Curso de Access 2016, Ajustar Propiedades de los Campos, 4ª Parte. Campos de Tiempo, Sí/No, Moneda y Numéricos. Propiedad Indexado. Emisión 0011.

Última emisión que voy a dedicar a las propiedades y características de los campos de las tablas. Con lo que veremos en esta creo que ya hemos visto lo más importante y aunque volveremos a este tema, ya lo haremos desde un punto de vista más práctico desarrollando ejemplos prácticos. Emisión en directo el 16/03/2017 a las 22:00 hora Española.

Curso:	Access 2016.
Formato:	Emisión en Directo.
Archivos necesarios:	Agenda 0.05.accdb
Acceso a la emisión en Youtube:

En esta emisión, voy a hacer un repaso a los tipos de datos de datos de los que todavía no hemos comentado nada, os hablaré un poco de sus propiedades ya que en su mayor parte tienen un funcionamiento similar a lo que ya os he explicado. Hablaré de campos de tipo Fecha/Hora, pero orientado a guardar datos de tiempo. Continuaré con los Campos Sí/No que tienen algunas "cosas curiosas" en su funcionamiento. Y finalizaré con los campos de tipo Moneda y Numéricos. Repasaré con ellos algunas de las propiedades que hemos visto, como pueden ser las Máscaras de Entrada, Valores Predeterminados y Validaciones. Y también veremos propiedades específicas de esos tipos como la posibilidad de crear diferentes tipos de numéricos dependiendo de la capacidad que necesitemos o de si se deben guardar datos con decimales o no. Hablaremos de los subtipos numéricos Byte, Entero, Entero Largo, Simple, Doble y Decimal.

Continuaremos la emisión hablando de una propiedad nueva que podemos aplicar a casi todos los tipos de datos y que nos puede ayudar a mejorar el rendimiento de las búsquedas que realicemos en los datos. Se trata de la propiedad Indexado que nos permite crear Índices que nos pueden ayudar en esa tarea. Es un tema un poco peliagudo porque solo aprovecharemos esa mejora si trabajamos con grandes cantidades de información y con mucho cuidado, ya que el abuso de los Índices nos puede llevar a conseguir que otras tareas sobre los datos se ralenticen. Pero, siguiendo unos pequeños consejos no hay porque preocuparse de esto.

Para acabar la emisión os explicaré un detalle que comenté en emisiones anteriores, la posibilidad de poner los Autonuméricos a cero. Ya os he dicho que no deberíais preocuparos mucho por esto, pero en el momento en el que estamos del diseño, se pueden poner a cero perfectamente ya que los datos que tenemos ahora mismo en las Tablas son datos de prueba y los podremos borrar. Esa es la clave, lo que os cuente funcionará si las tablas están vacías, si no, no hay posibilidad de conseguirlo. En la emisión os contaré como hacerlo.

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Gracias!!!!!

A continuación, tenéis los datos y el acceso a la emisión que se realizará el 16/03/2017. También tenéis el enlace para descargar la Base de Datos que usaré en la emisión.

Descargar Base de Datos Agenda v0.05 David Asurmendi.accdb

• Nombre: Curso Access 2016. Datos de Tiempo, Sí/No, Moneda y Numéricos. Propiedad Indexado, Índices.  #0011.
• Fecha de emisión: 16/03/2017.
• Fecha de emisión: 22:00 Hora Española.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.

Nada más por esta semana. A lo largo del fin de semana os informaré de la próxima emisión.

Curso de Access 2016, Ajustar Propiedades de los Campos, 3ª Parte. Campos de Fechas. Emisión 0010.

Los campos de tipo Fecha son otro de los tipos de datos más usados en las Bases de Datos, en Access comparten tipo junto con los datos de tipo Tiempo. En esta emisión nos vamos a centrar en conocer los detalles más importantes relacionados con las Fechas. Disponible ya, la grabación de la emisión para su visualización en diferido.

Curso:	Access 2016.
Formato:	Emisión en Directo.
Archivos necesarios:	Agenda 0.04.accdb Inscrip. 0.05.accdb
Acceso a la emisión en Youtube:

Continuando con las Propiedades de los Campos de una Tabla, en esta emisión nos vamos a centrar en los Campos de Fechas. Además de algunas de las propiedades que ya hemos comentado con los campos de Texto, tienen algunas propiedades muy interesantes que os voy a explicar en esta emisión. Como novedad principal, hoy hablaremos de las Reglas de Validación. Esta propiedad también la tienen otros tipos de datos, pero su uso principal suele darse en campos de Fechas y Numéricos. Con las reglas podemos crear validaciones, comprobaciones que se deben cumplir para que los datos se den por buenos. Por ejemplo, podríamos controlar que una fecha sea posterior a la actual, o que esté entre dos fechas concretas o cualquier validación que se nos pueda ocurrir con una fecha. Incluso, se podría controlar que no se introduzcan fechas de días concretos de la semana, por ejemplo, de sábados y domingos.

