Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.

Una de las opciones más interesantes y desconocidas que tienen los Filtros Avanzados, es la de obtener Registros Únicos. Por ejemplo, con esta opción, podemos crear listas de Valores Únicos que posteriormente podemos usar en otras herramientas de Excel como lista de opciones a seleccionar. Este va ser el tema principal de esta sesión, pero como siembre habrá mucho más.

Curso:	Excel 2010
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Filtros Avanz...xlsm
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Esta sesión, al igual que la anterior, también es un poco especial. Principalmente, el objetivo de esta sesión es explicar la opción de Registros Únicos de los Filtros Avanzados. Está opción, está pensada para obtener listas únicas de registros, pero en realidad esconde dos funciones: Podemos obtener listas únicas de registros y de valores. En realidad, el uso más habitual que se le suele dar a esta opción es el de obtener listas de valores. Por ejemplo, imaginemos que tenemos un listado de Clientes y necesitamos obtener la lista de ciudades en la que tenemos clientes... Bueno pues con esta opción lo podría conseguir, obtendría de las ciudades de los clientes una lista de ciudades únicas, una lista de valores únicos. Aunque tenga por ejemplo 10 clientes en Madrid, esta ciudad solo aparecerá una sola vez en la lista, al igual que el resto de ciudades en las que tengamos clientes. Se puede decir que obtenemos los valores que aparecen en unos datos, pero sin repeticiones, una sola vez cada valor.

El anterior sería el ejemplo más típico de esta opción, obtenemos los valores únicos de una columna de datos. Pero, esta opción debe su nombre, Registros Únicos, a obtener valores únicos en varias columnas de datos. Encontrar un uso de esta posibilidad es más difícil, pero por ejemplo vamos a imaginar que tenemos una tabla de Ventas y en esa tabla tenemos guardada la información de los nombres de los clientes por separado, una columna para el nombre y otra para cada uno de los apellidos. Bueno pues con esta opción podríamos obtener los nombres de los clientes de forma única, ya que comprobaría la unicidad del dato en estas tres columnas. Es decir, devolvería las combinaciones únicas de las tres columnas. Este uso es un poco más confuso de explicar y de contar sin verlo en acción, lo mejor es que lo veáis en el vídeo con un ejemplo.

En Access, también existe esta opción, pero en ese caso son opciones separadas. Hay una opción para Valores Únicos y otra para Registros Únicos, pero en ambos casos el funcionamiento es similar a lo que os explico en esta sesión, solo que en Excel, se hace con una sola opción. Por lo tanto, la opción de Registros Únicos es el tema principal u objetivo de esta sesión. Pero, como siempre, os he preparado más material para que sigamos viendo cómo podemos utilizar los Filtros Avanzados junto con otras herramientas.

En este caso he preparado un ejercicio en el que utilizaremos una lista de valores únicos junto con validación de datos. Esta lista obtenida con un Filtro Avanzado la utilizaremos como lista de opciones a seleccionar en un criterio, para otro filtro avanzado. Es muy interesante este ejercicio, por que veremos cómo mantener actualizada la lista de opciones automáticamente. El ejemplo concreto es que crearemos una lista de ciudades de unos trabajadores, bueno pues conseguiremos que cuando se modifiquen o se añadan ciudades a esa lista de trabajadores, la lista de ciudades se actualice automáticamente, sin que nosotros tengamos que aplicar el filtro de forma manual. Para conseguir esto, vamos a utilizar Programación, Macros, Fórmulas, Validaciones de Datos... Aunque es un poco largo, creo que es de los mejores ejemplos que he creado hasta ahora y de los que más ideas podéis sacar para vuestros documentos.

Para seguir las explicaciones podéis descargar en el siguiente enlace el archivo que uso en el vídeo.

Filtros Avanzados en Excel 2010. 5ª Parte. David Asurmendi.xlsm

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Excel 2010. Bases de Datos: Filtros Avanzados 5ª Parte.
• Versión de Access: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo 1: 28m 40s.
• Duración Vídeo 2: 28m 31s.

Hasta la próxima sesión, en ella crearemos un gran ejercicio ;)