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domingo, 2 de diciembre de 2012

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 04.






Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Volvemos a la temática Excel y en concreto retomamos las sesiones dedicadas a la Validación de Datos. Esta creo que será la penúltima sesión dedicada a este tema y la vamos a dedicar a las validaciones de Fechas, Horas y Longitud del Texto.

Con la primera podemos controlar la validez de fechas, por ejemplo podríamos crear validaciones para controlar que las fechas que se introducen son posteriores a la de hoy, o están entre un rango de fechas que nosotros establezcamos, etc...

La validación de horas es muy similar a la de fechas pero controlamos la validez de valores de tiempo. Por ejemplo que una cita sea a partir de una hora determinada, o dentro de un rango que nosotros establezcamos, etc...

Por último explicaré la validación de longitud de texto con la que podemos controlar que los datos que escribamos tengan una longitud adecuada. Por ejemplo un código postal debería tener 5 caracteres, un Nif 9, una cuenta bancaria 20, etc...

Para las tres validaciones realizaremos ejemplos muy sencillos pero luego lo complicaremos un poco más y haremos ejemplos más avanzados mediante el uso de fórmulas. Por ejemplo, en el caso de las horas realizaremos una validación para que la hora de una cita se adapte al horario que tenemos para cada día de la semana. Por ejemplo, si la cita es para un día que se corresponde con un Lunes, la hora de la cita deberá adaptarse al horario que tendremos establecido para ese día.

Con cada uno de los tipos de validación que explico comentaremos de nuevo el uso de la casilla "Omitir Blancos" que como ya conocéis tiene un comportamiento muy curioso.

Con esta sesión acabaremos con los tipos de validación "normales" y la última la dedicaremos a crear validaciones personalizadas. En ellas haremos uso de fórmulas pero de una  manera mucho más potente y avanzada de lo que hemos hecho hasta ahora, ya lo veréis.

viernes, 12 de octubre de 2012

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 03.






Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Para celebrar los 2.000 suscriptores en YouTube aquí os traigo la siguiente sesión dedicada a la Validación de Datos en Excel 2010.

En esta ocasión dedicamos los dos vídeos que componen la sesión al uso de validaciones de listas. Con este tipo de validación podemos limitar los valores que se permiten en las celdas a los que indiquemos nosotros en una lista. Este tipo de validación permite que en las propias celdas aparezca un desplegable que al ser pulsado muestra las opciones que componen la lista de valores permitidos y así las podemos rellenar fácilmente.

En los vídeos veremos que esta lista de valores se puede establecer de muchas maneras diferentes. Podemos desde escribir los valores directamente en la validación, hasta utilizar fórmulas para crear la lista. Esta última posibilidad nos permitirá crear validaciones muy potentes e interesantes.

Crearemos cinco ejemplos que irán aumentando la dificultad poco a poco, iremos desde lo más sencillo hasta lo más complicado. Entre otras cosas crearemos una validación de dos listas, los valores que aparecerán en la segunda, dependerán de lo que está seleccionado en la primera. En este ejemplo hasta escribiremos algo de código VBA para mejorar lo que podemos conseguir con la validación de listas.

En esta sesión volveré a comentar el uso de la casilla "Omitir blancos" ya que su funcionamiento cambia algo respecto a la primera explicación que di sobre este tema. Ya veréis que es muy curioso lo que permite hacer esta casilla con validaciones de lista.

sábado, 15 de septiembre de 2012

Curso Excel 2010. Funciones de Búsqueda y Referencia: Indirecto. Sesión 03.






Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Vuelta al cole!!!! Aquí estoy de nuevo, después de una pequeña interrupción por unas mini vacaciones y la vuelta al cole de la enana de la casa, aquí tenéis una nueva sesión del curso de Excel 2010. Seguimos con las sesiones dedicadas a las funciones de Excel y en esta ocasión volvemos a las funciones de Búsqueda y Referencia.

Todavía no he acabado con las funciones que permiten calcular máximos, mínimos y promedios pero creo que ya es necesario que explique ciertas funciones que nos van a permitir realizar ejemplos más avanzados. En concreto esta sesión la vamos a dedicar a la función INDIRECTO que pertenecería a las de Referencia.

Esta función permite crear referencias partiendo de texto. Ya sé que esto suena un poco raro pero una vez que veáis el vídeo os quedará muy claro para que se puede usar. En muchas ocasiones necesitamos que una referencia que usamos en una fórmula cambie dependiendo de alguna condición. Por ejemplo puede haber rangos de datos que cambien o que se les añada más datos. Estos nuevos datos no se tendrán en cuenta si no se quedan dentro del rango que se indique en la fórmula. Bueno, pues este tipo de situaciones se pueden solucionar con Indirecto.