Como curiosidad, hoy además os voy a explicar que en realidad hay dos tipos de Reglas de Validación, a nivel de Campo y a nivel de Registro. Casi todo el mundo conoce las primeras, pero las de Registro permiten realizar validaciones que con las de Campo no se pueden hacer, ya que son validaciones en las que interviene información de diferentes campos. Junto a esta propiedad, hay otra que siempre se debería usar, el Texto de Validación. Cuando un dato no cumpla la validación que hemos establecido, con esta propiedad podemos establecer el mensaje que aparecerá de error. Al contrario que con las máscaras de entrada, Access sí que nos da una opción fácil para personalizar el aviso de incumplimiento de validación y deberíamos usarlo. Acostumbrados a que no se puedan cambiar fácilmente los avisos de Access, esta opción suele pasar desapercibida y es muy útil de cara a que el usuario entienda en que se ha confundido.

Además de lo comentando, volveremos a repasar algunas de las Propiedades que ya hemos visto, pero aplicándolas a campos de Fecha. Entre todo lo que vamos a ver destacaría las propiedades Máscara de Entrada y Valor Predeterminado, que tienen posibilidades muy interesantes cuando trabajamos con Fechas.

Por último, comentar, que junto con las Reglas de Validación y con Valor predeterminado os voy a explicar algunas de las Funciones que ofrece Access para crear expresiones, aquí las vamos a usar para crear reglas y valores predeterminados más complejos. Por ejemplo, usaremos la función SiInm, es una función condicional similar al SI de Excel. Y también veremos las funciones Fecha y DíaSemana. La primera ya la he comentado, devuelve la fecha actual y la segunda nos indica que día de la semana es una fecha. Vais a ver como con ellas se pueden crear expresiones muy potentes que nos permitirán hacer cosas que, en principio, parece que no se pueden plantear. Es una emisión muy interesante en la que hay muchos detalles y trucos que os sorprenderán.

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Gracias!!!!!

A continuación, tenéis los datos y el acceso a la grabación, de la emisión que se realizó el 28/04/2016. También tenéis los enlaces para descargar las Bases de Datos que usé en la emisión.

Descargar Base de Datos Agenda v0.04.accdb
Descargar Base de Datos Inscripciones v0.05.accdb

• Nombre: Curso de Access 2016, Ajustar Propiedades de los Campos, 3ª Parte. Campos de Fechas. Emisión 0010.
• Fecha de emisión: 28/04/2016.
• Duración: 2h:15m:13s.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.

Nada más por esta semana. La próxima seguiré con Access 2016.

Curso de Access 2016, Ajustar Propiedades de los Campos. 2ª Parte. Máscaras de Entrada. Emisión 0009.

Uno de los detalles más importantes que debemos controlar a la hora de crear las Tablas, es que los usuarios, bien por torpeza, o bien por malas intenciones, introduzcan datos erróneos. La emisión de hoy la dedicamos a una de las Propiedades de los Campos que pueden ayudarnos a controlar esto, las Máscaras de Entrada. Ya está disponible la grabación de la emisión, para su visionado en diferido.

Curso:	Access 2016.
Formato:	Emisión en Directo.
Archivo necesario:	Agenda 0.03.accdb
Acceso a la emisión en Youtube:

Seguimos adecuando los Campos de las Tablas a las necesidades reales y en la emisión de hoy vamos con una parte importantísima de ese trabajo. Los usuarios de las Bases de Datos que creemos, siempre van a cometer errores a la hora de rellenar la información, bien por torpeza o bien por "mala leche" y querer probar los límites de la Base de Datos, acabarán rellenando información errónea. Una de las herramientas que tenemos para evitarlo, son las Máscaras de Entrada, con ellas podemos controlar si a la hora de rellenar la información es del tipo correcto, podemos controlar que cada carácter que se escribe sea del tipo correcto.

Entre otras cosas, podemos controlar que en donde deben ir números solo se rellenen números, o en donde deben ir letras solo se rellenen letras y algunas posibilidades más que voy a explicar en la emisión. Por ejemplo, veremos cómo convertir a mayúsculas y minúsculas los datos que se rellenan utilizando las Máscaras de Entrada.

Además de todo lo relacionado con el uso de las Máscaras de Entrada, arreglaremos un detalle de las Máscaras que no suele gustar mucho. Cuando intentamos irnos sin rellenar el dato de forma correcta, las Máscaras de Entrada provocan un mensaje de error que no suele gustar, porque es muy general y tampoco suele ayudar mucho. Hoy explicaré, como personalizar ese mensaje utilizando un Formulario y un poquito de VBA, de Visual Basic.

Es una emisión muy interesante que además tiene como valor añadido este último detalle que os acabo de comentar.

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A continuación, tenéis los datos y el acceso a la grabación, de la emisión que se realizó el 23/02/2016. También tenéis el enlace para descargar la Base de Datos que uso en la emisión.

Descargar Base de Datos Agenda v0.03.accdb

• Nombre: Curso de Access 2016, Ajustar Propiedades de los Campos. 2ª Parte. Máscaras de Entrada. Emisión 0009.
• Fecha de emisión: 23/02/2016.
• Duración: 1h:55m:45s.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.

Nada más. Os iré informado por las redes sociales de los próximos planes.

Curso de Access 2016: Ajustar Propiedades de los Campos, 1ª Parte. Emisión 0008.

El paso final que vamos a dar antes de dar por finalizada la estructura básica de las tablas, es, el de ajustar las propiedades de los campos que componen las tablas. Entre otras razones, debemos hacerlo para optimizar al máximo el espacio que ocupara la información en la Base de Datos y para controlar que el usuario, se confunda lo menos posible a la hora de rellenar la información. Ya está disponible la grabación de la emisión, para su visionado en diferido.

