¿Qué es Excel? ¿Qué no es Excel?

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Excel 2013.

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Primeros Pasos...

Ventana de Excel 2013.

Comenzamos el Curso de Excel 2013 con una pequeña introducción en la que voy a intentar aclarar, que es Excel y que no es Excel, para que se puede usar y para que no se puede o no se debería usar. Para empezar, ¿Qué es Excel? Podemos decir que Excel es un programa que permite crear Hojas de Cálculo, los documentos que podemos crear en Excel son Hojas de Cálculo. Con esta afirmación lo primero que nos puede venir a la cabeza como uso de Excel es el de realizar cálculos, realizar operaciones matemáticas... Pero como vais a comprobar a lo largo de curso Excel es "algo" más que una calculadora.

Esa es una de las facetas principales que tiene Excel, la de realizar cálculos, obtener estadísticas. Por ejemplo, mediante las fórmulas de Excel podemos realizar desde operaciones tan sencillas como una suma... a cálculos de ingeniería, financieros o de estadística mucho más complejos. Todo lo que se puede plantear en una fórmula matemática en papel, lo podemos realizar en Excel. Desde crear presupuestos, calcular facturas, nóminas, llevar la contabilidad, obtener estadísticas… Todo lo que se os pueda ocurrir.

Control de Inversiones en Bolsa.

Este es un detalle muy importante que debéis tener en cuenta, Excel os ayudará mucho en vuestros cálculos matemáticos, en vuestras fórmulas. Pero, sois vosotros los que debéis indicar a Excel que fórmula queréis que os calcule. Vamos, que si no sabéis plantear una fórmula en papel, Excel no os va a enseñar a vosotros. Es al contrario, vosotros enseñaréis a Excel la fórmula, para que una vez creada en Excel sólo tengáis que cambiar los datos de entrada para que Excel os devuelva el resultado. Por ejemplo, si no sé hacer el cálculo de una nómina en papel, Excel no tiene una opción "mágica" que lo haga por mí. Yo, tendré que enseñarle a calcularla para que posteriormente al cambiar los parámetros variables de cada trabajador, (sueldo base, antigüedad, retenciones, complementos, etc...) Excel me devuelva el resultado. Cuando tengamos creadas las fórmulas es cuando le sacaremos rendimiento a Excel. El alma de Excel, son las Fórmulas. Todo aquel que quiera realizar operaciones avanzadas en Excel debe tener un alto conocimiento de fórmulas. Las fórmulas en Excel no permiten sólo sumar, restar, etc… Os vais a sorprender de lo que se puede hacer con ellas.

Otra faceta de Excel relacionada con los números es la de crear Gráficos. Muchas veces unos resultados numéricos no dicen mucho por si solos... Pero si los acompañamos de un gráfico en el que se comparen los resultados obtenidos, conseguiremos dejar mucho más claro lo que queríamos mostrar. Excel tiene una variedad enorme de gráficos muy fáciles de crear con apenas unos clics de ratón… También podemos crear otros tipos de gráficos más avanzados usando pequeños trucos que poco a poco os iré explicando.

Gráfico Interactivo en Excel.

Estas dos facetas que os acabo de comentar, son los usos "clásicos" que podríamos dar a una hoja de cálculo... Pero hay más. Algunos incluso los podríamos incluir como ejemplos claros de lo que no es Excel, pero ha crecido tanto este programa de Microsoft que ya son usos o facetas que no se pueden parar en su desarrollo y expansión. Por ejemplo, si me preguntarais que no es Excel os diría: Excel no es una Base de Datos, pero...

Como oís, por mucho que os empeñéis Excel no es una Base de Datos y nunca lo será. Excel es una gran herramienta para analizar datos, para obtener estadísticas o conclusiones de grandes cantidades de información. Excel es una de las herramientas más potentes que se pueden utilizar en ambientes mercantiles o de negocio para analizar grandes cantidades de información… Excel permite analizar grandes cantidades de información almacenada en forma de Tablas y con los resultados que se obtienen podremos tomar decisiones para mejorar los resultados de nuestra empresa o negocio. Por ejemplo, las Tablas Dinámicas permiten obtener resultados o estadísticas de miles de filas de datos con apenas unos clics de ratón...

