado hasta ahora, las Relaciones de Varios a Varios. Muchas veces nos vamos a encontrar con situaciones en las que necesitaremos que dos tablas se relacionen, pero esa relación no podrá ser directa. El ejemplo que veremos en el vídeo es uno de ellos. Desarrollaremos un diseño que permite que una serie de alumnos se inscriban a unos cursos. Como vamos a permitir que los alumnos se inscriban a todos los cursos que quieran, nos vamos a encontrar con que las soluciones que usamos en las sesiones anteriores no sirven, necesitaremos algo más, necesitaremos una relación de Varios a Varios.

En realidad, es curioso, porque cuando acabéis con el vídeo os daréis cuenta que las relaciones de Varios a Varios no existen. Son un tipo de relación Virtual que se simula interponiendo una tabla entre las dos tablas que necesitaban relacionarse y relacionando esa tabla con las otras dos, mediante relaciones de uno a varios. Es completamente normal encontrarnos con esta situación, una tabla que sirve para relacionar otras dos, pero como es algo complejo de explicar os remito al vídeo que os quedará todo mucho más claro.

Por otro lado en esta sesión también os voy a poner un ejemplo de Campos Clave Compuestos. Hasta ahora hemos utilizado como campos clave los campos de Autonumeración, que en la mayoría de los casos son la mejor opción. Pero hay determinadas situaciones en las que quizás sean una mejor opción los Campos Clave Compuestos, su uso puede añadir cierto control a la hora de rellenar la información en las tablas y por eso pueden ser interesantes. En el vídeo os muestro como una clave compuesta puede evitar que la misma persona se inscriba varias veces al mismo curso. Lo mismo, os remito al vídeo que así os quedará todo mucho más claro.

Igual que en las sesiones anteriores, además de mostrar el diseño en papel os iré mostrando cómo funcionan los diseños que creemos en Access 2013. Así iréis viendo cómo se aplican de forma práctica y os vais quitando todas esas dudas y miedos que os suelen "Atormentar" en Access. ;)