Curso:	Access 2016.
Formato:	Emisión en Directo.
Archivo necesario:	Agenda v0.02.accdb
Acceso a la emisión en Youtube:

Con lo que llevamos de Curso, ya tenemos las Tablas creadas y relacionadas. Pero, las tablas ahora mismo están muy poco definidas. Por ejemplo tenemos campos de texto en los que se puede almacenar hasta 255 caracteres, cuando la realidad es que en algunos de ellos bastaría con 10 o 20 caracteres. Esto y otros detalles que iremos controlando a lo largo de las próximas emisiones, es lo que podemos ajustar y mejorar modificando las propiedades de los campos. En esta emisión vamos a empezar con cuatro propiedades con las que, entre otras cosas, podemos controlar cuantos caracteres se pueden escribir en un campo o si es obligatorio rellenar un campo.

Empezaremos la emisión hablando de la propiedad Título. Una propiedad muy sencilla con la que podemos modificar el título del campo sin que se cambie el nombre interno del campo. Esta propiedad es la indicada para los que les gusta poner en los nombres de los campos espacios y otro de tipo de caracteres que en mi opinión deberían estar prohibidos. Con ella, podemos cambiar visualmente el nombre sin afectar el nombre real. Continuaremos con la propiedad Tamaño del Campo. Con ella podemos ajustar el espacio que tenemos disponible en un campo, en concreto lo veremos para los campos de tipo Texto. Con esta propiedad podemos ajustar el número de caracteres que se pueden escribir.

Seguiremos con la propiedad Valor Predeterminado. Con ella podemos hacer que por defecto aparezca siempre un valor ya rellenado en los campos. Por ejemplo, imaginemos una fecha de alta, esta podría ser en la mayoría de los casos la fecha actual. Bueno pues con esta propiedad conseguiríamos que por defecto aparezca siempre rellenada esa fecha, así nos ahorramos el tener que escribirla. Después hablaremos de las propiedades Requerido y Permitir Longitud Cero, con ellas podemos controlar la obligatoriedad de un dato, es decir si es obligatorio rellenarlo o no. Estas dos propiedades, tienen una explicación y funcionamiento un poco confuso. Yo os voy a explicar mi interpretación de cómo funcionan y como las podéis usar.

Por último, veremos cómo crear Listas de Opciones para dar la opción de seleccionar entre varias opciones, a la hora de rellenar un campo, veremos varios ejemplos. En el primer crearemos una lista fija de opciones, en el segundo usaremos una consulta para que aparezcan como opción, los datos que han sido rellenados previamente en el campo y por último veremos cómo con esta opción, nos podemos ahorrar el tener que trabajar con los códigos numéricos que se relacionan con otras Tablas.

Es una emisión en la que no hay conceptos excesivamente difíciles, pero que en conjunto os van a dar muchos detalles y opciones para utilizar en vuestros campos.

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Gracias!!!!!

A continuación, tenéis los datos y el acceso a la emisión que se realizó el 28/01/2016. También tenéis el enlace para descargar la Base de Datos que uso en la emisión.

Descargar Base de Datos Agenda v0.02.accdb

• Nombre: Curso de Access 2016, Ajustar Propiedades de los Campos. 1ª Parte. Emisión 0008.
• Fecha de emisión: 28/01/2016.
• Duración: 2h:16m:38s.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.

Nada más. El Domingo no sé si podré emitir, si no, lo haremos el Lunes, seguramente con Excel 2016.

Curso de Access 2016: Diseño Previo de Tablas y Relaciones. Emisión 0006.

Acabamos con los diseños previos de Bases de Datos en papel y lo hacemos con un ejemplo, el de una Facturación, que pongo para comentares detalles muy importantes que debéis tener en cuenta a la hora de crear vuestras Bases de Datos. Disponible ya, la grabación para visionado en diferido.

Curso:	Access 2016.
Formato:	Emisión en Directo.
Acceso a la emisión en Youtube:

A la hora de crear el diseño previo de una Base de Datos, hay que tener en cuenta muchos factores. Uno de los que se nos suele pasar es que la Base de Datos siga funcionando perfectamente cuando haya pasado un tiempo y se modifiquen datos importantes, como pueden ser precios o porcentajes de impuestos, por ejemplo. El no prestar atención a estos detalles, puede hacer que, no guardemos correctamente toda la información necesaria, para posteriormente realizar consultas correctas sobre esos datos. Por ejemplo, podría ser, que de una factura no guardemos correctamente todos los datos y posteriormente al consultarla, no obtengamos lo que en el momento de la venta pretendíamos guardar. El caso que os propongo hoy, es un ejemplo perfecto para explicar este tipo de detalles, se trata de ejemplo de una Facturación. Este ejemplo es de los más complicados que se pueden dar e incluso requeriría el trabajo de varias personas, por eso no lo voy a desarrollar al 100% y solo voy a plantear las partes que me van a permitir explicar los detalles que os voy a comentar a continuación.

Al igual que en las emisiones anteriores empezaremos creando el diseño en papel e iremos cometiendo los errores más típicos que se suelen dar en este ejemplo. Veremos como de nuevo, la solución correcta será una combinación de tablas relacionadas con relaciones de uno a varios y de varios a varios. En esta ocasión, vamos a ver como necesitaremos de nuevo una relación de varios a varios para guardar la información de un objeto, en este caso una Factura.

