Curso Excel 2013. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos pero en este caso para la versión 2013 de Excel. En parte esta sesión es la misma que publiqué para Excel 2010 pero con muchísimo material nuevo, parte de ese material se podría aplicar también en Excel 2010, pero todo no. Esta es la sesión más larga que he publicado.

Empezaremos la sesión comentando las opciones básicas que ofrece Excel para filtrar, opciones que nos permite crear los típicos filtros de mayor, menor, igual, entre, etc... Crearemos diferentes filtros de ejemplo usando campos de diferentes tipos de datos. Crearemos filtros con Texto, Fechas, Números... A parte de las condiciones básicas también usaremos otras más avanzadas como Contiene, Diez mejores, crearemos condiciones con varios criterios usando el O y el Y... Y muchos ejemplos más, las posibilidades son casi infinitas.

Seguiremos la sesión creando filtros en los que usaremos como criterio el color de las celdas, es decir filtraremos por colores. En esta parte de la sesión también usaremos Formato Condicional para que quede todo más automatizado. Con esto acabaría la parte de esta sesión que también se vio en Excel 2010 y empezaríamos con nuevo material.

Este material nuevo lo empezaremos con la posibilidad de usar Segmentación de Datos dentro de tablas de Excel. Esta posibilidad es una de las novedades de Excel 2013, en versiones anteriores no existe esta opción. Con la segmentación de datos podemos mejorar mucho la rapidez y claridad a la hora de aplicar filtros en tablas. En Excel 2010 se podía usar esta opción dentro de Tablas Dinámicas pero ahora también podemos dentro de Tablas de Excel.

Por seguir viendo cómo podríamos mejorar la rapidez y usabilidad de la hoja en cuanto a aplicar filtros he añadido una serie de Controles de Formulario que nos ayudarán a ello. He añadido Botones de Opción y un Botón. Los Botones de Opción nos permitirán aplicar unos filtros y el botón eliminará los filtros que tengamos aplicados en la tabla. Para que esto funcione usaremos Macros y Código VB junto a los controles. Esta parte de la sesión es una parte muy avanzada y si os sentís un poco perdidos, no pasa nada. Tomároslo con calma y poco a poco, esta parte está pensada para los que buscan cosas más avanzadas. Esta sesión comienza con un nivel Medio en cuanto a dificultad pero finaliza en un nivel muy Avanzado, creo que es de las sesiones más completas que he publicado.

Tablas Dinámicas en Excel 2010: Filtrar Datos. Segmentación de Datos o Slicers.

Seguimos con los vídeos dedicados a las Tablas Dinámicas en Excel 2010. En el vídeo de hoy voy a explicar las opciones que tenemos para Filtrar Datos en una Tabla Dinámica. Las tablas dinámicas son muy útiles para analizar grandes cantidades de información y algo muy necesario en estos casos es la posibilidad de filtrar, de quedarnos solo con la parte que no interesa. En este sentido ofrecen muchas posibilidades y estas son las que vamos a ver en la sesión.

Empezaremos con los campos de Filtro de Informe. Los campos que usemos en esta zona de la tabla dinámica nos permitirán realizar filtros, dependiendo de los valores que seleccionemos en ellos nos mostrarán los datos correspondientes  Son muy fáciles de usar. Estos campos tienen alguna limitación, por ejemplo cuando seleccionemos varias opciones para filtrar no se ven los datos que se usan para los filtros. Es decir no sabemos exactamente qué condiciones estamos usando. Por ejemplo si le digo que me muestre los datos de una población no hay problema, pero si uso dos o más poblaciones la información que nos dan ya no es tan clara.

Para solucionar este problema en la versión 2010 de Excel se han añadido los Slicers, también conocidos como "Segmentación de Datos". Un Slicer es un control que se inserta en la hoja y que permite realizar filtros dependiendo de lo que seleccionemos en su interior. Es muy parecido a los campos de Filtro de Informe, pero tienen una ventaja muy importante. Cuando seleccionemos en los Slicers varias opciones, varias condiciones, sí que veremos exactamente los datos que estamos usando como condiciones del filtro. Luego tendremos muy claro a que se corresponden los datos que muestra la tabla dinámica.

Finalizaremos viendo las opciones que nos ofrecen para filtrar los campos que usamos en las zonas de Etiquetas de Fila y Columna. Podemos desde indicar filtros directos seleccionando alguno de los valores que se usan en esas zonas... A crear filtros de Etiquetas y filtros de Valores. Los filtros de etiquetas se crean con los datos que se usan para agrupar los valores en las tablas y los de valores se crean teniendo en cuenta los datos numéricos que se ven en los resultados de las tablas.