Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Valor predeterminado, Requerido y Listas de Valores.

Acabamos con las Propiedades de los Campos de tipo Texto en el Curso de Access 2010 y lo hacemos con dos propiedades muy sencillas que nos pueden ayudar a reducir el tiempo que dedicamos a rellenar datos y con una de las posibilidades que tenemos de crear listas de opciones. 

Curso:	Access 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.05.accdb
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Una de las tareas más tediosas que nos podemos encontrar cuando trabajamos con Bases de Datos, es la de rellenar los Datos. Además si los datos se repiten, si habitualmente rellenamos casi siempre lo mismo, todavía nos da más sensación de pesadez. Casi todas las propiedades que estamos viendo sirven para controlar que los datos rellenados sean correctos, pero también hay alguna que nos puede ayudar a reducir el tiempo que dedicamos a rellenar datos repetidos, nos pueden ayudar a ganar tiempo. Entre ellas está la primera que os explico en esta sesión, la propiedad Valor predeterminado. Con esta propiedad podemos indicar que al crear un nuevo registro, al crear una nueva fila de datos, los campos ya tengan rellenado un dato. Evidentemente este dato que se rellene de forma automática debería ser el que más repitamos habitualmente en cada campo. Por ejemplo si casi todos mis clientes son de Madrid, debería establecer en la propiedad Valor predeterminado ese dato. Así cada vez que cree un nuevo cliente, la población ya aparecerá rellenada y solo la tendré que cambiar en los casos en los que sean de otras poblaciones. En definitiva es una propiedad que básicamente nos ofrece ganar tiempo, que no es poco.

Cuando acabemos con la propiedad anterior pasaremos a la propiedad Requerido. Esta propiedad usada con cuidado es muy interesante, ya que nos permite marcar que campos son de obligada cumplimentación. Es decir obliga a rellenar los campos en los que establezcamos la propiedad a Sí. Os digo que hay que usarla con cuidado porque si nos encontramos con que no tenemos uno de los datos que hay que rellenar, Access nos pondrá muchos problemas para continuar. Es una propiedad que hay que utilizar solo en los datos que realmente sean imprescindibles. Esta propiedad tiene un funcionamiento un poco curioso cuando trabaja con campos de tipo Texto lo que nos puede obligar a trabajar también con la propiedad Permitir longitud cero. En el vídeo os doy más detalles del uso combinado de estas dos propiedades.

Por último en esta sesión os voy a dar un primer método para crear Listas de Opciones. Utilizaremos una opción que tenemos en las propiedades para crear Listas de Valores. Crearemos un Cuadro Combinado que nos permitirá tanto escribir como seleccionar de una lista, para dar valor a un campo. Estas listas además de facilitar el paso de rellenar la información también pueden controlar lo que se rellena, ya que se puede limitar la entrada de datos en el campo a solo lo que aparece como opción en la lista. Por decirlo de alguna manera tienen su propia opción de validación.

Nada más. Esta es la última sesión dedicada a las Propiedades de los Campos de tipo Texto. A partir de ahora haremos lo mismo con el resto de tipos de datos que tienen sus cosas particulares que explicar. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.05.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Valor predeterminado, Requerido y Listas de Valores.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 28m 42s.

Nada más por hoy. Sigo preparando más material pero todavía me estoy recuperando del "achicharramiento" de mi equipo. Paciencia!!!!

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Reglas de Validación en Campos de Texto.

Nueva sesión del Curso de Access 2010, seguimos conociendo las diferentes propiedades que nos permiten controlar la validez de los datos que se rellenan en los campos. En esta ocasión os explico la creación de Reglas de Validación. Se trata de una propiedad en la que podemos crear condiciones que deben cumplir los datos rellenados.

Curso:	Access 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.04.accdb
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Si lo necesitamos, podemos ampliar el control que nos ofrecen las Máscaras de Entrada, sobre los datos que se rellenan en los Campos. Las Máscaras de Entrada ofrecen un control instantáneo de lo que se rellene, al permitir escribir solo lo que hemos indicado en el diseño de las máscaras. Es un control bastante efectivo, pero hay cosas que no se pueden hacer usando solo las máscaras. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que rellenar fechas, y estas deben cumplir algunas condiciones como que las fechas sean posteriores a la actual, o que las fechas estén entre dos fechas concretas, o que las fechas pertenezcan a un mes concreto... Cualquier tipo de control que se os pueda ocurrir en ese sentido, no se puede realizar con las Máscaras de Entrada, para eso necesitamos las Reglas de Validación. Estas, nos van a permitir establecer condiciones que deben cumplir los datos rellenados para  que estos sean dados por válidos. Al contrario que las máscaras de entrada, esta validación no se realiza al escribir el dato, cuando se intente abandonar el campo porque ya hemos acabado de rellenarlo, entonces será cuando se aplicará la validación, cuando se comprobará su validez.

