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lunes, 24 de marzo de 2014

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.



Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con más material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010 pero en esta ocasión muy centrado en el uso de Bases de Datos junto con Fórmulas. Las bases de datos son un candidato perfecto como origen de datos a la hora de calcular estadísticas, pero si hay filtros aplicados en ellas se puede complicar un poco obtenerlas. 

Hay que tener en cuenta que las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en las tablas y cuando usamos funciones como Suma, Promedio, Max, etc... Estas, a la hora de calcular las estadísticas tienen en cuenta todas las filas de datos... Independientemente de si están ocultas o no, las usan todas. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas usando la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas.


lunes, 17 de marzo de 2014

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.




Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos pero en este caso para la versión 2013 de Excel. En parte esta sesión es la misma que publiqué para Excel 2010 pero con muchísimo material nuevo, parte de ese material se podría aplicar también en Excel 2010, pero todo no. Esta es la sesión más larga que he publicado.

Empezaremos la sesión comentando las opciones básicas que ofrece Excel para filtrar, opciones que nos permite crear los típicos filtros de mayor, menor, igual, entre, etc... Crearemos diferentes filtros de ejemplo usando campos de diferentes tipos de datos. Crearemos filtros con Texto, Fechas, Números... A parte de las condiciones básicas también usaremos otras más avanzadas como Contiene, Diez mejores, crearemos condiciones con varios criterios usando el O y el Y... Y muchos ejemplos más, las posibilidades son casi infinitas.

Seguiremos la sesión creando filtros en los que usaremos como criterio el color de las celdas, es decir filtraremos por colores. En esta parte de la sesión también usaremos Formato Condicional para que quede todo más automatizado. Con esto acabaría la parte de esta sesión que también se vio en Excel 2010 y empezaríamos con nuevo material.


Este material nuevo lo empezaremos con la posibilidad de usar Segmentación de Datos dentro de tablas de Excel. Esta posibilidad es una de las novedades de Excel 2013, en versiones anteriores no existe esta opción. Con la segmentación de datos podemos mejorar mucho la rapidez y claridad a la hora de aplicar filtros en tablas. En Excel 2010 se podía usar esta opción dentro de Tablas Dinámicas pero ahora también podemos dentro de Tablas de Excel.

Por seguir viendo cómo podríamos mejorar la rapidez y usabilidad de la hoja en cuanto a aplicar filtros he añadido una serie de Controles de Formulario que nos ayudarán a ello. He añadido Botones de Opción y un Botón. Los Botones de Opción nos permitirán aplicar unos filtros y el botón eliminará los filtros que tengamos aplicados en la tabla. Para que esto funcione usaremos Macros y Código VB junto a los controles. Esta parte de la sesión es una parte muy avanzada y si os sentís un poco perdidos, no pasa nada. Tomároslo con calma y poco a poco, esta parte está pensada para los que buscan cosas más avanzadas. Esta sesión comienza con un nivel Medio en cuanto a dificultad pero finaliza en un nivel muy Avanzado, creo que es de las sesiones más completas que he publicado.

martes, 4 de marzo de 2014

Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtrar Datos, Filtrar Información. Sesión 02.



Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Seguimos con el material relacionado con las Bases de Datos en Excel 2010. En esta sesión empezamos con las herramientas que nos ofrece para filtrar información. Con el filtrado de datos podemos quedarnos solo con la información que nos interesa. En las bases de datos hay mucha información guardada pero lo más habitual es que solo necesitemos una parte. Son situaciones típicas de una base de datos el que solo veamos la información de un determinado cliente, que consultemos una factura, que veamos las citas de un determinado día... Todo lo que consista en quedarnos con una parte de la información que hay almacenada en la base de datos son operaciones de filtrado de información.

Para esto, Excel principalmente ofrece dos posibilidades. La primera serían los típicos filtros que podemos crear usando condiciones como si es igual, si es mayor, es menor, está entre dos valores y otras un poco más avanzadas como Contiene, 10 mejores, etc... Cuando apliquemos filtros de este tipo solo se mostrarán los datos que cumplan esos criterios que nosotros indiquemos. En esta sesión nos vamos a centrar en este tipo de filtros, son los más sencillos que podemos crear en Excel. Sencillo no en cuanto a su potencia sino en cuanto a su uso, son muy fáciles de usar. Entre otras cosas vamos a crear filtros con las siguientes características, vamos a crear filtros que nos permitan:
  • Filtrar datos con un criterio o campo.
  • Filtrar datos con varios criterios o campos.
  • Filtrar datos con Campos de Texto.
  • Filtrar datos con Campos de Fechas.
  • Filtrar datos con Campos Numéricos.
  • Filtrar datos por Colores de Celda.

Junto con el último punto de la lista anterior usaremos el formato condicional. Si usamos la posibilidad de filtrar por el color de la celda junto con formato condicional conseguiremos hojas muchísimo más potentes e interesantes. Todo esto son las opciones "normales" que ofrece Excel para crear filtros, la segunda opción que tenemos serían los Filtros Avanzados. Esto requiere una sesión aparte ya que el funcionamiento es completamente diferente a lo que vais a ver en esta sesión.