Cuando acabemos la parte fundamental del diseño es cuando os empezaré a plantear detalles que se nos pueden haber pasado en el diseño e iremos descubriendo que nos faltaba guardar información sin la que posteriormente no podríamos consultar de forma correcta, las facturas guardadas. Al final, veréis que como siempre, todo se soluciona añadiendo más tablas.

Este es el último ejemplo que vamos a desarrollar de diseño previo. En su momento os comenté que ,viendo tres o cuatro diseños, podríamos solucionar prácticamente el 100% de lo que nos encontremos. Con una combinación de todo lo que hemos visto en las emisiones no deberíamos tener problemas. Pero bueno, en emisiones futuras habrá más comentarios al respecto, pero serán detalles muy concretos, para situaciones muy específicas.

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A continuación, tenéis los datos y el acceso a la emisión que se realizó el 10/01/2016. Para esta emisión no hay que descargar archivos.

• Nombre: Curso de Access 2016: Diseño Previo de Tablas y Relaciones. Emisión 0006.
• Fecha en la que se emitió: 10/01/2016.
• Duración: 1h:39m:27s.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.

Mañana si todo va bien, empezaré con el Curso de Excel 2016 y la próxima emisión dedicada a Access, será el 13/01/2016, en la que crearemos las relaciones de una Base de Datos, pero ya en Access. 

Curso Access 2016, Creación de una Base de Datos. Creación de Tablas y Campos. Emisión 0005.

Después de unas primeras emisiones dedicadas a los diseños previos de Bases de Datos, por fin empezamos con el trabajo en Access. Cogeremos uno de los diseños que hemos creado en esas emisiones y lo iremos creando para dar nuestros primeros pasos en Access 2016. Disponible ya, la grabación para visionado en diferido.

Curso:	Access 2016.
Formato:	Emisión en Directo.
Acceso a la emisión en Youtube:

Por fin empezamos a crear una de las Bases de Datos que hemos diseñado en las emisiones anteriores directamente en Access 2016. Esta emisión me va servir para explicaros los primeros pasos que hay que dar en Access para crear una Base de Datos. Entre otras cosas veremos los pasos que hay que seguir para crear las Tablas y los campos que contendrán la información que se guardará en la Base de Datos que vamos a crear. Veremos diferentes maneras de crear Tablas, diferentes maneras de crear Campos, como establecer los Campos Clave de una Tabla y muchas cosas más. En definitiva, es una emisión en la que pondremos en práctica todo lo que hemos visto en las emisiones anteriores.

Algunos detalles que no he querido comentar durante los diseños básicos también irán saliendo a la luz. Por ejemplo, en estos diseños apenas hemos hablado de las diferentes opciones en cuanto a Tipos de Datos que nos podremos encontrar en Access, aquí ya iremos hablando más sobre eso. Es una emisión que no tienen mucha dificultad, en una emisión muy práctica, sobre la que se irá asentando todo lo que vamos a ir viendo después. Dejaremos esta primera Base de Datos lista, para que en emisiones posteriores ajustemos las propiedades de los campos y creemos las relaciones. que unen las Tablas. Lo dicho, es una emisión que perfectamente se podría llamar "Primeros Pasos en Access", pero en el sentido de dar los primeros pasos en la creación de una Base de Datos. Todo lo que de alguna manera os he ido mostrando en las emisiones anteriores, irá cogiendo forma a partir de esta emisión.

A continuación, tenéis los datos y el acceso a la emisión que se realizó el 20/12/2015. Para esta emisión no hay que descargar archivos.

• Nombre: Curso Access 2016, Creación de una Base de Datos. Creación de Tablas y Campos. Emisión 0005.
• Fecha en la que se emitió: 20/12/2015.
• Duración de la emisión: 1h:50m:21s.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.

La próxima emisión de Access, antes de la llegada de la Navidad creo que será el 22 de Diciembre, pero os mantengo informados porque ya son fechas más difíciles.

Curso Access 2013, Propiedades de los Campos: Tamaño de un Campo de Texto y Título de un Campo.

Curso:	Access 2013.
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.01.accdb
Anterior Vídeo/Tutorial:	Diseño Inicial de...
Acceso a los vídeos  en Youtube:

Siguiendo con los cursos de Access, ahora le toca el turno a la versión 2013 para empezar con las explicaciones relacionadas con las Propiedades de los Campos de una Tabla. Continuamos con los pasos básicos en la creación de una Base de Datos en Access 2013. Seguimos dando forma a las Tablas en las que se guardarán los datos. Además de establecer los tipos de datos que se van a guardar y los Campos Clave, también podemos ajustar cada uno de los Campos a nuestras necesidades concretas. Podemos cambiar alguna de sus características o propiedades para que se ajusten mejor al dato que se rellenará en su interior o para que se controle la validez del dato rellenado. Por ejemplo, en determinados campos puede que nos interese controlar la longitud del dato que se va rellenar... O puede que nos interese que un determinado campo sea obligatorio rellenarlo... O puede que necesitemos controlar que en un dato solo se puedan escribir números, o solo letras o una combinación de las dos cosas manteniendo una estructura... O puede que necesitemos controlar que una fecha que se rellena cumpla unas condiciones concretas, por ejemplo que sea mayor que la actual... O puede que queramos ofrecer una lista de opciones con las que rellenar el campo... O prácticamente cualquier control que se os pueda ocurrir relacionado con la validez de la información que guardamos en un campo.

