Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 2ª Parte.

Seguimos con los Filtros Avanzados en el Curso de Excel 2010. En esta sesión, principalmente os voy a enseñar nuevas posibilidades en cuanto a la creación de criterios. Veremos como usar Caracteres Comodín al crear las condiciones y también veremos como crear Criterios usando Fórmulas.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	FiltrosAvanz...xlsx
Acceso a los vídeos en Youtube:

En esta sesión dedicada de nuevo a los Filtros Avanzados, vamos a ver varias cosas, el objetivo principal es el de mostraros nuevas posibilidades en cuanto a crear criterios, pero hay mucho más por explicar. Para empezar, os voy a explicar como arreglar algo que dejé pendiente de la sesión anterior. A la hora de automatizar los Filtros con las Macros, dependiendo de como lo hagamos, podemos tener problemas si la cantidad de datos que se filtra puede variar. Por ejemplo, si el número de filas que tenemos para filtrar puede aumentar, dependiendo de como grabemos la Macro las nuevas filas se pueden quedar fuera de los filtros. Para arreglar esto podemos tomar varios caminos, pero en esta sesión os voy a explicar como solucionar esto usando Tablas de Excel. Acordaros que estas tablas cambian su tamaño automáticamente para así englobar a todos los datos que se añadan. Esto es justo lo que necesitamos para solucionar lo que os acabo de comentar.

Una vez acabado el punto anterior, iremos con el plato fuerte de la sesión, nuevas maneras de crear Criterios. En la sesión anterior usamos los típicos, mayor, menor, mayor o igual, etc... En esta voy a empezar explicando el uso de Caracteres Comodín en los Criterios, veremos el uso del * y del ?. Con el primero podemos crear criterios en los que se muestre la información que empiece, acabe o contenga un texto concreto. Y con el segundo podemos crear criterios en los que la longitud del dato, sea el factor diferenciador. En los vídeos entenderéis mucho mejor a que me refiero en ambos casos, es algo que se ve muy claro con ejemplos prácticos.

Junto al uso de estos caracteres comodín, de nuevo volveremos a practicar con la automatización de los Filtros usando Macros. Pero esta vez también añadiremos algo para mejorar la usabilidad, usaremos Validación de Datos para crear listas que nos permitan seleccionar entre los diferentes tipos de criterios que queremos permitir usar. El problema del uso de los Caracteres Comodín es que para personas con pocos conocimientos de Excel puede ser complicado, pero usando otras herramientas podemos mejorar mucho en cuanto a facilidad y usabilidad. Bueno, pues aquí os mostraré un ejemplo usando a la vez, Filtros Avanzados, Macros, Validación de Datos y Fórmulas.

Esta última posibilidad, usar Fórmulas en los Criterios de los Filtros, es lo que realmente nos va a permitir que todo quede bien engranado para que los Filtros sean fáciles de usar. En lugar de crear Criterios Fijos, crearemos filtros que se irán creando dependiendo de lo que escribamos en ciertas celdas y de lo que seleccionemos en las listas que crearemos con Validación de Datos.

Como siempre os digo, usando muchas herramientas de Excel juntas es como se consigue realizar cosas interesantes, bueno pues este ejemplo os puede dar muchas ideas para añadir en vuestras Hojas de Cálculo.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

FiltrosAvanzadosExcel20102ªParteDavidAsurmendi.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 2ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 24m 20s.
• Duración Vídeo 2: 19m 49s.

*Siguiente sesión*:

• 21/09/2015: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 3ª Parte.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 06.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Aquí estoy de nuevo. Ha pasado mucho tiempo desde la última vez que publiqué nuevo material. Se han juntado varias circunstancias que ya he comentado y que hacen que tenga poco tiempo disponible pero en la medida de lo posible intentaré seguir publicando nuevo material. En esta ocasión publico la última sesión dedicada a la Validación de Datos en Excel 2010. Seguiré publicando material sobre esta herramienta pero junto con otras posibilidades que ofrece Excel, por ejemplo con Filtros o Filtros Avanzados.

En esta sesión sigo creando ejemplos de Validación de Datos Personalizadas con Fórmulas y Funciones. En la sesión anterior ya creamos varios y en esta seguimos con dos validaciones, en la primera controlaremos que a la hora de dar una cita a un cliente no se puedan dar citas en el mismo día a la misma hora.

La segunda servirá para controlar la validez de un Nif. Este código identifica a cada uno de los Españoles y contiene un carácter de control que se puede obtener realizando un cálculo. Así se consigue saber si el Nif introducido es correcto. En la validación controlaremos que el carácter de control introducido es válido, pero solo para los Nifs de personas Españolas. Las personas inmigrantes tienen documentos de identificación similares pero tienen alguna diferencia que complicaría mucho realizar una validación que controle todos los casos. Eso os lo dejo a vosotros como ejercicio práctico.

Sobre todo, lo que me interesa de esta sesión es que veáis como usando Funciones se pueden realizar cosas muy interesantes. En la sesión usaremos funciones como Contar.Si.Conjunto, Residuo, Extraer, Izquierda, Derecha, Y, Largo, etc... También explicaré el funcionamiento de la casilla "Omitir Blancos" con este tipo de validaciones.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 05.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con las sesiones dedicadas a la Validación de Datos en Excel 2010. Esta sesión pensaba que sería la última dedicada a este tema pero al final habrá por lo menos una más. En esta explicaré el último tipo de validación de datos que nos quedaba por ver.

Se trata de Validaciones Personalizadas. Con este tipo de validaciones podemos crear controles mucho más potentes y complejos que con los otros tipos de validación. Mediante expresiones que pueden ser evaluadas como verdaderas o falsas podemos conseguir cosas sorprendentes.

En estos dos vídeos que publico hoy haremos varios ejemplos que os ayudarán a comprender como se crean y funcionan las validaciones personalizadas. Empezaremos creando una validación que controlará que no se puedan utilizar códigos repetidos a la hora de añadir nuevos productos a una lista, es decir evitaremos que se puedan duplicar datos.

Seguiremos con un ejemplo que controlará que el código de producto que usamos en una factura, exista en la lista de productos. Así no intentaremos vender productos que no existen. En el mismo ejemplo de la factura crearemos otra validación que controlará que el número de unidades que vendemos de un producto esté disponible en el Stock de ese producto.

Abandonaremos el ejemplo de la factura y crearemos dos validaciones más en un ejemplo relacionado con fechas. Empezaremos controlando que no se pueda dar como fecha de una cita, días que sean Sábados o Domingos.

Por último modificaremos este ejemplo para que además de en Sábados o Domingos no se puedan dar citas a una serie de fechas que nosotros señalaremos como festivos.

Esto es todo lo que explicaré en esta sesión. Como podéis ver son ejemplos algo diferentes a lo que habíamos hecho hasta ahora. Tengo más, pero los dejamos para la siguiente sesión que también la dedicaré íntegramente a este tipo de validaciones.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 04.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Volvemos a la temática Excel y en concreto retomamos las sesiones dedicadas a la Validación de Datos. Esta creo que será la penúltima sesión dedicada a este tema y la vamos a dedicar a las validaciones de Fechas, Horas y Longitud del Texto.

Con la primera podemos controlar la validez de fechas, por ejemplo podríamos crear validaciones para controlar que las fechas que se introducen son posteriores a la de hoy, o están entre un rango de fechas que nosotros establezcamos, etc...

La validación de horas es muy similar a la de fechas pero controlamos la validez de valores de tiempo. Por ejemplo que una cita sea a partir de una hora determinada, o dentro de un rango que nosotros establezcamos, etc...

Por último explicaré la validación de longitud de texto con la que podemos controlar que los datos que escribamos tengan una longitud adecuada. Por ejemplo un código postal debería tener 5 caracteres, un Nif 9, una cuenta bancaria 20, etc...

Para las tres validaciones realizaremos ejemplos muy sencillos pero luego lo complicaremos un poco más y haremos ejemplos más avanzados mediante el uso de fórmulas. Por ejemplo, en el caso de las horas realizaremos una validación para que la hora de una cita se adapte al horario que tenemos para cada día de la semana. Por ejemplo, si la cita es para un día que se corresponde con un Lunes, la hora de la cita deberá adaptarse al horario que tendremos establecido para ese día.

Con cada uno de los tipos de validación que explico comentaremos de nuevo el uso de la casilla "Omitir Blancos" que como ya conocéis tiene un comportamiento muy curioso.

