lunes, 3 de noviembre de 2014

Crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Introducción a las Fórmulas.


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Dentro del curso de Excel 2013, pasamos a un tema fundamental si os queréis convertir en expertos usuarios de Excel, empezamos con las Fórmulas. La mayoría de la gente que cree que tiene conocimientos de Excel, suele considerar temas avanzados herramientas como Tablas Dinámicas, Filtros, Solver, Macros, etc... Pero en realidad, la herramienta más potente que tiene Excel, son sus Fórmulas. Es una herramienta que se puede combinar con todas las herramientas de Excel llevando a estas, a niveles realmente avanzados. Por eso es tan importante dominar esta faceta de Excel y con este artículo empezamos a dar los primeros pasos básicos con ellas. Hay que tener en cuenta que en Excel, las fórmulas permiten realizar operaciones más allá de las operaciones matemáticas más habituales, como pueden ser las sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc... Por ejemplo con una fórmula de Excel podemos realizar búsquedas, obtener estadísticas, realizar operaciones con textos, trabajar con fechas y valores de tiempo, condicionar operaciones... Y muchas más cosas que vamos a ir viendo poco a poco. En definitiva son el "Alma" de Excel, están presentes en todas las herramientas que podemos utilizar en Excel. En este artículo vamos a empezar por lo más básico, pero debéis tener en cuenta que todo lo que os voy a contar sobre fórmulas en estos primeros artículos, son los cimientos de todo lo que va llegar después. Para este artículo voy a utilizar el siguiente documento de Excel que os dejo disponible en el siguiente enlace:
Abrimos el documento que habéis descargado y en la única hoja tenemos unos datos preparados para empezar a crear nuestras primeras fórmulas. Si se os abre el documento en la vista protegida, habilitar la edición. El primer paso para crear una fórmula siempre es seleccionar la celda en la que queremos que aparezca el resultado. El primer cálculo que queremos obtener debe aparecer en la celda B6, por lo tanto la seleccionamos. A continuación debemos indicar a Excel que vamos a crear una fórmula, esto se consigue escribiendo un igual, el símbolo del igual, =. Lo podéis escribir directamente en la celda o podéis hacerlo en la Barra de Formulas.

Escribimos el igual para empezar una fórmula.
Escribimos el igual para empezar una fórmula.

Siempre que Excel se encuentra un igual como primer carácter de una celda, entiende que se trata de una fórmula y la interpretará para obtener el resultado. Hay otra manera de indicar que vamos a crear una fórmula, también se puede escribir el símbolo de la suma, +. Esto es una herencia de Lotus 1-2-3, otra hoja de cálculo que tuvo bastante éxito hasta que Excel evoluciono y se convirtió en el "monstruo" que es ahora. Si lo queréis usar lo podéis hacer, pero en cuanto confirméis la fórmula Excel añadirá el igual.

Se puede usar el símbolo de la Suma para indicar que empezamos una fórmula.
Se puede usar el símbolo de la Suma para indicar que empezamos una fórmula.

En la parte izquierda de la imagen anterior, podemos ver como creo una fórmula en la que se multiplican dos celdas, usando el símbolo de sumar. En la parte de la derecha podemos ver como ha quedado la fórmula después de cerrarla, Excel añade el igual. Seguimos con la primera fórmula.

En el caso que nos ocupa, el primer resultado que queremos obtener es un total. Queremos la suma de los importes de los cuatro meses que tenemos en el ejemplo. Antes de empezar a solucionar este caso concreto os voy comentar algo que creo que es muy importante que tengáis en cuenta. Por ejemplo, en Excel, si lo necesito, puedo hacer una fórmula que me calcule las nóminas de unos trabajadores. Aunque puede parecer difícil, Excel no tiene limitaciones que impidan conseguir ese resultado. La limitación, va llegar de vuestro lado, de vosotros. Me explico, si vosotros no sabéis hacer el cálculo de una nómina en papel, sin ayuda de Excel... Excel no os ayudará, porque vosotros sois lo que tenéis que enseñar a Excel a calcular una nómina a través de una fórmula. En Excel deberíamos diseñar una fórmula, en la que cambiando los datos de entrada, los parámetros, obtengamos la nómina de cada trabajador. Por ejemplo pasando los datos del sueldo base y su antigüedad, obtendríamos la nómina de cada trabajador. Pero lo que os digo, si no sabéis hacer ese cálculo de forma manual, Excel no tiene una opción mágica que nos cree fórmulas para calcular nóminas.

