jueves, 27 de noviembre de 2014

Activar y Desactivar Botones de la Ribbon en Tiempo de Diseño y de Ejecución usando XML y VBA.

Curso:
Formato:
Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:GestiónNeg....xlsm.
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Acceso a los vídeos 
en Youtube:
Seguimos con los vídeos en los que personalizamos la Cinta de Opciones de Excel, seguimos conociendo más detalles de los botones que podemos crear en su interior. En esta sesión nos vamos a centrar en explicar cómo podemos activar y desactivar botones. Seguro que muchas veces os habéis fijado en que determinados botones aparecen desactivados nada más entrar en un programa. O que algunos de ellos se activan o se desactivan dependiendo del contexto en el que estamos... Bueno pues eso es lo que os voy a explicar en esta sesión compuesta de dos vídeos. Os voy a mostrar como activar y desactivar botones en tiempo de diseño, es decir al definir el botón en el código XML que escribimos en el Custom UI Editor. Y también veremos cómo hacerlo en tiempo de ejecución, es decir cuando usamos el documento. Esto último lo haremos utilizando código VBA.

En la parte en la que veremos cómo hacerlo en tiempo de diseño usaremos la propiedad enabled que nos permite indicar si un control está activado o no, en este caso los botones. Y para la parte en la que hablamos del tiempo de ejecución usaremos la función getEnabled. Esta función nos permite indicar una macro, un procedimiento de VBA, que será en el que se decidirá si los botones se activan o se desactivan. Para esta segunda parte realizaremos un ejemplo en el que veremos cómo activar o desactivar un botón dependiendo de la hoja en la que estemos situados.

Se trata de una sesión larga pero creo que muy interesante. En ella se empieza a ver y entender cómo hay que relacionarse desde VBA con la Ribbon... Que como muchas veces os he dicho, esa relación no es todo lo directa que nos gustaría. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar el siguiente documento de Excel que voy a utilizar en el vídeo:

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver los dos vídeos desde el Blog, espero que os gusten:

  • Nombre: Activar y Desactivar Botones de la Ribbon en Tiempo de Diseño y de Ejecución usando XML y VBA.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Total Vídeos: 38m 25s.

Vídeo 1 de 2.

Vídeo 2 de 2.


Nada más por esta semana. La próxima creo que volveré a los cursos de Excel, con un tema que tengo pendiente desde hace mucho tiempo... Ya veremos ;)

*Siguiente Sesión*:

lunes, 24 de noviembre de 2014

Filtrar Datos en Excel usando un ComboBox de la Cinta de Opciones con VBA y XML.

Curso: Personalizar la UI de
Excel con XML y VBA.
Formato:
Artículo/Tutorial.
Archivos necesarios:Personal v0.02.xlsm.
Anterior Artículo/Tutorial:Crear ComboBox...
Siguiente Artículo/Tutorial:Próximamente.
Versión Vídeo/Tutorial:Próximamente.

Vamos a crear un comboBox con imágenes en la Ribbon.
Aplicamos Fltros con un ComboBox.

Seguimos con la creación de un comboBox en la Cinta de Opciones de Excel, en la Ribbon. En el artículo anterior os explique cómo crear un cuadro combinado usando XML y también os expliqué los atributos o propiedades más importantes que tiene un comboBox para controlar su apariencia. En este artículo nos vamos a dedicar a su funcionamiento, os voy a explicar cómo utilizar la opción seleccionada, vamos a ver cómo acceder a ella desde VBA. Como ejemplo, se me ha ocurrido que cuando seleccionemos una opción se aplicará un filtro, por lo tanto eso es lo que vamos hacer. Vamos a ir dando todos los pasos necesarios para conseguir aplicar filtros con el comboBox y así descubriremos de qué manera podemos comunicar el comboBox con VBA, con Visual Basic. Sorprendentemente, no es tan difícil como seguro que estáis pensando. Después de todo lo que hicimos para conseguir desactivar los botones de la Ribbon en un artículo anterior, os va sorprender lo fácil que es hacer lo que os acabo de proponer.

Vamos con el trabajo. Para realizar los mismos pasos que yo, os he dejado para descargar el documento que utilizo en el artículo. Si habéis realizado los pasos del artículo anterior podéis usar ese, de lo contrario, podéis realizar la descarga a continuación o al inicio del artículo en su ficha descriptiva.
Como casi siempre, el primer paso lo tenemos que dar en el Custom UI Editor. Debemos añadir algo más al código XML que desarrollamos en el artículo anterior. Accedemos a él y abrimos el documento con el que vamos a trabajar. Lo que tenemos que añadir en esta ocasión es bastante evidente. Tal y como tenemos el comboBox no hace nada, debemos añadir algo para poder conectarlo con el código VBA que se encargará de filtrar los datos de los trabajadores. Los comboBox tienen un atributo llamado onChange que es el que se encarga de esa tarea. En él debemos indicar que macro o procedimiento de VBA se ejecutará cuando cambie la opción seleccionada en el cuadro combinado. Añadimos ese atributo a la definición del comboBox con el valor que podéis ver a continuación.