Con esta sesión acabaremos con los tipos de validación "normales" y la última la dedicaremos a crear validaciones personalizadas. En ellas haremos uso de fórmulas pero de una  manera mucho más potente y avanzada de lo que hemos hecho hasta ahora, ya lo veréis.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Para celebrar los 2.000 suscriptores en YouTube aquí os traigo la siguiente sesión dedicada a la Validación de Datos en Excel 2010.

En esta ocasión dedicamos los dos vídeos que componen la sesión al uso de validaciones de listas. Con este tipo de validación podemos limitar los valores que se permiten en las celdas a los que indiquemos nosotros en una lista. Este tipo de validación permite que en las propias celdas aparezca un desplegable que al ser pulsado muestra las opciones que componen la lista de valores permitidos y así las podemos rellenar fácilmente.

En los vídeos veremos que esta lista de valores se puede establecer de muchas maneras diferentes. Podemos desde escribir los valores directamente en la validación, hasta utilizar fórmulas para crear la lista. Esta última posibilidad nos permitirá crear validaciones muy potentes e interesantes.

Crearemos cinco ejemplos que irán aumentando la dificultad poco a poco, iremos desde lo más sencillo hasta lo más complicado. Entre otras cosas crearemos una validación de dos listas, los valores que aparecerán en la segunda, dependerán de lo que está seleccionado en la primera. En este ejemplo hasta escribiremos algo de código VBA para mejorar lo que podemos conseguir con la validación de listas.

En esta sesión volveré a comentar el uso de la casilla "Omitir blancos" ya que su funcionamiento cambia algo respecto a la primera explicación que di sobre este tema. Ya veréis que es muy curioso lo que permite hacer esta casilla con validaciones de lista.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Superando zancadillas de todo tipo seguimos con el curso de Excel 2010. Continuamos con las sesiones dedicadas a la Validación de Datos. Recordad que con esta herramienta podemos controlar la validez de los datos que se introducen en las celdas, así podemos evitar las equivocaciones que pueden cometer los usuarios de nuestras hojas de cálculo. Esta será la segunda sesión dedicada a este tema y en ella principalmente vamos a ver lo siguiente.

Empezaremos con un par de ejemplos muy sencillos con los que seguiré explicando detalles u opciones generales que se pueden aplicar a todos los tipos de validación. Buena parte de la primera sesión la dediqué a este tema pero todavía quedaban algunas opciones por comentar. En estos dos ejemplos usaré la validación "Decimal".

Este tipo de validación solo permite introducir valores numéricos, pero en este caso sí que permite valores decimales. El tipo "Número entero" que usé en la sesión anterior permitía solo números pero sin decimales.

Por último en esta sesión empezaremos a utilizar fórmulas para establecer las opciones de la validación. Por ejemplo, si elijo como criterio en la validación que los datos introducidos deben estar entre un rango concreto... este rango lo puedo indicar con cantidades fijas o usando fórmulas. Bueno pues con esta última posibilidad vais a ver como las posibilidades que se abren son prácticamente infinitas. Acabaremos realizando un ejemplo en el que controlaremos que las unidades que se venden en una factura, no sean más de las que tenemos en el stock del producto que vendemos.

Con este último ejemplo es cuando realmente empezaremos a ver el "poder oculto" de esta herramienta y en las próximas sesiones veréis ejemplos muy interesantes de lo que se puede llegar a realizar.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el curso de Excel 2010 pero cambiando completamente de registro. Abandonamos por unas sesiones las funciones de Excel y paso a explicar una de las herramientas más interesantes que tiene, Validación de Datos.

Esta herramienta es una de las posibilidades que ofrece Excel para que controlemos la validez de la información con la que se trabaja en los documentos. Con ella podemos establecer normas que marcarán la validez de los datos que se introducen en las celdas. Por ejemplo podemos controlar si lo que se introduce en las celdas son números, fechas o alguna de las otras posibilidades que ofrece la herramienta. También podemos establecer valores máximos, mínimos o intervalos que deben cumplir los datos que se introducen para ser considerados válidos.

