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lunes, 25 de mayo de 2015

Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Valor predeterminado, Requerido y Listas de Valores.

Acabamos con las Propiedades de los Campos de tipo Texto en el Curso de Access 2010 y lo hacemos con dos propiedades muy sencillas que nos pueden ayudar a reducir el tiempo que dedicamos a rellenar datos y con una de las posibilidades que tenemos de crear listas de opciones. 

Curso: Access 2010
Formato:Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:Agenda v1.05.accdb
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Acceso al vídeo
en Youtube:
Una de las tareas más tediosas que nos podemos encontrar cuando trabajamos con Bases de Datos, es la de rellenar los Datos. Además si los datos se repiten, si habitualmente rellenamos casi siempre lo mismo, todavía nos da más sensación de pesadez. Casi todas las propiedades que estamos viendo sirven para controlar que los datos rellenados sean correctos, pero también hay alguna que nos puede ayudar a reducir el tiempo que dedicamos a rellenar datos repetidos, nos pueden ayudar a ganar tiempo. Entre ellas está la primera que os explico en esta sesión, la propiedad Valor predeterminado. Con esta propiedad podemos indicar que al crear un nuevo registro, al crear una nueva fila de datos, los campos ya tengan rellenado un dato. Evidentemente este dato que se rellene de forma automática debería ser el que más repitamos habitualmente en cada campo. Por ejemplo si casi todos mis clientes son de Madrid, debería establecer en la propiedad Valor predeterminado ese dato. Así cada vez que cree un nuevo cliente, la población ya aparecerá rellenada y solo la tendré que cambiar en los casos en los que sean de otras poblaciones. En definitiva es una propiedad que básicamente nos ofrece ganar tiempo, que no es poco.

Cuando acabemos con la propiedad anterior pasaremos a la propiedad Requerido. Esta propiedad usada con cuidado es muy interesante, ya que nos permite marcar que campos son de obligada cumplimentación. Es decir obliga a rellenar los campos en los que establezcamos la propiedad a Sí. Os digo que hay que usarla con cuidado porque si nos encontramos con que no tenemos uno de los datos que hay que rellenar, Access nos pondrá muchos problemas para continuar. Es una propiedad que hay que utilizar solo en los datos que realmente sean imprescindibles. Esta propiedad tiene un funcionamiento un poco curioso cuando trabaja con campos de tipo Texto lo que nos puede obligar a trabajar también con la propiedad Permitir longitud cero. En el vídeo os doy más detalles del uso combinado de estas dos propiedades.

Por último en esta sesión os voy a dar un primer método para crear Listas de Opciones. Utilizaremos una opción que tenemos en las propiedades para crear Listas de Valores. Crearemos un Cuadro Combinado que nos permitirá tanto escribir como seleccionar de una lista, para dar valor a un campo. Estas listas además de facilitar el paso de rellenar la información también pueden controlar lo que se rellena, ya que se puede limitar la entrada de datos en el campo a solo lo que aparece como opción en la lista. Por decirlo de alguna manera tienen su propia opción de validación.

Nada más. Esta es la última sesión dedicada a las Propiedades de los Campos de tipo Texto. A partir de ahora haremos lo mismo con el resto de tipos de datos que tienen sus cosas particulares que explicar. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

  • Nombre: Curso Access 2010, Propiedades de los Campos: Valor predeterminado, Requerido y Listas de Valores.
  • Versión de Access: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 28m 42s.


Nada más por hoy. Sigo preparando más material pero todavía me estoy recuperando del "achicharramiento" de mi equipo. Paciencia!!!!

miércoles, 6 de mayo de 2015

Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 1ª Parte.

Retomamos el tema de las Bases de Datos en el Curso de Excel 2010. Hoy nos toca una de las herramientas menos conocidas de Excel, los Filtros Avanzados. Estos filtros utilizados junto con otras herramientas de Excel, por ejemplo Macros, permiten hacer cosas muy potentes que con los Filtros normales de Excel no se pueden hacer.

Curso: Excel 2010
Formato:Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:CrearAuto....xlsx
Acceso a los vídeos
en Youtube:
A la hora de aplicar Filtros en Excel, se suele recurrir a las opciones de Autofiltro. Son las más fáciles de usar y cubren gran parte de las necesidades que nos podemos encontrar... Pero puede que alguna vez necesitemos algo más y ese algo más seguramente nos lo darán los Filtros Avanzados. Estos Filtros, son un tipo de Filtro que no son tan fáciles de aplicar como los Filtros de Autofiltro y eso hace que casi nadie los conozca y menos los use. Lo interesante de estos Filtros es que tienen tres características exclusivas que no tienen los Filtros normales, estas características usadas junto con otras herramientas de Excel, harán que en poco tiempo este tipo de Filtros sean indispensables para vosotros

Las tres características exclusivas de este tipo de Filtros serían las siguientes. Para empezar tenemos la posibilidad de extraer valores o registros únicos. Seguro que muchas veces os habéis encontrado con un montón de datos repetidos y necesitáis una lista de los valores que aparecen, pero sin repeticiones... Bueno pues esto se podría solucionar con Filtros Avanzados. Otra característica exclusiva es la posibilidad de extraer los datos filtrados a otra parte del documento. Los filtros normales aplican los filtros sobre los datos originales, ocultan las filas que no cumplen los criterios y se quedan visibles solo las que los cumplen... Bueno pues con los Filtros Avanzados tenemos esa opción y también tenemos la opción de copiar los resultados a otra parte del documento. Como si fuera una consulta de Access, nos devuelve solo lo que cumple los criterios marcados.

Y la última característica exclusiva es la posibilidad de aplicar varios filtros a la vez. Con los filtros normales podemos aplicar un filtro con varios criterios. Con los Filtros Avanzados podemos aplicar varios Filtros que a su vez tengan varios criterios. Su funcionamiento sería muy similar al de las consultas de Access. Esta última característica es la única de las tres que vamos a ver en esta sesión, el resto las dejamos para la próxima sesión. En esta sesión empezaré mostrándoos un ejemplo en el que sí que usamos las tres características, pero lo hago para que veáis la potencia que tienen estos filtros usados junto con otras herramientas de Excel. Pero de las tres características que os acabo de comentar, en esta sesión solo os voy a explicar la tercera, las demás irán para la siguiente sesión. Por lo tanto en esta sesión con todo detalle os voy a explicar como crear y aplicar este tipo de filtros, pero sin entrar en las dos primeras características que os he contado... Y finalizaremos la sesión automatizando los Filtros Avanzados usando un Botón que ejecutará una pequeña Macro que grabaremos con la Grabadora de Macros.

Es muy difícil explicar aquí todo lo que voy a explicar porque son muchas cosas, lo mejor es que veáis los vídeos y comprenderéis todo esto que os estoy diciendo aquí. Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.


Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

  • Nombre: Curso Excel 2010: Bases de Datos: Filtros Avanzados 1ª Parte.
  • Versión de Access: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo 1: 20m 19s.
  • Duración Vídeo 2: 17m 45s.






Por esta semana creo que ya vale. Como siempre con el tiempo que tengo hago lo que puedo, paciencia si estáis esperando por alguno de los cursos que tengo empezados...

*Siguiente sesión*: