Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.

Una de las opciones más interesantes y desconocidas que tienen los Filtros Avanzados, es la de obtener Registros Únicos. Por ejemplo, con esta opción, podemos crear listas de Valores Únicos que posteriormente podemos usar en otras herramientas de Excel como lista de opciones a seleccionar. Este va ser el tema principal de esta sesión, pero como siembre habrá mucho más.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Filtros Avanz...xlsm
Acceso a los vídeos en Youtube:

Esta sesión, al igual que la anterior, también es un poco especial. Principalmente, el objetivo de esta sesión es explicar la opción de Registros Únicos de los Filtros Avanzados. Está opción, está pensada para obtener listas únicas de registros, pero en realidad esconde dos funciones: Podemos obtener listas únicas de registros y de valores. En realidad, el uso más habitual que se le suele dar a esta opción es el de obtener listas de valores. Por ejemplo, imaginemos que tenemos un listado de Clientes y necesitamos obtener la lista de ciudades en la que tenemos clientes... Bueno pues con esta opción lo podría conseguir, obtendría de las ciudades de los clientes una lista de ciudades únicas, una lista de valores únicos. Aunque tenga por ejemplo 10 clientes en Madrid, esta ciudad solo aparecerá una sola vez en la lista, al igual que el resto de ciudades en las que tengamos clientes. Se puede decir que obtenemos los valores que aparecen en unos datos, pero sin repeticiones, una sola vez cada valor.

El anterior sería el ejemplo más típico de esta opción, obtenemos los valores únicos de una columna de datos. Pero, esta opción debe su nombre, Registros Únicos, a obtener valores únicos en varias columnas de datos. Encontrar un uso de esta posibilidad es más difícil, pero por ejemplo vamos a imaginar que tenemos una tabla de Ventas y en esa tabla tenemos guardada la información de los nombres de los clientes por separado, una columna para el nombre y otra para cada uno de los apellidos. Bueno pues con esta opción podríamos obtener los nombres de los clientes de forma única, ya que comprobaría la unicidad del dato en estas tres columnas. Es decir, devolvería las combinaciones únicas de las tres columnas. Este uso es un poco más confuso de explicar y de contar sin verlo en acción, lo mejor es que lo veáis en el vídeo con un ejemplo.

En Access, también existe esta opción, pero en ese caso son opciones separadas. Hay una opción para Valores Únicos y otra para Registros Únicos, pero en ambos casos el funcionamiento es similar a lo que os explico en esta sesión, solo que en Excel, se hace con una sola opción. Por lo tanto, la opción de Registros Únicos es el tema principal u objetivo de esta sesión. Pero, como siempre, os he preparado más material para que sigamos viendo cómo podemos utilizar los Filtros Avanzados junto con otras herramientas.

En este caso he preparado un ejercicio en el que utilizaremos una lista de valores únicos junto con validación de datos. Esta lista obtenida con un Filtro Avanzado la utilizaremos como lista de opciones a seleccionar en un criterio, para otro filtro avanzado. Es muy interesante este ejercicio, por que veremos cómo mantener actualizada la lista de opciones automáticamente. El ejemplo concreto es que crearemos una lista de ciudades de unos trabajadores, bueno pues conseguiremos que cuando se modifiquen o se añadan ciudades a esa lista de trabajadores, la lista de ciudades se actualice automáticamente, sin que nosotros tengamos que aplicar el filtro de forma manual. Para conseguir esto, vamos a utilizar Programación, Macros, Fórmulas, Validaciones de Datos... Aunque es un poco largo, creo que es de los mejores ejemplos que he creado hasta ahora y de los que más ideas podéis sacar para vuestros documentos.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

Filtros Avanzados en Excel 2010. 5ª Parte. David Asurmendi.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 28m 40s.
• Duración Vídeo 2: 28m 31s.

Hasta la próxima sesión, en ella crearemos un gran ejercicio ;)

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 4ª Parte.

Esta sesión dedicada a los Filtros Avanzados es un poco extraña, ya que no voy a tocar ninguna característica nueva fundamental de los filtros, pero contiene muchísimos detalles del funcionamiento que tiene esta herramienta. Entre otras cosas os voy a explicar cómo utilizar el criterio igual, que aunque os lo parezca, realmente no lo estabais usando hasta ahora. Y también os voy a mostrar alguna situación problemática que nos podemos encontrar en el uso de los Filtros Avanzados.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Filtros Avanz...xlsm
Acceso a los vídeos en Youtube:

En esta sesión, como ya os he dicho me voy a centrar en dos detalles muy importantes del uso de los Filtros Avanzados. Para empezar os voy a enseñar a utilizar el igual en los criterios. Aunque a vosotros os lo parezca, realmente no estábamos utilizando el igual como criterio en la mayoría de los casos que hemos planteado en las sesiones anteriores. Cuando trabajamos con columnas de tipo texto, habitualmente cuando queremos plantear un criterio de igualdad, no ponemos el igual en el criterio. Simplemente se indica la celda en la que está el valor escrito y con eso se piensa que ya está. Pero hoy os vais a llevar una sorpresa, eso no es así, si no ponemos criterio se usa el criterio Empieza por. Es decir no busca que el dato sea igual al criterio, devuelve los registros que empiezan por lo que indiquemos en el criterio. En esta sesión os voy a explicar cómo se debería plantear el criterio para utilizar el igual. Además de eso, en esta primera parte, también volveremos a usar los Filtros Avanzados junto con otras herramientas: Macros, Fórmulas, Validaciones... E incluso modificaremos una macro, entraremos al Editor de Visual Basic para cambiar un poco el código Visual Basic que tenemos en una Macro grabada.

En la segunda parte, os voy a explicar uno de los comportamientos caprichosos que a veces nos podemos encontrar en los filtros avanzados, en concreto con los campos numéricos. Precisamente el otro día alguien me planteaba una duda que es justo lo que voy a explicar aquí. Para los criterios usaba una fórmula tal y como os he explicado en las sesiones anteriores, pero a la hora de no aplicar criterios en un dato numérico, el filtro no le devolvía todos los resultados. No mostraba todas las filas de datos al establecer con una fórmula que no debía haber criterio. Bueno pues esto es justo lo que os voy a explicar en la segunda parte de la sesión. No os creáis que esto puede ser algo aislado con lo que nunca os vais a encontrar, porque seguramente tarde o temprano os lo encontraréis, es algo que sucede más a menudo de lo que os podéis pensar.

En esta segunda parte también volveremos a utilizar los filtros junto con otras herramientas, pero como novedades principales usaremos dos cosas que todavía no habíamos utilizado. Utilizaremos un Cuadro Combinado para establecer un criterio y ocultaremos la zona de criterios para que no esté visible, para que sólo puedan crear los criterios con la zona que crearemos nosotros para interactuar.

Ya os digo que es una sesión un poco extraña porque no explico una "gran opción" de los Filtros Avanzados, pero explico muchos detalles de su funcionamiento y utilizamos muchísimas herramientas de Excel junto con los filtros, más de las que habíamos utilizado hasta ahora.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

Filtros Avanzados en Excel 2010. 4ª Parte.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 4ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 25m 12s.
• Duración Vídeo 2: 22m 53s.

*Siguiente sesión*:

• 28/10/2015: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 06.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Aquí estoy de nuevo. Ha pasado mucho tiempo desde la última vez que publiqué nuevo material. Se han juntado varias circunstancias que ya he comentado y que hacen que tenga poco tiempo disponible pero en la medida de lo posible intentaré seguir publicando nuevo material. En esta ocasión publico la última sesión dedicada a la Validación de Datos en Excel 2010. Seguiré publicando material sobre esta herramienta pero junto con otras posibilidades que ofrece Excel, por ejemplo con Filtros o Filtros Avanzados.

En esta sesión sigo creando ejemplos de Validación de Datos Personalizadas con Fórmulas y Funciones. En la sesión anterior ya creamos varios y en esta seguimos con dos validaciones, en la primera controlaremos que a la hora de dar una cita a un cliente no se puedan dar citas en el mismo día a la misma hora.

La segunda servirá para controlar la validez de un Nif. Este código identifica a cada uno de los Españoles y contiene un carácter de control que se puede obtener realizando un cálculo. Así se consigue saber si el Nif introducido es correcto. En la validación controlaremos que el carácter de control introducido es válido, pero solo para los Nifs de personas Españolas. Las personas inmigrantes tienen documentos de identificación similares pero tienen alguna diferencia que complicaría mucho realizar una validación que controle todos los casos. Eso os lo dejo a vosotros como ejercicio práctico.

Sobre todo, lo que me interesa de esta sesión es que veáis como usando Funciones se pueden realizar cosas muy interesantes. En la sesión usaremos funciones como Contar.Si.Conjunto, Residuo, Extraer, Izquierda, Derecha, Y, Largo, etc... También explicaré el funcionamiento de la casilla "Omitir Blancos" con este tipo de validaciones.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 05.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con las sesiones dedicadas a la Validación de Datos en Excel 2010. Esta sesión pensaba que sería la última dedicada a este tema pero al final habrá por lo menos una más. En esta explicaré el último tipo de validación de datos que nos quedaba por ver.

Se trata de Validaciones Personalizadas. Con este tipo de validaciones podemos crear controles mucho más potentes y complejos que con los otros tipos de validación. Mediante expresiones que pueden ser evaluadas como verdaderas o falsas podemos conseguir cosas sorprendentes.

En estos dos vídeos que publico hoy haremos varios ejemplos que os ayudarán a comprender como se crean y funcionan las validaciones personalizadas. Empezaremos creando una validación que controlará que no se puedan utilizar códigos repetidos a la hora de añadir nuevos productos a una lista, es decir evitaremos que se puedan duplicar datos.

Seguiremos con un ejemplo que controlará que el código de producto que usamos en una factura, exista en la lista de productos. Así no intentaremos vender productos que no existen. En el mismo ejemplo de la factura crearemos otra validación que controlará que el número de unidades que vendemos de un producto esté disponible en el Stock de ese producto.

Abandonaremos el ejemplo de la factura y crearemos dos validaciones más en un ejemplo relacionado con fechas. Empezaremos controlando que no se pueda dar como fecha de una cita, días que sean Sábados o Domingos.

Por último modificaremos este ejemplo para que además de en Sábados o Domingos no se puedan dar citas a una serie de fechas que nosotros señalaremos como festivos.

Esto es todo lo que explicaré en esta sesión. Como podéis ver son ejemplos algo diferentes a lo que habíamos hecho hasta ahora. Tengo más, pero los dejamos para la siguiente sesión que también la dedicaré íntegramente a este tipo de validaciones.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 02.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Superando zancadillas de todo tipo seguimos con el curso de Excel 2010. Continuamos con las sesiones dedicadas a la Validación de Datos. Recordad que con esta herramienta podemos controlar la validez de los datos que se introducen en las celdas, así podemos evitar las equivocaciones que pueden cometer los usuarios de nuestras hojas de cálculo. Esta será la segunda sesión dedicada a este tema y en ella principalmente vamos a ver lo siguiente.

Empezaremos con un par de ejemplos muy sencillos con los que seguiré explicando detalles u opciones generales que se pueden aplicar a todos los tipos de validación. Buena parte de la primera sesión la dediqué a este tema pero todavía quedaban algunas opciones por comentar. En estos dos ejemplos usaré la validación "Decimal".

Este tipo de validación solo permite introducir valores numéricos, pero en este caso sí que permite valores decimales. El tipo "Número entero" que usé en la sesión anterior permitía solo números pero sin decimales.

Por último en esta sesión empezaremos a utilizar fórmulas para establecer las opciones de la validación. Por ejemplo, si elijo como criterio en la validación que los datos introducidos deben estar entre un rango concreto... este rango lo puedo indicar con cantidades fijas o usando fórmulas. Bueno pues con esta última posibilidad vais a ver como las posibilidades que se abren son prácticamente infinitas. Acabaremos realizando un ejemplo en el que controlaremos que las unidades que se venden en una factura, no sean más de las que tenemos en el stock del producto que vendemos.

Con este último ejemplo es cuando realmente empezaremos a ver el "poder oculto" de esta herramienta y en las próximas sesiones veréis ejemplos muy interesantes de lo que se puede llegar a realizar.

Curso Excel 2010. Validación de Datos. Sesión 01.

Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el curso de Excel 2010 pero cambiando completamente de registro. Abandonamos por unas sesiones las funciones de Excel y paso a explicar una de las herramientas más interesantes que tiene, Validación de Datos.

Esta herramienta es una de las posibilidades que ofrece Excel para que controlemos la validez de la información con la que se trabaja en los documentos. Con ella podemos establecer normas que marcarán la validez de los datos que se introducen en las celdas. Por ejemplo podemos controlar si lo que se introduce en las celdas son números, fechas o alguna de las otras posibilidades que ofrece la herramienta. También podemos establecer valores máximos, mínimos o intervalos que deben cumplir los datos que se introducen para ser considerados válidos.

Otra posibilidad muy interesante que permite esta herramienta es la de usar listas. Podemos  dar la opción de rellenar las celdas seleccionando valores de listas creadas con validación y todo lo que se salga de esas listas no será permitido. Esto solo es una pequeña parte de lo que se puede hacer, ya veréis que aunque esta herramienta tiene sus cosas "raras" es muy potente.

En esta sesión, la primera que vamos a dedicarle no vamos a crear validaciones muy complicadas. La vamos a dedicar a explicar las opciones generales que tiene esta herramienta y en las siguientes sesiones crearemos ejemplos usando todos los tipos de validación que podemos crear. Veremos ejemplos mucho más avanzados que en esta sesión.

Esta sesión ha quedado muy sencilla pero esa era mi idea, una primera sesión muy sencilla para ver las opciones generales de Validación de Datos que son muchas.