Os cuento esto, porque en la mayoría de los casos deberíais llegar a Excel con una fórmula planteada y resuelta en papel para poder comparar el resultado con el que obtenéis en Excel. Si ambos coinciden, la fórmula que habéis hecho en Excel seguramente estará bien planteada. En este caso no hace falta, porque la fórmula que vamos a crear es muy sencilla, solo se trata de sumar celdas, pero en cálculos más complicados, sí que deberíais hacerlo así. Primero se plantea en papel y después creamos la fórmula en Excel.

Una vez comentado esto vamos con nuestro problema, debemos sumar los importes que tenemos en las celdas que van de la B2 a la B5. Para empezar, a la hora de crear las fórmulas se pueden tomar dos caminos: Escribir todo a mano o usar el ratón. Yo particularmente suelo tirar mucho de escribir todo a mano, pero esto ya son gustos personales de cada uno. Lo siguiente que os tengo que comentar, es que en una fórmula se pueden usar muchas cosas: Puedo usar valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones, operadores aritméticos, operadores de comparación... Para empezar vamos a usar referencias de celdas y operadores aritméticos. Una referencia a una celda es la manera que tengo de indicar que quiero usar una celda. Cada celda de Excel está identificada con una letra y un número. La letra identifica a la columna y el número identifica a la fila. La primera celda que queremos usar en nuestra fórmula es la celda B2, que contiene el importe de Enero. Por lo tanto lo siguiente que debe aparecer en nuestra fórmula es la referencia a esa celda. La podéis escribir o la podéis seleccionar con el ratón. Si lo hacéis de la segunda manera, Excel la escribirá por vosotros.

Usamos una referencia a una celda en una Fórmula de Excel.
Usamos una referencia a una celda en una Fórmula de Excel.

Al usar referencias a celdas en fórmulas da igual si la letra de la referencia está en mayúscula o minúscula. De hecho en cuanto cerremos la fórmula, Excel pondrá todas las letras en mayúsculas. Lo que sí es importante es el orden, es decir primero debe ir la letra y después el número. Por ejemplo no está bien poner 1A, 3B, etc... Seguimos.



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Hasta aquí le hemos dicho que en la celda B6, hay una fórmula en la que vamos a usar la celda B2. ¿Qué es lo siguiente? Bueno pues se trata de sumar las cuatro celdas que tenemos ahí, por lo tanto lo siguiente que le tenemos que indicar es que vamos a sumar, escribimos el símbolo de la suma.

Añadimos en la Fórmula el Operador de la Suma.
Añadimos en la Fórmula el Operador de la Suma.

Aquí vamos a comentar varias cosas. Para empezar, para los que tengan dudas con los espacios yo siempre coloco espacios entre los elementos que forman una fórmula. En este caso hay un espacio entre la B2 y el símbolo de la suma. No es obligatorio, pero como a mí me gusta que queden las fórmulas claras, sin que esté todo pegado, los añado. Más detalles.

En esta fórmula hemos usado un operador aritmético, el de la suma pero hay más operadores aritméticos y más tipos de operadores. En principio dentro de los operadores aritméticos tenemos los típicos para sumar, restar, multiplicar, dividir, etc... Pero hay más tipos. En la siguiente lista os muestro algunos de los más habituales que poco a poco iremos usando en estos artículos dedicados a las fórmulas.

  • ^: Para crear potencias.
  • * y /: Multiplicación y división.
  • + y -: Suma y Resta.
  • &: Operador para concatenar, permite unir textos.
  • =, <, >, >=, <= y <>: Operadores de comparación. Igual, menor, mayor, mayor o igual, menor o igual y diferente.