Bueno pues todo este tipo de controles o características se pueden implantar en los campos de las tablas, modificando sus propiedades. Dependiendo del tipo de dato que se guarde en el campo nos podemos encontrar con más o menos propiedades. Algunas serán comunes a todos los tipos de datos pero evidentemente no tienen las mismas propiedades un campo de tipo texto que uno numérico. En esta sesión voy a empezar a explicaros dos propiedades muy fáciles de entender: El Tamaño del Campo de un dato de tipo Texto y la propiedad Título que es común a todos los tipos de datos.

Con la primera podemos controlar el número de caracteres que se pueden escribir en un campo. Por defecto los campos de tipo Texto Corto tienen un tamaño de 255 caracteres pero lo podemos cambiar. Hay que prestar mucha atención a este tema porque si lo cambiáis sin pensar podéis provocar que se pierda mucha información. Y la segunda es la solución que tenemos en Access para todos aquellos que no os gusta seguir mis recomendaciones en cuanto a los nombres de los campos: No conviene utilizar espacios, símbolos de puntuación, etc... Bueno pues si os molesta eso con la propiedad Título podéis cambiar el nombre del campo visualmente, pero manteniendo el nombre real sin cometer esos "errores" que yo os comento.

Todo lo que os acabo de comentar es básicamente lo que os explico en el vídeo... Acompañado de muchos más detalles sobre las Tablas, Campos y Propiedades pero lo principal son esas dos propiedades. Es el mismo contenido que expliqué para la versión 2010 pero adaptado a la versión 2013 de Access. Desde este punto, en las próximas sesiones seguiremos viendo más propiedades, principalmente las que creo que son las más usadas y más interesantes. Todas no, porque hay propiedades que ni yo mismo he llegado a usar. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.01.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2013, Propiedades de los Campos: Tamaño de un Campo de Texto y Título de un Campo.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 19m 28s.

Por hoy ya vale. A mitad de semana intentaré tener lista la próxima sesión en la que os hablaré de las Máscaras de entrada, una de las propiedades más importantes que podemos modificar en los campos de una tabla.

 *Siguiente sesión*:

• 03/03/2015: Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 1ª Parte.

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Tamaño de un Campo de Texto y Título de un Campo.

Curso:	Access 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.01.accdb
Anterior Vídeo/Tutorial:	Diseño Inicial de...
Acceso al vídeo en Youtube:

Seguimos con los pasos básicos en la creación de una Base de Datos en Access 2010. En esta sesión vamos a seguir dando forma a las Tablas en las que se guardarán los datos, en concreto vamos a empezar con las Propiedades de los Campos que las componen. En una Tabla, además de establecer los tipos de datos que se van a guardar y los Campos Clave, también podemos ajustar cada uno de los Campos a nuestras necesidades concretas. Podemos cambiar alguna de sus características para que se ajusten mejor al dato que se rellenará en su interior o para que se controle la validez del dato rellenado. Por ejemplo, en determinados campos puede que nos interese controlar la longitud del dato que se va rellenar. O puede que nos interese que un determinado campo sea obligatorio rellenarlo. O puede que necesitemos controlar que en un dato solo se puedan escribir números, o solo letras o una combinación de las dos cosas manteniendo una estructura... O puede que necesitemos controlar que una fecha que se rellena cumpla unas condiciones concretas, por ejemplo que sea mayor que la actual... O puede que queramos ofrecer una lista de opciones con las que rellenar el campo...

Bueno pues todo este tipo de controles o características se pueden implantar en los campos de las tablas, modificando sus propiedades. Dependiendo del tipo de dato que se guarde en el campo nos podemos encontrar con más o menos propiedades. Algunas serán comunes a todos los tipos de datos pero evidentemente no tienen las mismas propiedades un campo de tipo texto que uno numérico. En esta sesión voy a empezar a explicaros dos propiedades muy fáciles de entender: El Tamaño del Campo de un dato de tipo Texto y la propiedad Título que es común a todos los tipos de datos.

Con la primera podemos controlar el número de caracteres que se pueden escribir en un campo. La segunda es la solución que tenemos en Access para todos aquellos que no os gusta seguir mis recomendaciones en cuanto a los nombres de los campos: No conviene utilizar espacios, símbolos de puntuación, etc... Bueno pues si os molesta eso con la propiedad Título podéis cambiar el nombre del campo visualmente, pero manteniendo el nombre real sin cometer esos "errores" que yo os comento.

Todo esto es básicamente lo que os explico en el vídeo... Acompañado de muchos más detalles sobre las Tablas, Campos y Propiedades pero lo principal son esas dos propiedades. A partir de aquí, en las próximas sesiones seguiremos viendo más propiedades, principalmente las que creo que son las más usadas y más interesantes. Todas no, porque hay propiedades que ni yo mismo he llegado a usar. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.01.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Tamaño de un Campo de Texto y Título de un Campo.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 20m 22s.

Por hoy ya vale. En dos o tres días publicaré el mismo contenido pero usando Access 2013 y la próxima semana seguiremos con las propiedades, creo que me centraré en las Máscaras de Entrada. ;)

 *Siguiente sesión*:

• 23/02/2015: Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 1ª Parte.