Tabla Dinámica resumiendo los Ingresos de un Banco.

Pero, aun con todo lo que os estoy diciendo Excel no es la mejor opción para almacenar miles o millones de filas de datos, tiene muchas limitaciones en ese sentido y esto es una característica fundamental que deben cumplir las Bases de Datos... Almacenar grandes cantidades de información de forma eficiente. Excel es la mejor analizando, pero almacenando no. Por lo tanto tener cuidado a la hora de elegir Excel como Base de Datos, tarde o temprano os encontraréis con alguna dificultad que puede ser insalvable. Pensar un poco...

Imaginaros que necesitáis guardar las facturas de vuestro negocio, guardar información de los productos, clientes, realizar consultas o búsquedas sobre esos datos... Bueno, pues si este es vuestro caso, Excel no es vuestro programa, Access os saluda. Sé que es muy tentador abrir Excel y encontrarte con las celdas de Excel ya creadas, y dices... Mira que bien, ya tengo las Tablas para mi Base de Datos, bueno pues cuidado con esto que a veces el camino más corto, no es el mejor.

Una vez comentado esto no os voy a negar lo evidente, Excel tiene muchas herramientas para Filtrar, Ordenar, Buscar, Analizar grandes cantidades de información... Pero siempre debéis tener en cuenta lo que os acabo de comentar. Mucha gente se suele quejar que su documento de Excel cuesta mucho abrirlo... ¿Por qué? Bueno, pues porque han guardado mucha información y antes de trabajar con el documento, Excel necesita cargarlo en la memoria RAM del equipo, necesita leerlo entero. Sin embargo esto en una base de datos real, como puede ser una Base de Datos de Access, no pasa. Access sólo cargará lo que le pidamos.

Aplicando Filtros en Excel 2013.

Control de Producción en Acces 2013.

Para finalizar ya con este pequeño post de introducción a Excel, voy a destacar el resto de herramientas que creo que son las más importantes en Excel. Ya os he hablado de las Fórmulas, Gráficos y posibilidades que ofrece Excel como Base de Datos, pero además de eso tenemos lo siguiente:

Funciones: Se usan dentro de las fórmulas y llevan a estas más allá de sumar, restar, etc… Por ejemplo podemos realizar búsquedas, tomar decisiones con funciones lógicas, operaciones financieras, etc…
Formato Condicional: Permite automatizar el formato que tienen las celdas dependiendo de las condiciones que creemos. Por ejemplo, las celdas que tengan valores negativos en rojo y las que tengan positivos en verdes.
Validación de Datos: Permite controlar la validez de los datos que se guardan en las celdas. Por ejemplo puedo controlar que las fechas que se guarden sean posteriores a la fecha actual o que los valores sean positivos.
Tablas Dinámicas: Permiten analizar grandes cantidades de información guardadas en forma de Tabla. Es una herramienta que con apenas unos clics resume miles de filas de datos.
Macros o Programación en VBA: La parte más avanzada de Excel. Con Visual Basic para Aplicaciones podemos automatizar trabajos que repitamos habitualmente. Es una herramienta que ahorra mucho tiempo de trabajo y en mi opinión es la mejor manera de interconectar Excel con el resto de programas de Office.

Estas son en mi opinión las principales herramientas que tiene Excel para ayudarnos en nuestro trabajo diario. Pero hay más… En el próximo post dedicado a Excel 2013 empezaremos con el trabajo en el programa. Os hablaré sobre el entorno del programa, sobre la Interface de Usuario de Excel 2013 y de algunas opciones generales que pueden resultar interesantes a los usuarios de versiones anteriores de Excel. De momento lo único que os voy a contar es que si pensáis empezar a utilizar Excel 2013 debéis cumplir unos requisitos en cuanto al sistema operativo que utilizáis. Excel 2013 sólo se puede utilizar en Windows 2008 R2, Windows Server 2012, Windows 7 y Windows 8 o posteriores. Vamos que los "Cromañones" de Windows XP y los olvidados de Windows Vista os podéis ir olvidando de usar cualquier programa de Office 2013.

Si queréis, podéis ver el vídeo que publiqué en el Video Curso de Excel 2013 sobre estos detalles y otros que comentaré en los próximos artículos.

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