En esta sesión os voy a explicar como crear Reglas de Validación que se aplicarán en campos de texto. Quizás esta propiedad tiene más posibilidades si se aplica a campos de tipo numérico, o fechas... Pero con los campos de texto también se pueden hacer cosas muy interesantes. Por ejemplo podríamos necesitar que en un campo solo se puedan escribir letras, pero unas letras concretas, no todas... Bueno pues eso lo podemos lograr con una Regla de Validación. O también podría necesitar que en un dato que se escriben números, estos pertenezcan a un intervalo concreto, por ejemplo del 1 al 5... Bueno, pues esto también es posible realizarlo con reglas de validación.

En concreto en los vídeos os hablaré del operador O y del operador Como. Las reglas se crean usando operadores y esos son los que os voy a explicar en esta sesión. Con el O crearemos un ejemplo para permitir rellenar un campo con solo una de las opciones que indicaremos en la Regla de Validación.... Y con el Como os explicaré como se puede utilizar para crear patrones de texto que los datos rellenados deben cumplir. En concreto en el vídeo, con el Como haremos ejemplos para validar correos electrónicos, para conseguir que el dato rellenado tenga la estructura de un correo electrónico válido... Y también haremos una validación con el Nif, para que cuando se rellene un Nif de personas inmigrantes, el primer carácter solo pueda ser igual a las letras X, Y o Z.

Es una sesión doble, pero creo que merece la pena verla por las posibilidades que enseguida vais a ver que se os abren en vuestras bases de datos con esta propiedad. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.04.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2010: Reglas de Validación en Campos de Texto.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 16m 56s.
• Duración Vídeo 2: 15m 41s.

Por esta semana ya vale. Me ha surgido un problema de salud en casa y la verdad es que ando de tiempo muy mal. Me tengo que encargar de muchas cosas que antes hacíamos entre dos y tengo mucho menos tiempo disponible. Por lo tanto, como siempre paciencia, que todo llegará...

*Siguiente sesión*:

• 25/05/2015: Propiedades de los Campos: Valor predeterminado, Requerido y Listas de Valores.

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 2ª Parte.

Seguimos con las Máscaras de Entrada dentro del Curso de Access 2010. Continuamos conociendo los caracteres comodín que nos pueden ayudar a controlar como se rellenan los campos de una Tabla.

Curso:	Access 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.03.accdb
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Acabamos en esta sesión con las Máscaras de Entrada aplicadas a los campos de tipo Texto. En la sesión anterior os explique los caracteres que permitían escribir solo números... En esta vais a conocer los que nos permitirán escribir solo letras, solo letras y números y también os voy a explicar dos caracteres que nos permitirán convertir a mayúsculas y minúsculas. Respecto a esto último, yo no me preocuparía mucho, ya que Access, en lo importante, no diferencia entre mayúsculas y minúsculas. A la hora de realizar búsquedas o consultas, no diferencia. Pero os voy a contar algo sobre ese tema por si alguien quiere aplicarlo.

Empezaremos con los caracteres comodín que nos permiten solo letras, en este caso se trata de los caracteres L e ?, la L mayúscula y el interrogante de cierre. Ambos, solo permiten caracteres de la A a la Z, pero como siempre uno de los dos es más restrictivo que el otro y no permitirá ciertas cosas. En este caso el más restrictivo es la L. A continuación seguiremos con los caracteres que nos van a permitir rellenar o letras o números, es decir caracteres de la A la Z y del 0 al 9. En este caso se trataría de los caracteres A y a, A mayúscula y a minúscula. Otra vez uno de ellos es más restrictivo, en este caso será la A mayúscula. Para explicar estos caracteres comodín, crearemos un ejemplo en el que se controlará que al rellenar un NIF, se hace de forma correcta. Controlaremos que cada carácter que se escribe es del tipo correcto.

Por último, os voy a explicar como utilizar el símbolo de mayor y el de menor, > y <, para convertir los datos que se rellenan a mayúsculas o a minúsculas. Como os he dicho, yo no me preocuparía mucho por esto, pero si lo vais a utilizar conviene que conozcáis bien como funcionan estos dos caracteres, ya que os podéis llevar alguna que otra sorpresa. Relacionados con estos dos caracteres, os explicaré otros dos caracteres comodín, el & y la C. En realidad estos caracteres comodín no controlan nada, ya que permiten rellenar cualquier cosa, pero pueden ser muy útiles usados junto con los caracteres para convertir a mayúsculas y a minúsculas. En este caso para la explicación usaremos de nuevo el ejemplo del NIF, en el que haremos lo necesario para convertir las letras que se rellenan a mayúsculas. Y también realizaremos un ejemplo en el que convertiremos a mayúsculas el nombre de los clientes.