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010. En esta sesión empezamos con las herramientas que nos ofrece para filtrar información. Con el filtrado de datos podemos quedarnos solo con la información que nos interesa. En las bases de datos hay mucha información guardada pero lo más habitual es que solo necesitemos una parte. Son situaciones típicas de una base de datos el que solo veamos la información de un determinado cliente, que consultemos una factura, que veamos las citas de un determinado día... Todo lo que consista en quedarnos con una parte de la información que hay almacenada en la base de datos son operaciones de filtrado de información.

Para esto, Excel principalmente ofrece dos posibilidades. La primera serían los típicos filtros que podemos crear usando condiciones como si es igual, si es mayor, es menor, está entre dos valores y otras un poco más avanzadas como Contiene, 10 mejores, etc... Cuando apliquemos filtros de este tipo solo se mostrarán los datos que cumplan esos criterios que nosotros indiquemos. En esta sesión nos vamos a centrar en este tipo de filtros, son los más sencillos que podemos crear en Excel. Sencillo no en cuanto a su potencia sino en cuanto a su uso, son muy fáciles de usar. Entre otras cosas vamos a crear filtros con las siguientes características, vamos a crear filtros que nos permitan:

• Filtrar datos con un criterio o campo.
• Filtrar datos con varios criterios o campos.
• Filtrar datos con Campos de Texto.
• Filtrar datos con Campos de Fechas.
• Filtrar datos con Campos Numéricos.
• Filtrar datos por Colores de Celda.

Junto con el último punto de la lista anterior usaremos el formato condicional. Si usamos la posibilidad de filtrar por el color de la celda junto con formato condicional conseguiremos hojas muchísimo más potentes e interesantes. Todo esto son las opciones "normales" que ofrece Excel para crear filtros, la segunda opción que tenemos serían los Filtros Avanzados. Esto requiere una sesión aparte ya que el funcionamiento es completamente diferente a lo que vais a ver en esta sesión.

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Tablas de Excel, Ordenar Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material para Excel 2013. Hace unos días empecé con el curso de la última versión de Excel, esta sesión no sigue el guion de ese curso. Dentro del curso esta sesión llegará mucho más tarde, pero como he publicado este tema para la versión 2010 he aprovechado para hacerlo también en la versión 2013. Por lo tanto si estáis empezando el curso puede que tengáis dificultades para seguir esta sesión. Si es así dejarla y ya la retomaréis más adelante, cuando tengáis más experiencia en el programa. Para los que decidan verla comentar que es similar a la que publiqué hace unos días para Excel 2010. He añadido un par de detalles que se me pasaron en esa sesión pero en lo principal es el mismo material solo que usando la versión 2013.

Hablando ya de lo que contiene esta sesión de entrada lo primero que debéis tener claro es que Excel no es una base de datos y tarde o temprano os limitará de alguna manera... Tiene carencias muy importantes en cuanto a almacenar la información pero por otro lado es muy buena analizando grandes cantidades de información. En los vídeos os contaré porque en mi opinión no debéis abusar de Excel como Base de Datos.

Partiendo de esta premisa, en el vídeo básicamente os hablo de dos cosas, empezaré hablando de las "Tablas de Excel". Mucha gente habla de bases de datos en Excel y lo que tiene es un conjunto de datos con forma de tabla, ni siquiera son una "Tabla oficial", no son una tabla de Excel. Convertir uno conjunto de datos en una "Tabla de Excel" tiene algunas ventajas que empezaremos a ver en el vídeo. Os explicaré como se crean tablas, como se eliminan y como pueden ayudar en las fórmulas de Excel.

Después de las tablas dedicaré el resto de la sesión a las opciones que tenemos para ordenar información en Excel. Ofrece muchas posibilidades, algunas de ellas desconocidas para la mayoría de los usuarios. Entre otras cosas veremos:

• Como ordenar datos usando un campo o criterio.
• Como ordenar datos usando varios campos o criterios.
• Como ordenar datos usando el color de las celdas.
• Como ordenar datos usando iconos de las celdas.

Junto con las dos últimas posibilidades usaremos el "Formato condicional" de Excel. Esta herramienta permitía aplicar formatos a las celdas si se cumplían los criterios que yo indicara. Lo usaremos junto con las opciones de color de celda e icono de celda. Además en la sesión para Excel 2010 pasé por alto un par de detalles que explico en esta sesión. Veremos cómo ordenar información con el botón secundario del ratón y que las opciones de orden se pueden mezclar. Por ejemplo, podemos usar opciones de color junto con opciones de valores. Son dos detalles muy "tontos" que simplemente amplían un poco lo que ya expliqué para Excel 2010. Me parece una primera sesión muy interesante sobre este tema y que sirve de aperitivo para todo lo que vendrá en las próximas sesiones. :)

Curso Access 2010/2013. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 04.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Volvemos a los cursos de Access, esta vez con una sesión única para ambos cursos. Esta es la última sesión que dedico exclusivamente a los diseños en papel de Bases de Datos. Como no uso Access para nada, solo muestro pantallas estáticas, he decidido crear una sola sesión para ambos cursos.