<comboBox id="comboPoblacion" label="Selecciona una población: " sizeString="XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX" 
imageMso="GroupSmartArtQuickStyles" screentip="Selecciona una población..." supertip="Al seleccionar una..." onChange="ModuloEmpleados.FiltrarPorPoblacion">


He acortado los valores de screentip y supertip para que no molesten, pero vosotros mantener los que establecimos en el artículo anterior. En cuanto a onChange hay poco que comentar. Le he indicado que cuando se cambie la opción seleccionada, debe llamar a un procedimiento de VBA llamado FiltrarPorPoblacion, que está guardado en un módulo llamado ModuloEmpleados. Ya está, no hay nada más que hacer en el código XML, todo el trabajo que nos queda es de programación con VBA. Por lo tanto cerramos el Custom UI Editor guardando los cambios y a continuación lo abrimos en Excel.

Cuando abráis el documento no notaréis nada diferente, pero si seleccionáis una de las opciones del cuadro combinado, sí que pasará algo.

Al seleccionar una opción se produce un error, todavía no hemos creado la macro que se llama.
Error por no encontrar la macro de onChange.

Se produce un error porque no encuentra la macro que hemos indicado en onChange, evidentemente porque todavía no la hemos creado. De todas las maneras, el error nos permite hacernos una idea de cómo funciona lo que hemos hecho en el código XML. En cuanto hemos cambiado la opción seleccionada ha llamado a la macro que le hemos indicado en onChange. Ahora enseguida vamos a crearla, pero antes vamos hacer algo que nos facilitará posteriormente aplicar los filtros desde VBA.

Datos que vamos a convertir en una Tabla.
Datos que vamos a convertir en una Tabla.

Los datos que tenemos en la primera hoja del documento, los datos de los empleados, los vamos a convertir en una Tabla a la que llamaremos Trabajadores. No es necesario hacer esto, pero si les damos un nombre a los datos, luego será más fácil acceder a ellos desde código. Para crear una Tabla, el primer paso es seleccionar una celda cualquiera de los datos que queremos convertir en Tabla... Y a continuación en la ficha Insertar, pulsaremos el botón Tabla.

Botón para crear Tablas en Excel.
Botón para crear Tablas en Excel.

Si alguno no tiene activado el botón Tabla, si no lo puede pulsar y ha hecho bien la selección de una celda de los datos, es porque para el artículo anterior, sin darme cuenta, subí un documento en el que ya estaba creada la Tabla y por lo tanto no os la deja crear de nuevo. Ya he actualizado ese documento para que no la tenga, pero seguramente más de uno tendréis la versión antigua y tendréis creada la Tabla. Para comprobarlo, no tenéis más que seleccionar una celda de los datos y fijaros si en la Cinta de Opciones os aparece una ficha llama Diseño. Si es así, significa que está creada y lo primero que os aparecerá dentro de esa ficha es el nombre de la Tabla.

Podemos ver el nombre de la Tabla en la ficha Inicio.
Podemos ver el nombre de la Tabla en la ficha Inicio.

Para los que no la tenemos creada, pulsamos en el botón y aparecerá la ventana para crear una Tabla, en la que debemos indicar dos cosas.

Ventana para crear Tablas en Excel.
Ventana para crear Tablas en Excel.

Lo primero que debemos indicar son las celdas que formará la tabla. Si habéis seleccionado previamente una celda de los datos que deben formar la tabla, Excel ya habrá seleccionado todas las celdas por nosotros. En este caso indica que usará las celdas que van de la A1 a la G13, que es correcto. Si no lo fuera deberíais indicar vosotros cuales son las celdas qué queréis usar. Lo siguiente que debemos indicar es si la tabla tiene encabezados. Con esto se refiere a si los datos que estamos indicando para crear la tabla, tienen una primera fila, que sirva de rótulos de columnas, de títulos. Como en este caso, sí que es así, dejamos marcada la opción. Si no los tendría habría que desmarcar la opción y Excel crearía los títulos de las columnas. Por lo tanto, tal y como está la ventana, todo es correcto, luego pulsamos en Aceptar.

Datos convertidos en Tabla.
Datos convertidos en Tabla.

Al hacerlo la tabla cogerá un formato diferente y aparecerá la ficha que os he comentado antes, la ficha Diseño. En ella le vamos a cambiar el nombre a la tabla, ahora mismo tienen un nombre genérico que no queda muy bien, le llamamos Trabajadores.

La tabla se crea con el nombre de Tabla1.

Cambiamos el nombre de la Tabla.

La tabla se crea con el nombre de Tabla1 hay que cambiarlo a Trabajadores.

En esa ficha también podéis cambiar el formato que tiene la tabla, por si no os gusta el que ha cogido. En estilos de tabla podéis seleccionar el primer estilo, el estilo ninguno... Y así se quitará.

Podemos quitar el estilo aplicado a la Tabla.
Podemos quitar el estilo aplicado a la Tabla.


miércoles, 19 de noviembre de 2014

Crear un ComboBox en la Ribbon de Excel con XML y el Custom UI Editor.