Con esta sesión acabaríamos de momento con las Máscaras de Entrada. Faltaría explicar esta propiedad aplicada a campos numéricos, de fecha, de hora... Pero eso lo veremos cuando os hable de las propiedades de esos tipos de datos. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.03.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada 2ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 24m 12s.

Por esta semana ya vale. Para el próximo lunes intentaré tener listo este para Access 2013 y seguiré preparando más material de Excel y de Access. En el Blog tenéis un calendario en el que podéis ver lo que está previsto para las próximas semanas.

*Siguiente sesión*:

• 01/04/2015: Propiedades de los Campos: Reglas de Validación en Campos de Texto.

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 1ª Parte.

Primera sesión dedicada a las Máscaras de Entrada en la que os voy a explicar las opciones generales que tienen y también veremos como controlar con una máscara de entrada, que solo se puedan introducir datos numéricos en un campo de tipo Texto.

Curso:	Access 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.02.accdb
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Uno de los mayores problemas que puede tener una Base de Datos, es que los datos que tiene en su interior no sean correctos. Una de las principales razones para que esto suceda es que los usuarios no rellenen los datos de forma correcta. Como ya os he comentado varias veces, al crear una Base de Datos debéis pensar que el usuario puede ser de dos tipos: El más torpe del mundo o el más "puñetero". El primero se confundirá por su inexperiencia, el segundo por su "mala idea". Para controlar a ambos, debemos utilizar todo lo que Access nos ofrezca y las Máscaras de Entrada es una de las herramientas que nos ofrece Access para realizar ese control.

Con una Máscara de Entrada podemos crear controles que aseguren que al rellenar los datos, estos cumplen unos criterios en cuanto al tipo de información que se rellena. Por ejemplo en un código postal o en un teléfono, deberíamos controlar que solo se rellenen números... O por ejemplo, podemos tener una referencia de un producto que está formada por 10 caracteres, de los cuales los cuatro primeros deben ser letras y el resto números... Es decir, con una máscara de entrada, principalmente podemos controlar que en la entrada de datos, se cumplan unos requisitos en cuanto al tipo de información que se rellena, por ejemplo que se metan números donde deben ir números y letras donde deben ir letras. Esta sería la función principal de las Máscaras de Entrada. Tienen más detalles para comentar y explicar pero esa es su función principal.

Para lograr este control en las Máscaras de Entrada hay que utilizar una serie de Caracteres Comodín que permitirán escribir una cosa u otra. En esta sesión me voy a centrar en dos caracteres que permiten escribir solo valores numéricos, el 0 y el 9. En esta explicación me voy a centrar en utilizar estos caracteres en un campo de tipo Texto, para así lograr que sólo se puedan meter valores numéricos. Hay diferencias importantes entre ambos caracteres comodín que os explico en el vídeo. Además de esto os explicaré las opciones generales de las Máscaras de Entrada. Independientemente de lo que se controle en la máscara de entrada, todas tienen tres partes que podemos utilizar para definir a nuestro gusto como se comportarán las máscaras de entrada. En el vídeo también os explico con todo detalle para que sirven cada una de las partes de una máscara de entrada.

Esta es la primera sesión que dedico a las máscaras de entrada. En la siguiente o siguientes os seguiré explicando el resto de caracteres comodín que se pueden utilizar. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.02.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada 1ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 23m 27s.

Por esta semana ya vale de Access. Para el próximo lunes intentaré tener listo el vídeo para Access 2013 y a mediados de esta semana publicaré otra sesión de Excel 2013.

*Siguiente sesión*:

• 18/03/2015: Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 2ª Parte.

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Tamaño de un Campo de Texto y Título de un Campo.

Curso:	Access 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.01.accdb
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Seguimos con los pasos básicos en la creación de una Base de Datos en Access 2010. En esta sesión vamos a seguir dando forma a las Tablas en las que se guardarán los datos, en concreto vamos a empezar con las Propiedades de los Campos que las componen. En una Tabla, además de establecer los tipos de datos que se van a guardar y los Campos Clave, también podemos ajustar cada uno de los Campos a nuestras necesidades concretas. Podemos cambiar alguna de sus características para que se ajusten mejor al dato que se rellenará en su interior o para que se controle la validez del dato rellenado. Por ejemplo, en determinados campos puede que nos interese controlar la longitud del dato que se va rellenar. O puede que nos interese que un determinado campo sea obligatorio rellenarlo. O puede que necesitemos controlar que en un dato solo se puedan escribir números, o solo letras o una combinación de las dos cosas manteniendo una estructura... O puede que necesitemos controlar que una fecha que se rellena cumpla unas condiciones concretas, por ejemplo que sea mayor que la actual... O puede que queramos ofrecer una lista de opciones con las que rellenar el campo...