Esta sesión la voy a dedicar a dos cosas principalmente. Para empezar afianzaremos los conocimientos que hemos ido adquiriendo en las sesiones anteriores dedicadas a este tema. Volveremos a crear un diseño en papel en el que repasaremos todo lo que hemos visto en las sesiones anteriores. El ejemplo que usaremos en esta sesión es el de una "Facturación", una base de datos para almacenar las facturas, pero muy simple. Este diseño es muy complejo de diseñar y requiere mucho más tiempo del que tenemos aquí. Quizás en un futuro sea interesante crear un ejercicio en el que lo desarrollaremos por completo, pero ya veremos.

En realidad conforme lo vayamos desarrollando os daréis cuenta que es más de lo mismo. Tablas relacionadas con relaciones de uno a varios y relaciones de varios a varios simuladas con relaciones de uno varios. Llega un momento que lo único que cambia es el problema, las necesidades... Pero las soluciones son todas muy parecidas. Por lo tanto volveremos a realizar el mismo trabajo que en las sesiones anteriores: Diseñar tablas, establecer campos clave, definir relaciones, etc...

Cuando acabemos esa primera parte, usaré el diseño para intentar mentalizaros de la necesidad de dedicar a esta parte de la creación de la base de datos, todo el tiempo necesario. Os pondré ejemplos de cómo en esta base de datos habría que pensar muy bien las cosas para que la base de datos funcione ahora... y en el futuro. Es muy importante tener en cuenta este detalle. No vale con cubrir las necesidades actuales, hay que pensar también en lo que puede pasar en el futuro.

Como os he comentado al principio esta será la última sesión dedicada a este tema. Todos los detalles que me quedan por comentar sobre el diseño de la estructura de las tablas, lo explicaré en Access. Este ejemplo es el último que solía poner en los cursos presenciales y a partir de él, ya empezábamos con el trabajo en Access. Aquí he variado un poco el orden, pero a partir de ahora ya será igual... 100% Access.

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Tablas de Excel, Ordenar Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Retomamos el material para Excel 2010, empezamos con tema nuevo. En esta sesión empiezo con todo lo que nos puede ofrecer Excel relacionado con el trabajo con Bases de Datos. De entrada lo primero que debéis tener claro es que Excel no es una base de datos y tarde o temprano os limitará de alguna manera... Tiene carencias muy importantes en cuanto a almacenar la información pero por otro lado es muy buena analizando grandes cantidades de información. En los vídeos os contaré porque en mi opinión no debéis abusar de Excel como Base de Datos.

Partiendo de esta premisa, en el vídeo básicamente os hablo de dos cosas, empezaré hablando de las "Tablas de Excel". Mucha gente habla de bases de datos en Excel y lo que tiene es un conjunto de datos con forma de tabla, ni siquiera son una "Tabla oficial", no son una tabla de Excel. Convertir uno conjunto de datos en una "Tabla de Excel" tiene algunas ventajas que empezaremos a ver en el vídeo. Os explicaré como se crean tablas, como se eliminan y como pueden ayudar en las fórmulas de Excel.

Después de las tablas dedicaré el resto de la sesión a las opciones que tenemos para ordenar información en Excel. Ofrece muchas posibilidades, algunas de ellas desconocidas para la mayoría de los usuarios. Entre otras cosas veremos:

• Como ordenar datos usando un campo o criterio.
• Como ordenar datos usando varios campos o criterios.
• Como ordenar datos usando el color de las celdas.
• Y por último veremos como ordenar datos usando iconos de las celdas.

Junto con las dos últimas posibilidades usaremos el "Formato condicional" de Excel. Esta herramienta permitía aplicar formatos a las celdas si se cumplían los criterios que yo indicara. Lo usaremos junto con las opciones de color de celda e icono de celda. Me parece una primera sesión muy interesante sobre este tema y que sirve de aperitivo para todo lo que vendrá en las próximas sesiones. :)

Curso Access 2010. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Aquí tenéis la siguiente sesión dedicada a Access 2010. Es la misma que publiqué el Martes de Access 2013 pero usando Access 2010. En esta sesión interrumpimos temporalmente las sesiones en las que trabajamos directamente en Access para volver a los diseños en "papel". Ya os he comentado muchas veces que es fundamental que os acostumbréis a crear un diseño previo antes de poneros a trabajar en Access o en cualquier otro programa que permita crear bases de datos.

En esta sesión nos vamos a centrar en explicar otro tipo de relaciones que no hemos utilizado hasta ahora, las Relaciones de Varios a Varios. Muchas veces nos vamos a encontrar con situaciones en las que necesitaremos que dos tablas se relacionen, pero esa relación no podrá ser directa. El ejemplo que veremos en el vídeo es uno de ellos. Desarrollaremos un diseño que permite que una serie de alumnos se inscriban a unos cursos. Como vamos a permitir que los alumnos se inscriban a todos los cursos que quieran, nos vamos a encontrar con que las soluciones que usamos en las sesiones anteriores no sirven, necesitaremos algo más, necesitaremos una relación de Varios a Varios.

En realidad, es curioso, porque cuando acabéis con el vídeo os daréis cuenta que las relaciones de Varios a Varios no existen. Son un tipo de relación Virtual que se simula interponiendo una tabla entre las dos tablas que necesitaban relacionarse y relacionando esa tabla con las otras dos, mediante relaciones de uno a varios. Es completamente normal encontrarnos con esta situación, una tabla que sirve para relacionar otras dos, pero como es algo complejo de explicar os remito al vídeo que os quedará todo mucho más claro.