Curso:
Formato:
Artículo/Tutorial.
Archivos necesarios:Personal v0.01.xlsm.
ImagenesCombo.rar.
Anterior Artículo/Tutorial:Act. y Des. Botones...
Siguiente Artículo/Tutorial:Próximamente.
Versión Vídeo/Tutorial:Próximamente.

Vamos a crear un comboBox con imágenes en la Ribbon.
ComboBox con imágenes en la Ribbon.

Seguimos con los artículos dedicados a la personalización de la Interface de Excel usando XML y VBA. Aparcamos de momento el tema de los botones y empezamos con otro control de los que podemos usar en nuestras fichas personalizadas, el comboBox o Cuadro Combinado. ¿Qué es un comboBox? Bueno pues se trata de uno de los controles más usados en todos los programas, son controles que muestran listas, en las que podemos seleccionar alguno de sus elementos. En realidad podemos seleccionar y escribir, por eso se llaman cuadros combinados. Son una combinación de un cuadro de texto en el que podemos escribir y una lista en la que podemos seleccionar. Por ejemplo, en la siguiente imagen podemos ver el cuadro combinado que permite aplicar formatos numéricos a las celdas de Excel.

ComboBox para seleccionar el formato numérico en Excel.
ComboBox para seleccionar el formato numérico en Excel.

En este artículo nos vamos a centrar en como crearlo, en las opciones que tenemos para variar su aspecto físico, su apariencia. En el siguiente artículo conseguiremos que funcione, como ejemplo haremos lo necesario para que al seleccionar una de las opciones que aparecen en un cuadro combinado, se aplique un filtro. Para realizar los mismos pasos que yo, os he dejado para descargar el documento y las imágenes que uso en el artículo, podéis realizar la descarga a continuación o al inicio del artículo en su ficha descriptiva.


Antes de empezar a crear nuestro primer comboBox os voy a contar un detalle. En la Ribbon podemos crear otro control muy parecido a un comboBox, llamado dropDown. Un dropDown es como un cuadro combinado, pero sin la posibilidad de escribir en el. Es decir, si sólo quiero permitir seleccionar un elemento  y no quiero permitir escribir, esa debería ser mi opción. A mi particularmente siempre me gusta más la opción de los comboBox, pero que sepáis que también tenéis esa otra opción de la que ya hablaremos. De todas las maneras para lo que queremos hacer en este caso, la mejor opción es el comboBox. La idea es que con lo que se seleccione en el comboBox se aplicarán filtros, es decir el texto que se quedará seleccionado en el comboBox será parte del criterio de un filtro. Bueno pues para eso es mejor el comboBox porque es muy fácil acceder al texto que se ha quedado seleccionado. Por el contrario, en un DropDown, no se puede acceder fácilmente al texto que se queda seleccionado. Cuando veamos los dropDown ya veremos que se puede hacer y que no. De momento quedaros con que un comboBox, es la mejor opción si queremos acceder al texto que se queda seleccionado. En la siguiente imagen podéis ver los dos controles, la única diferencia visual que podemos ver a primera vista es que en el de la izquierda se puede escribir, es el comboBox.

comboBox y dropDown. En el primer se puede escribir, en el segundo no.
comboBox y dropDown. En el primer se puede escribir, en el segundo no.

Todo el trabajo que hay que realizar en este artículo lo vamos a realizar en el Custom UI Editor, por lo tanto accedemos a él y abrimos el documento descargado. A Excel solo vamos a ir para ver como queda el código XML que iremos escribiendo, para ver como va quedando el comboBox. Para empezar vamos a crear un customUI para la versión 2010 de Excel. Como ya hemos visto el proceso en artículos anteriores, no entro en detalles. En la siguiente imagen podéis ver como se hace desde el menú Insert.

Insertamos un customUI para Excel 2010.
Insertamos un customUI para Excel 2010.

A continuación debemos añadir algunas líneas de código XML para definir la personalización que vamos a crear y los elementos contenedores en los que vamos a crear el comboBox. El código debe quedar como veis a continuación.

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2009/07/customui">
  <ribbon>
    <tabs>
      <tab id="fichaRecursosHumanos" label="Recursos Humanos" insertBeforeMso="TabHome">
        <group id="grupoEmpleados" label="Empleados">
          
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>

Estas líneas ya las hemos comentado en los artículos anteriores, básicamente creamos una ficha personalizada que aparece justo antes de la ficha Inicio y en su interior tiene un grupo de controles. En la siguiente imagen podéis ver el resultado de esas líneas de código.

Creamos una ficha personalizada con un grupo de controles.
Creamos una ficha personalizada con un grupo de controles.

Dentro del grupo que hemos creado, es donde irá el comboBox. Para hacerlo debemos escribir dentro de las etiquetas group las siguientes líneas de código, debe quedar como vemos a continuación:

<group id="grupoEmpleados" label="Empleados">
  <comboBox id="comboPoblacion" label="Selecciona una población: ">
    
  </comboBox>
</group>
  

Con la etiqueta comboBox definimos cuadros combinados, en concreto aquí hemos creado un comboBox identificado como comboPoblacion y que muestra un texto al lado, en el que se puede leer que debemos seleccionar una población. Como ya sabéis el atributo id identifica al control y en este caso la etiqueta label controla el texto que aparece justo al lado del cuadro combinado, es el texto que ayuda a saber que es lo que debemos seleccionar. En la siguiente imagen podéis ver como ha quedado el comboBox.