En el vídeo explico tres ejemplos muy diferentes, incluso en uno de ellos lo combino con validación de datos. Usaremos Indirecto para crear una validación de datos de tipo lista pero en este caso la lista no tiene un número fijo de elementos. Con Indirecto lograremos que el rango de origen de la lista cambie dependiendo de cuantos datos tengamos escritos en las celdas.

Lo que os digo, después de ver el vídeo os quedará mucho más claro para que se puede usar y seguramente recordaréis situaciones que no habéis sabido solucionar por no conocer esta función. A partir de ahora en las explicaciones del resto de funciones que veremos, los ejemplos podrán ser mucho más potentes usando esta función, ya lo veréis.

domingo, 26 de agosto de 2012

Curso Excel 2010. Funciones Estadísticas: Promedio, Promedio.Si, Promedio.Si.Conjunto. Sesión 06.






Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Nueva sesión del curso de Excel 2010. De nuevo dedicada a las funciones estadísticas que permiten calcular máximos, mínimos y promedios. Pensaba que esta sería la última que dedicaría a estas funciones pero los ejemplos que he planteado han quedado un poco largos y todavía queda una más...

En estos dos vídeos explico detalles que quedaron pendientes de las funciones PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Sobre todo voy a explicar el uso de criterios parciales en estas funciones. Usaremos el * y el ?, estos dos caracteres comodín permiten crear este tipo de criterios.

También profundizaremos más en la creación de criterios variables, es algo que toqué en la sesión anterior pero aquí vamos un poco más lejos.

Uno de los ejemplos que realizaremos en el vídeo lo solucionaremos con fórmulas matriciales. Recordad que estas dos funciones no están disponibles en versiones anteriores a la 2007 pero se pueden conseguir los mismos resultados mediante el uso de fórmulas matriciales. Así seguimos aprendiendo más sobre este tipo de fórmulas.

Para la creación de los ejemplos también usaremos algo de Validación de Datos y un par de funciones nuevas, LARGO e IZQUIERDA. Son dos funciones muy sencillas que pertenecen a la categoría de Funciones de Texto, pero muy útiles como veremos en los vídeos.

Os recomiendo mucho que no os perdáis los vídeos, creo que es muy interesante la manera en la que usamos las funciones anidadas y os pueden dar ideas para crear fórmulas más complejas que las que estáis acostumbrados a crear.

lunes, 20 de agosto de 2012

Curso Excel 2010. Funciones Estadísticas: Promedio, Promedio.Si, Promedio.Si.Conjunto. Sesión 05.






Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más sesiones aun a riesgo de quemar mi equipo, que calor!!!!! Continuamos con las funciones estadísticas en Excel 2010 y aquí tenéis la segunda parte de las sesiones que voy a dedicar a las que nos permiten calcular máximos, mínimos y promedios.

En realidad los dos vídeos que componen esta sesión los dedico por completo a funciones que permiten calcular medias. En la sesión anterior conocimos la función PROMEDIO, en esta voy a explicar PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO. La diferencia entre estas funciones y PROMEDIO es que permiten indicar condiciones para decidir que celdas se usan a la hora de calcular las medias.

PROMEDIO.SI permite indicar una condición y PROMEDIO.SI.CONJUNTO varias, prácticamente todas las que necesitemos, hay un margen muy amplio. Por ejemplo imaginaros que tenemos una lista de personas en la que se indica si son mujer u hombre y además aparece su edad. Ahora nos dicen que necesitan conocer la edad media de las mujeres que aparecen en la lista. Esto lo podríamos solucionar con PROMEDIO.SI, esta función nos permitiría indicar una condición, en este caso que sean mujeres y solo tendría en cuenta para la media las celdas que cumplan esa condición.

Esto es solo un ejemplo pero es muy claro para entender que se puede hacer con ellas. Un detalle que hay que conocer de estas funciones es que no están disponibles para las versiones de Excel anteriores  a la 2007. Para solucionar esto, en los vídeos, repetiremos dos ejemplos solucionados con estas funciones pero con fórmulas matriciales. Con ellas podríamos conseguir estos resultados en versiones anteriores. Así seguimos profundizando más en la creación de este tipo de fórmulas.

Esto es a grande rasgos lo que podemos ver en los dos vídeos que os presento hoy. Hay algún detalle más, como algo de validación de datos, pero no es el tema principal de esta sesión.