miércoles, 2 de abril de 2014

Curso Excel 2013. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.



Saludos!!!!!!!!!!!!!!!!!!!


Seguimos con otra sesión más dedicada a las Bases de Datos en Excel 2013. En esta ocasión nos centramos mucho en la posibilidad de extraer estadísticas de una Base de Datos con Filtros y Fórmulas. En parte esta sesión es la misma que publiqué para la versión 2010 de Excel, pero igual que pasó con la sesión de Filtros, esta tiene más material.

En principio la sesión está muy centrada en obtener estadísticas junto con Filtros. Las funciones "normales" de Excel no se fijan si hay filas ocultas en los datos, por aplicar filtros. Funciones como SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc... No tienen en cuenta si habéis ocultado datos con filtros. Usan todos los datos a la hora de realizar los cálculos independientemente de si hay filas ocultas o no. Si lo que queremos es obtener estadísticas pero sólo de las filas que queden visibles debemos utilizar la función SUBTOTALES.

Es una función un poco extraña porque permite obtener diferentes estadísticas. Por ejemplo la puedo usar para obtener sumas, promedios, máximos, mínimos, contar celdas, etc... En una sola función tenemos incluidas muchas de las funciones más usadas de Excel. Usándola junto con los filtros conseguimos obtener estadísticas que están condicionadas por los filtros que creemos. Es un sustituto muy potente a funciones como SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc... Está muy bien que existan esas funciones pero como vais a ver en los vídeos es mucho más rápido e interesante utilizar la función SUBTOTALES junto con filtros... Lo que veáis en esta sesión os puede hacer cambiar la manera de la que obtenéis estadísticas de un conjunto de datos...Incluso veremos cómo usando estas dos herramientas juntas podemos resolver una de las dudas más repetidas de Excel. ¿Cómo puedo sumar celdas dependiendo de su color de celda?

Además de todo esto, como es una sesión muy centrada en la creación de fórmulas... Veremos muchos ejemplos de la función SUBTOTALES e incluso usaremos otras funciones como INDICE y COINCIDIR. Estas dos funciones usadas juntas pueden solucionar situaciones en las que el BUSCARV se queda pequeño. No las explico en profundidad porque necesitaríamos sesiones independientes para ellas, pero creo que con el ejemplo que os planteo en los vídeos acabaréis con una idea bastante clara de lo que se puede hacer con ellas. También usaremos bastante la función SI, con ella podemos condicionar el resultado de una fórmula y aquí la usaremos junto con las otras funciones que veremos en esta sesión. Haremos un uso intensivo de Funciones Anidadas.




Hasta aquí sería lo mismo que vimos en la sesión dedicada a este tema en Excel 2010. Pero preparando la sesión se me fueron ocurriendo más cosas y también veremos lo siguiente. Volveremos a usar Controles de Formulario, en concreto Botones de Opción. Con ellos condicionaremos el resultado de una fórmula para decidir qué estadística se calcula con la función SUBTOTALES. Dependiendo de la opción que seleccionemos se calcularán diferentes estadísticas.

Cuando finalicemos con lo anterior nos vamos a ocupar de que nuestro trabajo no sea modificado. Es una pena que con lo bien que está quedando la hoja, cualquiera pueda modificarla a su antojo. Por lo tanto veremos cómo proteger la hoja para evitar modificaciones indeseadas. Esto provocará que algunas de las cosas que ya tenemos hechas no funcionen como esperamos, lo solucionaremos con un poquito de programación. Escribiremos un poco de código de Visual Basic para solucionarlo, pero muy poco.

Es una sesión en la que además de mostrar el tema de las estadísticas... Quiero que sigáis viendo como usando diferentes herramientas de Excel podemos conseguir cosas muy interesantes. En esta sesión llegamos a usar a la vez Filtros, Fórmulas, Funciones, Formato Condicional, Protección de Hojas, Botones de Opción y Código Visual Basic... Creo que es una sesión muy interesante ;)



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Para seguir esta sesión debéis descargaros el siguiente archivo que utilizo en el Vídeo.

Como siempre aquí tenéis el enlace para ver los vídeos. Espero que os guste.
  • Nombre: Curso Excel 2013. Bases de Datos: Función Subtotales. Sesión 03.
  • Nivel: Medio-Avanzado.
  • Versión de Excel: ES/Español.
  • Audio: Español.
  • Subtítulos: Español.
  • Duración Total: 01h 13m 05s.
  • Duración Vídeo 1: 23m 18s.
  • Duración Vídeo 2: 25m 56s.
  • Duración Vídeo 3: 23m 51s.

Vídeo 1 de 3.

Vídeo 2 de 3.

Vídeo 3 de 3.

Nada más, de momento abandonamos esta temática porque la próxima sesión requiere mucha preparación y lo quiero hacer con calma. De momento no os digo con que seguiré porque quizás os prepare una sorpresa... ;)

4 comentarios:

  1. Saludos, Soy estudiante de ingenieria electrica y estoy interesado en aprender excel 2013 por eso estoy viendo algunos de sus vides con los temas que mas he escuchado, Pero en realidad me gustaria tener una guia de estudio organizada para aprender excel 2013. Me podrian proporcionar infirmacion de dodnde puedo conseguir un programa del curso donde se detlle la secuencia correcta de todos los temas que se deben abordar? Agradeceria inmensamente su ayuda.

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    1. Hola Jason

      La secuencia la tienes en el índice del curso, lo que pasa que todavía no hay muchas sesiones del curso de Excel 2013. Hay muchas más de Excel 2010, si tienes mucha prisa por aprender Excel te recomendaría que veas los de la versión 2010 ya que son versiones bastante similares.

      http://davidasurmendi.blogspot.com/p/curso-excel-2010-basico-avanzado.html

      http://davidasurmendi.blogspot.com/p/curso-excel-2013-basico-avanzado.html

      Saludos.

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  2. Saludos, Excelente como siempre David.

    No he trabajado excel 2013, pero por lo que he podido leer, dentro de sus novedades viene integrado el PowerPivot + PowerView, con lo que se pueden vincular varias tablas de datos relacionales, usando aquellos vinculos que generalmente aplican a bases de datos: Uno a Uno, Uno a Varios, etc.
    Esto haria que excel este un poco más cerca de lo que significa una BD.

    Tú que eres tan hábil en el manejo de excel y que eres muy bueno en la pedagogia, si pudieras y si te queda algún tiempo y espacio, sería interesante que tocaras este tema del complemento powerpivot y demas. Sobre todo, para los desarrolladores con VBA en excel, que utilizan hojas y tablas de datos ocultas para guardar la informacion de sus aplicaciones.

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    1. Ese es un tema que tengo en el punto de mira, pero no puedo publicar nada todavía porque básicamente no es un tema que conozca lo suficiente.

      No es algo que haya usado y para explicar las cosas hay que controlarlas mucho. Tengo que encontrar huecos para mirarlo y no tengo muchos la verdad...

      A ver que puedo hacer.

      Saludos.

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