ComoBox vacío creado en la ficha personalizada.
ComoBox vacío creado en la ficha personalizada.

En el siguiente paso vamos a dar contenido al cuadro combinado. En este caso se trata de un cuadro combinado con opciones fijas. Es decir, tiene las mismas opciones todo el rato por lo que las opciones las podemos definir en el código XML. Si por ejemplo se tratará de un comboBox que debe cargar las opciones de una hoja de Excel, el proceso para darle contenido sería diferente a lo que vamos hacer ahora. En este caso para darle contenido debemos usar elementos item, escribimos lo siguiente y os comento que hemos hecho.

<comboBox id="comboPoblacion" label="Selecciona una población: ">
  <item id="itemTodas" label="*--Todas las Poblaciones--*"/>
  <item id="itemBarcelona" label="Barcelona"/>
  <item id="itemMadrid" label="Madrid"/>
  <item id="itemPamplona" label="Pamplona"/>
</comboBox>

Por cada opción que aparece en el cuadro combinado debemos utilizar una etiqueta item, debemos definir un item para cada opción, en este caso cuatro. El filtro que aplicaremos en el próximo artículo, utilizará las poblaciones a las que pertenecen unos trabajadores, para mostrar sólo los que trabajan en esa población. He creado cuatro opciones, una para mostrar los datos de todas las poblaciones, otra para mostrar los datos de los trabajadores de Barcelona, otra para los de Madrid y otra para los de Pamplona. Si abrís el documento en Excel esto es lo que tendremos.

Con item creamos cada una de las opciones que se muestran en el comboBox.
Con item creamos cada una de las opciones que se muestran en el comboBox.

En cada item he usado dos atributos, el id y label. Como siempre el id es para identificar, en este caso cada opción que aparece, pero a nosotros nos da igual no lo usamos. Label en este caso se corresponde con el texto que mostrará cada opción. Así ya tendríamos creado el comboBox, pero evidentemente no pasa nada si selecciono una de las opciones, eso lo dejamos para el siguiente artículo. Ahora vamos a conocer algunos atributos más que tiene comboBox e item para ajustar más su apariencia.

martes, 18 de noviembre de 2014

Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Relativas.

Curso:
Formato:
Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:CopiarForm....xlsx.
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Versión Artículo/Tutorial:Próximamente.
Acceso al vídeo 
en Youtube:
Seguimos con el Curso de Excel 2013 y con sus Fórmulas. Dentro de las sesiones dedicadas a las fórmulas, en mi opinión las más importantes son las que voy a dedicar a los Tipos de Referencias, hoy empezamos con las Referencias Relativas. En Excel tenemos tres tipos de Referencias: Relativas, Mixtas y Absolutas. Seguro que muchos os estaréis preguntando... ¿Por qué necesitamos tres tipos de referencias? Bueno pues la respuesta es muy fácil, porque en Excel se van a copiar fórmulas a otras celdas y dependiendo de cada caso, tendremos que elegir cual de estos tres tipos de referencias debemos usar, para que las fórmulas copiadas sigan funcionando bien en sus nuevas celdas.

En cuanto empecéis a usar mucho Excel y a crear muchas fórmulas, os daréis cuenta que muchas de ellas son iguales en planteamiento. Por ejemplo, si tengo que calcular totales en varias columnas, todas las fórmulas van a ser igual en cuanto a planteamiento, en todas hay que crear una fórmula que sume. Lo único que cambiará serán las celdas que intervienen, pero en planteamiento la fórmula será la misma.

Bueno pues en estos casos no hay que crear una fórmula para cada celda, lo que hay que hacer es crear una sola fórmula y esa copiarla para el resto de casos. Es ahí, cuando copiemos las fórmulas, cuando surgirá la necesidad de utilizar un tipo de referencia u otro. Si yo me dedico a crear de forma manual, una fórmula para cada caso que se me plantea, da igual que tengamos tres tipos de referencias... Si no copio fórmulas no las necesito. Pero hacer esto significa perder parte de la potencia que tiene Excel y también perder mucho tiempo haciendo fórmulas que en unos segundos estarían acabadas, si se copian. De todas las maneras aunque fuera este el caso, os acabaríais encontrando con ellas. Para poder crear algo avanzado con muchas de las herramientas que forman Excel, es absolutamente necesario que entendáis como funcionan los tres tipos de referencias.

En el vídeo os voy a explicar el primer tipo de referencia, las Referencias Relativas. Son las "normales", las típicas que la mayoría de la gente usa sin saber que son Relativas. Os voy a explicar el comportamiento que tienen este tipo de referencias cuando se copia una fórmula en la que intervienen y para ello os voy a poner varios ejemplos muy fáciles de entender. Es muy importante, durante el vídeo os lo recuerdo muchas veces... Que os quedéis con que pasa cuando copio una fórmula con Referencias Relativas, que comportamiento tienen este tipo de referencias, que cambia en una fórmula que contiene este tipo de referencias cuando es copiada a otra celda, que no cambia... Esta sesión y en las que os hable de las Referencias Mixtas y Absolutas, son el ABC de las Fórmulas de Excel. Cuando dominéis este tema, Excel ya no será un problema para vosotros.

Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el enlace para ver el vídeo desde el Blog, espero que os guste:

  • Nombre: Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Relativas.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 20m 41s.


Nada más por hoy. En cuanto a vídeos no creo que publique nada más esta semana, pero artículos si que tengo dos o tres en preparación... Habrá otro poquito de XML para personalizar Excel ;)

*Siguiente Sesión*:

jueves, 13 de noviembre de 2014

Fórmulas Básicas en Excel 2013. Uso de Constantes y Prioridad de las Operaciones.

Curso:
Formato:
Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:
Anterior Vídeo/Tutorial:Crear Fórmulas...
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Versión Artículo/Tutorial:Fórmulas con Cons...
Acceso al vídeo 
en Youtube:
Hoy, tenemos otro vídeo más dedicado a las Fórmulas, dentro del Curso de Excel 2013. Seguimos conociendo aspectos básicos de la creación de Fórmulas en Excel con los que completar lo que vimos en el vídeo anterior. En esta ocasión me voy a centrar en dos temas: En el uso de Constantes y en la Prioridad de las Operaciones. Son dos temas en los que debéis prestar mucha atención para evitar problemas con las fórmulas. En la primera parte del vídeo os hablaré de las constantes. Excel permite utilizar valores fijos en las fórmulas en lugar de celdas. Esto, aunque está permitido deberíais evitarlo. Un uso excesivo de constantes puede hacer que en el futuro las fórmulas sean muy difíciles de mantener, requerir muchos cambios.

El cambio de las fórmulas para adaptarlas a diferentes situaciones, choca mucho con la filosofía que deberíais llevar en Excel con las fórmulas. La idea es crear fórmulas que reciban datos de entrada y dependiendo de esos datos los resultados pueden cambiar. Es decir lo que pueden cambiar son los parámetros de las fórmulas, pero una fórmula si está bien diseñada no debería cambiar nunca. Se diseña y a partir de ese momento recibirá los datos de entrada para hacer su trabajo y evidentemente si recibe datos diferentes, habrá resultados diferentes. El uso de constantes puede provocar todo lo contrario, cambios continuos en las fórmulas. En el vídeo os doy más detalles y os pongo un ejemplo.

Después de hablar de las Constantes os hablare de la Prioridad de Operaciones. Este es un tema que dependiendo de la relación amor/odio que tengáis con las matemáticas, puede ser que lo tengáis olvidado. Cuando planteamos fórmulas, estas no tienen porque interpretarse o calcularse de izquierda a derecha, tal y como las hemos escrito. Hay operaciones que tienen preferencia sobre otras y por ejemplo se calculará antes una multiplicación que una suma. Si no tenéis en cuenta este factor, podéis recibir resultados erróneos por un mal planteamiento de la fórmula. Para ayudarnos a establecer la prioridad correcta de las operaciones que queremos realizar, tenemos los paréntesis. En el vídeo veremos cual es la prioridad entre operaciones y veremos como usando los paréntesis podemos cambiar por completo el rumbo que lleva una fórmula.

En realidad, es una sesión pensada para evitaros problemas tontos con estos dos temas que os acabo de comentar, que a veces nos pueden hacer perder mucho tiempo. Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el enlace para ver el vídeo desde el Blog, espero que os guste:

  • Nombre: Fórmulas Básicas en Excel 2013. Uso de Constantes y Prioridad de las Operaciones.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 14m 19s.


Nada más por esta semana. El fin de semana intentaré preparar más sesiones y artículos, no se por donde seguiré... ;)

*Siguiente Sesión*:

martes, 11 de noviembre de 2014

Cómo crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Introducción a las Fórmulas.

Curso:
Formato del Curso:
Vídeo Curso.
Artículo Relacionado:Crear Fórmulas Bá...
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Archivo de Excel:
Acceso al vídeo 
en Youtube:
Retomamos los vídeos de Excel 2013 para empezar con las Fórmulas. Sin ninguna duda, en mi opinión, las Fórmulas de Excel son la herramienta más potente que dispone el programa, son el "alma" de Excel. Muchas veces al hablar de "Excel Avanzado" se suelen oír términos como Tablas Dinámicas, Macros, Solver, etc... Pero seguro que nunca habéis oído hablar de las Fórmulas de Excel como algo avanzado... Bueno pues es un grave error, las Fórmulas de Excel se pueden utilizar en todas las herramientas de las que dispone el programa, lo que permite a esas herramientas realizar trabajos realmente avanzados. Por ejemplo, puedes crear "Formatos Condicionales" o "Validaciones de Datos" sin fórmulas... Pero también es cierto que si sabes mucho de fórmulas, crearás formatos y validaciones mucho más potentes que sin ellas. Con una Fórmula de Excel puedes crear desde simples operaciones matemáticas como sumas, restas, multiplicaciones, etc... Hasta operaciones o procesos mucho más complejos en los que puedes realizar búsquedas, operaciones financieras, condicionar fórmulas u operaciones, filtros... Y muchas más cosas que iremos viendo.