Por otro lado en esta sesión también os voy a poner un ejemplo de Campos Clave Compuestos. Hasta ahora hemos utilizado como campos clave los campos de Autonumeración, que en la mayoría de los casos son la mejor opción. Pero hay determinadas situaciones en las que quizás sean una mejor opción los Campos Clave Compuestos, su uso puede añadir cierto control a la hora de rellenar la información en las tablas y por eso pueden ser interesantes. En el vídeo os muestro como una clave compuesta puede evitar que la misma persona se inscriba varias veces al mismo curso. Lo mismo, os remito al vídeo que así os quedará todo mucho más claro.

Igual que en las sesiones anteriores, además de mostrar el diseño en papel os iré mostrando cómo funcionan los diseños que creemos en Access 2010. Así iréis viendo cómo se aplican de forma práctica y os vais quitando todas esas dudas y miedos que os suelen "Atormentar" en Access. ;)

Curso Access 2013. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con las sesiones dedicadas a Access 2013. Interrumpimos temporalmente las sesiones en las que trabajamos directamente en Access para volver a los diseños en "papel". Ya os he comentado muchas veces que es fundamental que os acostumbréis a crear un diseño previo antes de poneros a trabajar en Access o en cualquier otro programa que permita crear bases de datos.

En esta sesión nos vamos a centrar en explicar otro tipo de relaciones que no hemos utilizado hasta ahora, las Relaciones de Varios a Varios. Muchas veces nos vamos a encontrar con situaciones en las que necesitaremos que dos tablas se relacionen, pero esa relación no podrá ser directa. El ejemplo que veremos en el vídeo es uno de ellos. Desarrollaremos un diseño que permite que una serie de alumnos se inscriban a unos cursos. Como vamos a permitir que los alumnos se inscriban a todos los cursos que quieran, nos vamos a encontrar con que las soluciones que usamos en las sesiones anteriores no sirven, necesitaremos algo más, necesitaremos una relación de Varios a Varios.

En realidad, es curioso, porque cuando acabéis con el vídeo os daréis cuenta que las relaciones de Varios a Varios no existen. Son un tipo de relación Virtual que se simula interponiendo una tabla entre las dos tablas que necesitaban relacionarse y relacionando esa tabla con las otras dos, mediante relaciones de uno a varios. Es completamente normal encontrarnos con esta situación, una tabla que sirve para relacionar otras dos, pero como es algo complejo de explicar os remito al vídeo que os quedará todo mucho más claro.

Por otro lado en esta sesión también os voy a poner un ejemplo de Campos Clave Compuestos. Hasta ahora hemos utilizado como campos clave los campos de Autonumeración, que en la mayoría de los casos son la mejor opción. Pero hay determinadas situaciones en las que quizás sean una mejor opción los Campos Clave Compuestos, su uso puede añadir cierto control a la hora de rellenar la información en las tablas y por eso pueden ser interesantes. En el vídeo os muestro como una clave compuesta puede evitar que la misma persona se inscriba varias veces al mismo curso. Lo mismo, os remito al vídeo que así os quedará todo mucho más claro.

Igual que en las sesiones anteriores, además de mostrar el diseño en papel os iré mostrando cómo funcionan los diseños que creemos en Access 2013. Así iréis viendo cómo se aplican de forma práctica y os vais quitando todas esas dudas y miedos que os suelen "Atormentar" en Access. ;)

Curso Access 2010. Crear una Base de Datos: Tablas y Campos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el Curso de Access 2010. Las sesiones anteriores las dedicamos a crear un diseño previo de una base de datos, en esta sesión vamos a convertir ese diseño en una base de datos de Access. La semana pasada ya empezamos con el trabajo en Access pero en la versión 2013, en esta haremos lo mismo pero para la versión 2010.

Antes de empezar con el diseño daremos una vuelta por el programa para familiarizarnos con el Interface de usuario de Access. Hablaremos del Panel de Navegación, Barra de Herramientas de Acceso Rápido y la Cinta de Opciones.

Cuando finalicemos esa parte empezaremos el trabajo "duro" e iremos paso a paso creando el diseño de las sesiones anteriores. Empezaremos creando la base de datos y a continuación iremos creando las cuatro tablas que contenía ese diseño. Para crear las tablas usaremos dos sistemas, pero de entrada ya os digo que a mí el que más me gusta es el que usa la vista diseño de las tablas. Ese es al que más tiempo dedicaré. Mientras vamos creando las tablas iré comentando algunos detalles de los tipos de datos que utilizamos. De todas las maneras no entraré en muchos detalles todavía porque hay muchas cosas para comentar y la sesión duraría horas. Sobre todo hablaré de los campos de Autonumeración y los campos de tipo Texto pero no os preocupéis que en próximas sesiones se profundizará en todos los tipos de datos.

Empezaremos a rellenar algo de información en las tablas, sobre todo para comprobar cómo funcionan los valores de Autonumeración. Este tipo de valores los usaremos como Campos Clave de las tablas y en los vídeos veremos cómo establecer esos campos como campos Clave. Sobre todo vamos a ver muchos pasos fundamentales en la creación de las tablas. De todas las maneras es muy difícil explicar aquí todo lo que se ve en los vídeos, son más de 30 minutos y hablo mucho... ;)