Hay algunas posibilidades más que de momento no os voy a contar. El orden en el que los he puesto aquí es muy importante pero de eso os hablaré en el próximo artículo. Seguimos con nuestra fórmula, ahora solo nos queda ir añadiendo el resto de referencias de celdas que queremos sumar y los símbolos de la suma necesarios.

Fórmula Completa.
Fórmula Completa.

Un detalle muy interesante de las fórmulas de Excel es el siguiente, si os fijáis en la imagen anterior cada una de las referencias que intervienen en la fórmula, tienen un color diferente. La B2 es azul, la B3 es roja, etc... Bueno pues si os fijáis más todavía, cada una de esas celdas que usamos en la fórmula también tienen un recuadro del mismo color, esto es muy interesante para cuando tengamos que resolver errores en las fórmulas. Una de las primeras cosas que deberíamos hacer es comprobar si hemos usado las celdas correctas, esta manera de identificar las referencias nos ayudará mucho en esa tarea. 

Bueno pues así ya tenemos nuestra fórmula para calcular el total, ahora debemos confirmarla. Podemos hacerlo pulsando la tecla Intro o Aceptar del teclado o en la Barra de Fórmulas podemos pulsar el botón con la V, el botón Introducir. De cualquiera de las dos maneras si todo ha ido bien, tendremos el resultado.

Podemos pulsar el botón Introducir para confirmar la Fórmula.
Podemos pulsar el botón Introducir para confirmar la Fórmula.
Fórmula finalizada mostrando el resultado.
Fórmula finalizada mostrando el resultado.

Una vez finalizada la fórmula vamos a comentar varias cosas. Para empezar fijaros que el resultado de la fórmula tiene el formato moneda y originalmente esa celda no lo tenía. Eso es así porque como todas las celdas que intervienen en la fórmula, tienen ese formato, la celda en la que está el resultado también lo coge. Más detalles.

Hemos empezado por una fórmula muy sencilla, que además es una simple suma. Seguro que muchos estaréis pensando, yo soy más listo que tú y uso el botón de Autosuma o Suma. Bueno... mi intención es que aprendáis bien a crear fórmulas, no que Excel os haga el trabajo. Vamos a probar esa posibilidad pero lo hago para mostraros porque no la tomo como una opción ahora mismo en el desarrollo del curso. La opción de Autosuma es útil cuando tenemos varios datos unos seguidos de los otros y queremos obtener un total, una suma. Por ejemplo aquí quiero sumar unos valores que forman una columna. Vamos a probarla, borramos el contenido de la celda B6, borramos la fórmula. Aseguraros que se queda seleccionada esa celda y la opción para sumar está situada en la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar.

Opción para crear una Autosuma o Suma.
Opción para crear una Autosuma o Suma.

Se trata del botón con el símbolo del Sumatorio. Al pulsarlo aparecerá una fórmula en la celda B6, una fórmula en la que se usa la Función SUMA.

Se usa la Función SUMA para calcular el total.
Se usa la Función SUMA para calcular el total.

Si confirmáis la fórmula veréis que obtenéis el mismo resultado. ¿Por qué no os explico este camino? Bueno pues porque usar ese botón implica usar funciones y ese es un tema más avanzado que dejamos para más adelante. Ahora mismo, es mucho más importante que aprendamos a crear fórmulas bien, que ahorrarnos tiempo al usar esta opción, ya llegaremos.

Para finalizar este artículo, simplemente comentaros que evidentemente cuando finalizáis una fórmula ya no se ve en el interior de la celda y no se ve la fórmula que contiene. Si queréis ver la fórmula sin perder el resultado para esto tenemos la Barra de Fórmulas. Si seleccionáis una celda que contiene una fórmula, en esa barra podréis verla.

En la Barra de Fórmulas mostramos la fórmula.
En la Barra de Fórmulas mostramos la fórmula.

Bueno, pues ya está, esto es todo lo que os quería contar en este artículo. En el siguiente, seguiremos profundizando más en las Fórmulas de Excel, esto que hemos visto hoy ni siquiera se puede considerar un arañazo...

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