En este vídeo empezamos con el "ABC" de las fórmulas, con los conceptos básicos. Os mostraré los pasos básicos para crear una fórmula y empezaremos a conocer algunos de los elementos que puede contener una fórmula. En concreto, en las fórmulas que voy a crear en este vídeo, usaremos referencias a celdas y operadores aritméticos para crear algunas sumas.

Todo lo que vais a ver en este vídeo son pasos básicos, pero fundamentales. Si nunca habéis creado fórmulas en Excel o estáis empezando con el programa... Este es el momento de engancharos, al curso. Para realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el enlace para ver el vídeo desde el Blog, espero que os guste:

  • Nombre: Crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Introducción a las Fórmulas.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 15m 36s.


Nada más por hoy. En un par de días espero tener lista otra sesión sobre fórmulas en Excel 2013. Si todo va bien...

jueves, 6 de noviembre de 2014

Crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Uso de Constantes y Prioridad de las Operaciones.


Serie de Artículos:Curso Excel 2013.
Vídeo Relacionado:Próximamente.
Articulo Anterior:Introducción a las Fórm...
Siguiente Artículo:Próximamente.

Seguimos con el Curso de Excel 2013 y con las Fórmulas de Excel, vamos a conocer más detalles básicos de esta herramienta.  En este artículo me voy a centrar en dos cosas. Primero os hablaré de la posibilidad de usar Constantes en las Fórmulas de Excel que aunque es algo que se permite, deberíais evitarlo todo lo que podáis. Ahora enseguida os daré las razones. Y en la segunda parte de este artículo os voy a "recordar" algo que a todos nos explicaron de pequeños en la escuela, o eso dicen... Se trata de la preferencia o prioridad de las operaciones. Aunque muchos no os acordaréis, hay operaciones que tienen prioridad sobre otras. Para este artículo voy a utilizar el siguiente documento de Excel que os dejo disponible en el siguiente enlace:
Vamos con la primera parte del artículo, el uso de constantes. En las fórmulas de Excel hasta ahora hemos usado referencias a celdas pero hay muchas más cosas que pueden ser utilizadas, entre ellas las constantes. Las constantes son valores fijos que escribimos en las fórmulas, por ejemplo valores numéricos. El ejemplo que os voy a poner es muy claro para entender lo que son y porque hay que evitar usarlas.

Ejemplo para el uso de Constantes en una Fórmula de Excel.
Ejemplo para el uso de Constantes en una Fórmula de Excel.

El ejemplo es muy sencillo, tenemos un importe sin impuestos y queremos que se calcule el importe de los impuestos y el total. Vamos a suponer que se aplica un 21% de impuestos, lo que sería el IVA actual que se aplica en España. Para calcular los impuestos tendríamos que multiplicar el importe sin impuestos por el 21%. En Excel para calcular porcentajes sólo hay que hacer eso, multiplicar la cantidad por el porcentaje y ya lo tenemos. Podríamos plantear la siguiente fórmula usando una constante:

Usamos una constante en la Fórmula de Excel.
Usamos una constante en la Fórmula de Excel.

La fórmula que hemos creado es esta: =B2 * 21%. En ella multiplicamos el contenido de la celda B2 por una constante, por el 21%. En este ejemplo hemos multiplicado, los ejemplos que habíamos realizado hasta ahora eran sumas. Pero ya veis que la única diferencia es el operador que usamos, para multiplicar hay que utilizar el asterisco. Si confirmáis la fórmula tendréis el resultado correcto.

Obtenemos el resultado correcto usando la constante.
Obtenemos el resultado correcto usando la constante.

Entonces, ¿Dónde está el problema? Bueno pues el problema puede aparecer pasado un tiempo de haber creado esta fórmula. Imaginaros que esto que hemos hecho lo hemos hecho en muchas fórmulas que usamos habitualmente, 100 por ejemplo. Ahora imaginaros que en el Gobierno deciden que ahora los impuestos son el 15%, lo dudo mucho, pero vamos a ser positivos... ¿Qué pasaría con las 100 fórmulas en las que había indicado el 21%? Bueno pues que las tendría que cambiar, en todas debería quitar el 21% y poner el 15%. Esto no puede ser, utilizar constantes en fórmulas solo nos lleva a crear fórmulas que en el futuro van a ser muy difíciles de mantener. Excel lo permite, incluso ya llevándolo al máximo podría haber planteado esta fórmula que todavía tiene menos sentido:

Fórmula en la que sólo usamos constantes.
Fórmula en la que sólo usamos constantes.

En esta fórmula también he indicado el importe sin impuestos como constante, pero lo que os digo esto no tiene sentido. Lo que hay que hacer en Excel es crear fórmulas que no halla que modificar después. Lo que hay que modificar son los parámetros de la fórmula, los datos que usamos... Pero sin tener que entrar a las fórmulas, hay que cambiarlos en las celdas que los contienen. Si un usuario que no sabe de Excel tiene que cambiar la fórmula cada vez que cambian el porcentaje de impuestos, lo más seguro es que tarde o temprano se cargará la fórmula y eso que en este caso es una fórmula muy sencilla. Imaginaros en una fórmula más complicada, por ejemplo en el cálculo de una nómina. Esto no puede ser, los datos que se usen en las fórmulas siempre tienen que estar en celdas. Así, si cambian, lo único que hay que hacer es cambiarlos en la celda que los contiene y listo. Por ejemplo, nuestro cálculo de impuestos lo podíamos haber planteado así:

Fórmula sin Constantes.
Fórmula sin Constantes.