Bueno pues todo este tipo de controles o características se pueden implantar en los campos de las tablas, modificando sus propiedades. Dependiendo del tipo de dato que se guarde en el campo nos podemos encontrar con más o menos propiedades. Algunas serán comunes a todos los tipos de datos pero evidentemente no tienen las mismas propiedades un campo de tipo texto que uno numérico. En esta sesión voy a empezar a explicaros dos propiedades muy fáciles de entender: El Tamaño del Campo de un dato de tipo Texto y la propiedad Título que es común a todos los tipos de datos.

Con la primera podemos controlar el número de caracteres que se pueden escribir en un campo. La segunda es la solución que tenemos en Access para todos aquellos que no os gusta seguir mis recomendaciones en cuanto a los nombres de los campos: No conviene utilizar espacios, símbolos de puntuación, etc... Bueno pues si os molesta eso con la propiedad Título podéis cambiar el nombre del campo visualmente, pero manteniendo el nombre real sin cometer esos "errores" que yo os comento.

Todo esto es básicamente lo que os explico en el vídeo... Acompañado de muchos más detalles sobre las Tablas, Campos y Propiedades pero lo principal son esas dos propiedades. A partir de aquí, en las próximas sesiones seguiremos viendo más propiedades, principalmente las que creo que son las más usadas y más interesantes. Todas no, porque hay propiedades que ni yo mismo he llegado a usar. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.01.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Tamaño de un Campo de Texto y Título de un Campo.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 20m 22s.

Por hoy ya vale. En dos o tres días publicaré el mismo contenido pero usando Access 2013 y la próxima semana seguiremos con las propiedades, creo que me centraré en las Máscaras de Entrada. ;)

 *Siguiente sesión*:

• 23/02/2015: Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 1ª Parte.

Curso Access 2010 / 2013. Conceptos Básicos e Introducción a las Bases de Datos.

Comenzamos los Curso de Access 2010 y 2013 con una primera sesión dedicada a conocer los conceptos básicos de una Base de Datos aplicados a Access. Responderé a preguntas como ¿Qué es una Base de Datos? ¿Qué objetos componen una Base de Datos? Es una sesión de introducción a las Bases de Datos.

Curso:	Access 2010  Access 2013
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Continúa en:	Access 2010. Diseñ...  Access 2013. Diseñ...
Acceso al vídeo de la  sesión en Youtube:

Como ya he comentado por las diferentes redes sociales, hoy empiezo con este curso, bueno en realidad con dos. Uno para la versión 2010 y otro para la 2013. Las sesiones para ambos cursos serán muy parecidas, pero como había casi el mismo interés por las dos versiones he decidido hacerlo así. Esta primera sesión de los Cursos es un poco diferente, es una sesión común para los dos Cursos. Es una sesión de conceptos básicos sobre Bases de Datos, no entramos en el trabajo en Access todavía. Como suelo decir es de "Culturilla Popular" sobre Bases de datos. Estos son algunos de los puntos que trato: 

• ¿Qué son las Bases de Datos?
• ¿Qué objetos componen una Base de Datos?
• Para que se pueden utilizar cada uno de los objetos que componen una Base de Datos...

Sobre todo vais a ver conceptos generales que se pueden aplicar a cualquier tipo de base de datos, no sólo a Access. En la sesión me detengo mucho en que vayáis conociendo los objetos que forman una base de datos de Access, para que cuando empecemos a crearlos ya tengáis una ligera idea de para que pueden servir. Se trata de que os empiecen a sonar palabras como Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Relaciones, etc...

Después de esta sesión, seguiremos sin trabajar todavía en Access. Llegarán dos sesiones en las que empezaremos a conocer los pasos que hay que dar para diseñar una base de datos. Antes de empezar el trabajo en el ordenador, conviene realizar un diseño previo en papel o en cualquier otro soporte que nos lo permita. Eso es lo que haremos en esas dos sesiones. Habrá más sesiones dedicadas a este tema pero de momento empezaremos con estas dos y posteriormente empezaremos el trabajo práctico en Access.

Como siempre aquí tenéis el enlace para ver el vídeo. Espero que os guste.

• Nombre: Curso Access 2010/2013. Conceptos Básicos.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 22m 54s.

Aquí tenéis los enlaces para continuar el curso, podéis elegir entre Access 2010 o Access 2013:

*Siguiente sesión Access 2010*:

• 19/12/2013: Curso Access 2010. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 01.

*Siguiente sesión Access 2013*:

• 20/12/2013: Curso Access 2013. Diseño Inicial de una Base de Datos. Sesión 01.