Otra posibilidad muy interesante que permite esta herramienta es la de usar listas. Podemos  dar la opción de rellenar las celdas seleccionando valores de listas creadas con validación y todo lo que se salga de esas listas no será permitido. Esto solo es una pequeña parte de lo que se puede hacer, ya veréis que aunque esta herramienta tiene sus cosas "raras" es muy potente.

En esta sesión, la primera que vamos a dedicarle no vamos a crear validaciones muy complicadas. La vamos a dedicar a explicar las opciones generales que tiene esta herramienta y en las siguientes sesiones crearemos ejemplos usando todos los tipos de validación que podemos crear. Veremos ejemplos mucho más avanzados que en esta sesión.

Esta sesión ha quedado muy sencilla pero esa era mi idea, una primera sesión muy sencilla para ver las opciones generales de Validación de Datos que son muchas.

Curso Excel 2010. Funciones de Búsqueda y Referencia: Indirecto. Sesión 03.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Vuelta al cole!!!! Aquí estoy de nuevo, después de una pequeña interrupción por unas mini vacaciones y la vuelta al cole de la enana de la casa, aquí tenéis una nueva sesión del curso de Excel 2010. Seguimos con las sesiones dedicadas a las funciones de Excel y en esta ocasión volvemos a las funciones de Búsqueda y Referencia.

Todavía no he acabado con las funciones que permiten calcular máximos, mínimos y promedios pero creo que ya es necesario que explique ciertas funciones que nos van a permitir realizar ejemplos más avanzados. En concreto esta sesión la vamos a dedicar a la función INDIRECTO que pertenecería a las de Referencia.

Esta función permite crear referencias partiendo de texto. Ya sé que esto suena un poco raro pero una vez que veáis el vídeo os quedará muy claro para que se puede usar. En muchas ocasiones necesitamos que una referencia que usamos en una fórmula cambie dependiendo de alguna condición. Por ejemplo puede haber rangos de datos que cambien o que se les añada más datos. Estos nuevos datos no se tendrán en cuenta si no se quedan dentro del rango que se indique en la fórmula. Bueno, pues este tipo de situaciones se pueden solucionar con Indirecto.

En el vídeo explico tres ejemplos muy diferentes, incluso en uno de ellos lo combino con validación de datos. Usaremos Indirecto para crear una validación de datos de tipo lista pero en este caso la lista no tiene un número fijo de elementos. Con Indirecto lograremos que el rango de origen de la lista cambie dependiendo de cuantos datos tengamos escritos en las celdas.

Lo que os digo, después de ver el vídeo os quedará mucho más claro para que se puede usar y seguramente recordaréis situaciones que no habéis sabido solucionar por no conocer esta función. A partir de ahora en las explicaciones del resto de funciones que veremos, los ejemplos podrán ser mucho más potentes usando esta función, ya lo veréis.

Curso Excel 2010. Funciones Estadísticas: Promedio, Promedio.Si, Promedio.Si.Conjunto. Sesión 06.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Nueva sesión del curso de Excel 2010. De nuevo dedicada a las funciones estadísticas que permiten calcular máximos, mínimos y promedios. Pensaba que esta sería la última que dedicaría a estas funciones pero los ejemplos que he planteado han quedado un poco largos y todavía queda una más...

En estos dos vídeos explico detalles que quedaron pendientes de las funciones PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Sobre todo voy a explicar el uso de criterios parciales en estas funciones. Usaremos el * y el ?, estos dos caracteres comodín permiten crear este tipo de criterios.

También profundizaremos más en la creación de criterios variables, es algo que toqué en la sesión anterior pero aquí vamos un poco más lejos.

Uno de los ejemplos que realizaremos en el vídeo lo solucionaremos con fórmulas matriciales. Recordad que estas dos funciones no están disponibles en versiones anteriores a la 2007 pero se pueden conseguir los mismos resultados mediante el uso de fórmulas matriciales. Así seguimos aprendiendo más sobre este tipo de fórmulas.

Para la creación de los ejemplos también usaremos algo de Validación de Datos y un par de funciones nuevas, LARGO e IZQUIERDA. Son dos funciones muy sencillas que pertenecen a la categoría de Funciones de Texto, pero muy útiles como veremos en los vídeos.

Os recomiendo mucho que no os perdáis los vídeos, creo que es muy interesante la manera en la que usamos las funciones anidadas y os pueden dar ideas para crear fórmulas más complejas que las que estáis acostumbrados a crear.