En esta fórmula en lugar de usar el 21% directamente en la fórmula lo hemos insertado en una celda, en la B7. Así si en un futuro se cambia el porcentaje de impuestos sólo habrá que cambiarlo en esa celda y no en las 100 fórmulas en las que habíamos indicado el 21%. En la siguiente imagen podéis ver como al cambiar la celda B7 sea actualiza el resultado en la fórmula.

Fórmula sin Constantes se actualiza.
Fórmula sin Constantes se actualiza.

En definitiva esto es lo que hay que intentar, utilizar el menor número de constantes posibles en las fórmulas de Excel para que sean fáciles de mantener y no tengamos que estar modificándolas todo el rato. Debéis tener en cuenta que en cuanto cambiáis el contenido de una celda, todas las fórmulas se recalculan automáticamente para mostrar los resultados actualizados. Esa es la potencia de Excel, cualquier cambio que hagamos se ve reflejado automáticamente en las fórmulas que hemos creado. Bueno, pues el primer tema que quería tratar en este artículo ya lo tenemos, vamos con el siguiente, la prioridad de los operadores.

martes, 4 de noviembre de 2014

Como usar nuestras Imágenes en los Botones de la Ribbon de Excel con XML y el Custom UI Editor.



Cuando personalizamos la Ribbon de Excel, queremos dejar todo a nuestro gusto y una de las cosas que más llaman la atención, es que los botones que creamos tengan imágenes nuestras, imágenes personalizadas. Pueden ser imágenes con el logo de nuestra empresa, imágenes creadas por nosotros... Cualquier imagen que no sean las que vienen con los programas de Office. En este vídeo os voy a explicar cómo hacerlo utilizando el lenguaje XML y el Custom UI Editor.

Utilizando la propiedad "image" aprenderemos a cambiar las imágenes de los botones utilizando imágenes que estén guardadas dentro del proyecto de Excel, dentro del documento. Con el Custom UI Editor podemos insertar imágenes en los documentos de Excel para luego ser usadas desde el código XML. Si por ejemplo quisiéramos utilizar imágenes que están almacenadas en una carpeta de nuestro equipo, este método no nos serviría, eso lo explicaremos en otro vídeo.

A parte del proceso para configurar las imágenes, también os mostraré las diferencias que hay entre usar imágenes en formato JPG e imágenes PNG.

Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar el siguiente documento de Excel y el archivo que contiene las imágenes que voy a utilizar en el vídeo.:



Todos mis vídeos son Gratis, pero si te gusta mi trabajo, puedes realizar una donación para que pueda continuar con este proyecto. Cualquier cantidad desde 1€/1$ es bienvenida. Gracias!!!!!!!!!!!!!!

 

Como siempre aquí tenéis el enlace para ver el vídeo, espero que os guste:

  • Nombre: Como usar nuestras Imágenes en los Botones de la Ribbon de Excel con XML y el Custom UI Editor.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Vídeo: 16m 44s.



Nada más por hoy. Esta semana intentaré publicar algún artículo más y prepararé más vídeos para la próxima semana. Gracias y seguid compartiendo mi trabajo!!!!!!!!!!!!

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lunes, 3 de noviembre de 2014

Crear Fórmulas Básicas en Excel 2013. Introducción a las Fórmulas.


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Dentro del curso de Excel 2013, pasamos a un tema fundamental si os queréis convertir en expertos usuarios de Excel, empezamos con las Fórmulas. La mayoría de la gente que cree que tiene conocimientos de Excel, suele considerar temas avanzados herramientas como Tablas Dinámicas, Filtros, Solver, Macros, etc... Pero en realidad, la herramienta más potente que tiene Excel, son sus Fórmulas. Es una herramienta que se puede combinar con todas las herramientas de Excel llevando a estas, a niveles realmente avanzados. Por eso es tan importante dominar esta faceta de Excel y con este artículo empezamos a dar los primeros pasos básicos con ellas. Hay que tener en cuenta que en Excel, las fórmulas permiten realizar operaciones más allá de las operaciones matemáticas más habituales, como pueden ser las sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc... Por ejemplo con una fórmula de Excel podemos realizar búsquedas, obtener estadísticas, realizar operaciones con textos, trabajar con fechas y valores de tiempo, condicionar operaciones... Y muchas más cosas que vamos a ir viendo poco a poco. En definitiva son el "Alma" de Excel, están presentes en todas las herramientas que podemos utilizar en Excel. En este artículo vamos a empezar por lo más básico, pero debéis tener en cuenta que todo lo que os voy a contar sobre fórmulas en estos primeros artículos, son los cimientos de todo lo que va llegar después. Para este artículo voy a utilizar el siguiente documento de Excel que os dejo disponible en el siguiente enlace:
Abrimos el documento que habéis descargado y en la única hoja tenemos unos datos preparados para empezar a crear nuestras primeras fórmulas. Si se os abre el documento en la vista protegida, habilitar la edición. El primer paso para crear una fórmula siempre es seleccionar la celda en la que queremos que aparezca el resultado. El primer cálculo que queremos obtener debe aparecer en la celda B6, por lo tanto la seleccionamos. A continuación debemos indicar a Excel que vamos a crear una fórmula, esto se consigue escribiendo un igual, el símbolo del igual, =. Lo podéis escribir directamente en la celda o podéis hacerlo en la Barra de Formulas.

Escribimos el igual para empezar una fórmula.
Escribimos el igual para empezar una fórmula.

Siempre que Excel se encuentra un igual como primer carácter de una celda, entiende que se trata de una fórmula y la interpretará para obtener el resultado. Hay otra manera de indicar que vamos a crear una fórmula, también se puede escribir el símbolo de la suma, +. Esto es una herencia de Lotus 1-2-3, otra hoja de cálculo que tuvo bastante éxito hasta que Excel evoluciono y se convirtió en el "monstruo" que es ahora. Si lo queréis usar lo podéis hacer, pero en cuanto confirméis la fórmula Excel añadirá el igual.

Se puede usar el símbolo de la Suma para indicar que empezamos una fórmula.
Se puede usar el símbolo de la Suma para indicar que empezamos una fórmula.

En la parte izquierda de la imagen anterior, podemos ver como creo una fórmula en la que se multiplican dos celdas, usando el símbolo de sumar. En la parte de la derecha podemos ver como ha quedado la fórmula después de cerrarla, Excel añade el igual. Seguimos con la primera fórmula.

En el caso que nos ocupa, el primer resultado que queremos obtener es un total. Queremos la suma de los importes de los cuatro meses que tenemos en el ejemplo. Antes de empezar a solucionar este caso concreto os voy comentar algo que creo que es muy importante que tengáis en cuenta. Por ejemplo, en Excel, si lo necesito, puedo hacer una fórmula que me calcule las nóminas de unos trabajadores. Aunque puede parecer difícil, Excel no tiene limitaciones que impidan conseguir ese resultado. La limitación, va llegar de vuestro lado, de vosotros. Me explico, si vosotros no sabéis hacer el cálculo de una nómina en papel, sin ayuda de Excel... Excel no os ayudará, porque vosotros sois lo que tenéis que enseñar a Excel a calcular una nómina a través de una fórmula. En Excel deberíamos diseñar una fórmula, en la que cambiando los datos de entrada, los parámetros, obtengamos la nómina de cada trabajador. Por ejemplo pasando los datos del sueldo base y su antigüedad, obtendríamos la nómina de cada trabajador. Pero lo que os digo, si no sabéis hacer ese cálculo de forma manual, Excel no tiene una opción mágica que nos cree fórmulas para calcular nóminas.

Os cuento esto, porque en la mayoría de los casos deberíais llegar a Excel con una fórmula planteada y resuelta en papel para poder comparar el resultado con el que obtenéis en Excel. Si ambos coinciden, la fórmula que habéis hecho en Excel seguramente estará bien planteada. En este caso no hace falta, porque la fórmula que vamos a crear es muy sencilla, solo se trata de sumar celdas, pero en cálculos más complicados, sí que deberíais hacerlo así. Primero se plantea en papel y después creamos la fórmula en Excel.

Una vez comentado esto vamos con nuestro problema, debemos sumar los importes que tenemos en las celdas que van de la B2 a la B5. Para empezar, a la hora de crear las fórmulas se pueden tomar dos caminos: Escribir todo a mano o usar el ratón. Yo particularmente suelo tirar mucho de escribir todo a mano, pero esto ya son gustos personales de cada uno. Lo siguiente que os tengo que comentar, es que en una fórmula se pueden usar muchas cosas: Puedo usar valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones, operadores aritméticos, operadores de comparación... Para empezar vamos a usar referencias de celdas y operadores aritméticos. Una referencia a una celda es la manera que tengo de indicar que quiero usar una celda. Cada celda de Excel está identificada con una letra y un número. La letra identifica a la columna y el número identifica a la fila. La primera celda que queremos usar en nuestra fórmula es la celda B2, que contiene el importe de Enero. Por lo tanto lo siguiente que debe aparecer en nuestra fórmula es la referencia a esa celda. La podéis escribir o la podéis seleccionar con el ratón. Si lo hacéis de la segunda manera, Excel la escribirá por vosotros.

Usamos una referencia a una celda en una Fórmula de Excel.
Usamos una referencia a una celda en una Fórmula de Excel.

Al usar referencias a celdas en fórmulas da igual si la letra de la referencia está en mayúscula o minúscula. De hecho en cuanto cerremos la fórmula, Excel pondrá todas las letras en mayúsculas. Lo que sí es importante es el orden, es decir primero debe ir la letra y después el número. Por ejemplo no está bien poner 1A, 3B, etc... Seguimos.