Curso Excel 2010. Funciones Estadísticas: Promedio, Promedio.Si, Promedio.Si.Conjunto. Sesión 05.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más sesiones aun a riesgo de quemar mi equipo, que calor!!!!! Continuamos con las funciones estadísticas en Excel 2010 y aquí tenéis la segunda parte de las sesiones que voy a dedicar a las que nos permiten calcular máximos, mínimos y promedios.

En realidad los dos vídeos que componen esta sesión los dedico por completo a funciones que permiten calcular medias. En la sesión anterior conocimos la función PROMEDIO, en esta voy a explicar PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO. La diferencia entre estas funciones y PROMEDIO es que permiten indicar condiciones para decidir que celdas se usan a la hora de calcular las medias.

PROMEDIO.SI permite indicar una condición y PROMEDIO.SI.CONJUNTO varias, prácticamente todas las que necesitemos, hay un margen muy amplio. Por ejemplo imaginaros que tenemos una lista de personas en la que se indica si son mujer u hombre y además aparece su edad. Ahora nos dicen que necesitan conocer la edad media de las mujeres que aparecen en la lista. Esto lo podríamos solucionar con PROMEDIO.SI, esta función nos permitiría indicar una condición, en este caso que sean mujeres y solo tendría en cuenta para la media las celdas que cumplan esa condición.

Esto es solo un ejemplo pero es muy claro para entender que se puede hacer con ellas. Un detalle que hay que conocer de estas funciones es que no están disponibles para las versiones de Excel anteriores  a la 2007. Para solucionar esto, en los vídeos, repetiremos dos ejemplos solucionados con estas funciones pero con fórmulas matriciales. Con ellas podríamos conseguir estos resultados en versiones anteriores. Así seguimos profundizando más en la creación de este tipo de fórmulas.

Esto es a grande rasgos lo que podemos ver en los dos vídeos que os presento hoy. Hay algún detalle más, como algo de validación de datos, pero no es el tema principal de esta sesión.

Curso Excel 2010. Funciones Estadísticas: Contar, Contar.Blanco, Contar.Si. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con las sesiones dedicadas a Excel 2010 y también continuamos con las sesiones dedicadas a las funciones que nos permiten contar celdas dentro de las funciones Estadísticas. En esta sesión vamos a ver varias cosas pero estas son las principales.

Para empezar explicaré otra manera de usar rangos que pueden cambiar de tamaño cuando los usamos como argumento en las funciones. En la sesión anterior os comente que cuando no sabemos si un rango de datos puede crecer, si puede aumentar el número de filas o disminuir, podíamos usar columnas enteras para evitar estos problemas. En esta sesión os voy a explicar otra manera de solucionarlo, con las Tablas de Excel. Como todo en Excel, esta solución tiene sus pros y sus contras pero conviene que la conozcamos.

Continuaremos en la sesión explicando una función nueva CONTAR.BLANCO. Esta función permite contar celdas que están vacías. Cuando acabemos con ella veremos más ejemplos de la función CONTAR.SI. Entre todos los ejemplos que veremos yo destacaría en los que explicaré como usar criterios de texto parciales, mediante el uso de los siguientes caracteres comodín, ? y *. Habrá más ejemplos pero creo que estos son los más destacables.

Cuando finalice con esos ejemplos explicaré como podemos usar la función CONTAR.SI para crear validaciones de datos personalizadas. Haremos un ejemplo en el que usando esta función evitaremos que se puedan meter valores duplicados en una columna de datos. No voy a explicar con todo detalle Validación de Datos, esta herramienta tendrá sus propias sesiones. Pero así veremos lo importante que son las funciones en Excel y como sin ellas no se podrían crear cosas avanzadas en el programa.

Como contar celdas con varias condiciones lo dejaremos para la siguiente sesión, esta ya ha quedado muy larga y era demasiado contenido para una sola sesión. Veremos CONTAR.SI.CONJUNTO y daremos unos pequeños pasos por el "interesante" mundo de las fórmulas matriciales, que entre otras cosas permiten contar celdas que cumplan varias condiciones. De hecho, en versiones anteriores a la 2007 prácticamente era la única manera de hacerlo.