Curso Excel 2013: Crear Fórmulas con Referencias a Celdas de otras Hojas y otros Libros.

Seguimos con otra sesión más del Curso de Excel 2013, en esta sesión seguimos conociendo más detalles de las Fórmulas de Excel. Principalmente os voy a explicar como podemos usar en nuestras Fórmulas, celdas de otras Hojas y de otros Documentos o Libros de Excel. Además de lo anterior también os contare algún "truco" que nos permitirá trabajar de forma más cómoda con varias hojas o documentos y también os explicaré que como conseguir actualizar automáticamente los vínculos a otras celdas de otros documentos.

Curso:	Curso de Excel 2013.
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:	CrearFormulas....xlsx.
Anterior Vídeo/Tutorial:	Ejercicio Práct...
Acceso al vídeo  en Youtube:

En todos los ejemplos que hemos desarrollado hasta ahora, siempre hemos usado celdas que estaban en la misma hoja en la que creábamos las fórmulas, pero esto no tiene porque ser así siempre. Lo más normal y habitual es encontrarse con fórmulas que usan celdas de diferentes hojas e incluso de diferentes documentos o libros de Excel. Es muy normal dividir la información en varias hojas o documentos para tener todo bien ordenado o incluso para compartir información con otras personas. En esta sesión os voy a explicar que hay que añadir a las Referencias de celdas para que podamos usar celdas que están situadas en otras hojas o documentos. En realidad no hay que añadir mucho más, solo la ruta que indica donde están las celdas, es decir el nombre del documento y la hoja que contienen las celdas que queremos usar. Solo deberéis tener en cuenta que esto en determinadas situaciones se puedo complicar un poco, pero no os preocupéis porque si me hacéis caso, Excel hace casi todo el trabajo por vosotros.

Además de explicaros lo anterior, también os voy a contar algún pequeño "truco" que os va facilitar mucho el uso de celdas que están en otras hojas o documentos. En concreto vamos a ver como podemos colocar varias hojas de Excel a la vez, para que crear las fórmulas sea tan fácil como ir seleccionando las celdas que queremos usar. Excel nos ofrece la posibilidad de ver varias ventanas a la vez y eso es lo que os voy a explicar antes de empezar con la creación de fórmulas, os voy a explicar la creación de nuevas ventanas de Excel en las que se vea de un documento o de varios documentos, diferentes hojas y su posterior organización para que veamos todas las ventanas a la vez.

Finalizaremos el vídeo viendo que puede suceder si utilizamos celdas de otro documento que está cerrado. Utilizar celdas de diferentes hojas o de otros documentos cuando están abiertos, no tienen mucha dificultad, pero cuando cerramos el documento que contiene las celdas vinculadas a una fórmula, se puede complicar un poco. En esta sesión os voy a explicar que sucede con los vínculos que se crean a celdas de otros documentos cuando están cerrados y que podemos hacer para que se actualicen de forma manual o de forma automática.

Estos tres puntos son a grandes rasgos lo que os voy a explicar en el vídeo. Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

CrearFormulasReferenciasOtrasHojasExcel2013.xlsx

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el vídeo y su información. Espero que os guste ;)

• Nombre: Curso Excel 2013: Crear Fórmulas con Referencias a Celdas de otras Hojas y otros Libros.
• Versión de Excel: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 31m 23s.

Nada más por hoy. En un par de días, si me da tiempo publicaré la 2ª parte de las Máscaras de Entrada en Access 2010. Intentaré que esté para el Miércoles a la noche, si no para el Jueves, el día del Padre...

 *Siguiente sesión*:

• 14/04/2015: Definir Nombres, usar Nombres de Celdas en Fórmulas. 1ª Parte.

Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Absolutas, Mixtas y Relativas.

Seguimos con el Curso de Excel 2013, en esta sesión vamos a conocer el último tipo de Referencia que podemos utilizar al copiar Fórmulas en Excel, las Referencias Absolutas. El objetivo principal de esta sesión es conocer las Referencias Absolutas, pero repasaremos también las Mixtas y las Relativas. Sobre todo compararemos las Mixtas y las Absolutas para entender bien cuando hay que utilizar cada tipo.

Curso:	Curso de Excel 2013.
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivo de Excel:	CopiarForm....xlsx.
Anterior Vídeo/Tutorial:	Copiar fórmulas...
Acceso al vídeo  en Youtube:

Lo más normal en Excel a la hora de copiar o reutilizar fórmulas es que lo hagamos en una sola dirección, me explico. Lo más normal es que por ejemplo creemos una fórmula y a continuación esa fórmula la copiemos en el resto de celdas que están en la misma columna que la fórmula que vamos a copiar, es decir, que la copiamos hacia abajo. O el otro ejemplo típico sería el de copiar una fórmula dentro de las celdas que están en la misma fila que la fórmula que vamos a copiar, es decir, copiar hacia la derecha. Estas dos situaciones son las más habituales, pero puede que alguna vez necesitemos copiar fórmulas hacia varias direcciones. Por ejemplo, podría copiar una fórmula primero hacia abajo y luego hacia la derecha. Bueno pues en estos casos, puede que necesitemos las Referencias Absolutas.

Al usar una Referencia Absoluta evitamos que las referencias cambien, evitamos que se produzcan los desplazamientos en las referencias, tanto en los números de filas como en las letras de las columnas. Las dos partes de la referencia se quedan fijadas con el símbolo del dólar. En las Mixtas solo fijábamos una parte, bien la columna o bien la fila y así evitábamos que esa parte cambie. Con las Absolutas fijamos todo y ni la columna ni la fila pueden cambiar.

La mayor parte de las situaciones en las que encontréis problemas al copiar fórmulas, se pueden solucionar usando Referencias Mixtas. Pero bien por desconocimiento o bien por comodidad, mucha gente acaba utilizando Referencias Absolutas, cuando puede que no sea absolutamente necesario su uso. Es algo a lo que quiero que prestéis mucha atención, acostumbraros a fijar solo lo que sea estrictamente necesario. Si os acostumbráis a usar solo las Absolutas, acabaréis encontrado un problema que no se podrá solucionar de esa manera, más bien al contrario, el uso de Absolutas aumentará el problema. En el vídeo os muestro ejemplos comparando el uso de Mixtas y Absolutas para que entendáis porque no hace falta sobre usar las Absolutas, para que veáis cuando son absolutamente necesarias las Referencias Absolutas y también veréis que problema tiene usar Referencias Absolutas cuando no toca. En realidad, en mi opinión las Referencias Absolutas deberían ser las menos usadas, ya que es muy raro necesitar copiar una fórmula a celdas que estén en diferentes filas y columnas. Lo más normal suele ser copiar dentro de una misma columna y dentro de una misma fila y en estos casos si hay problemas, se pueden solucionar con Referencias Mixtas.

Para poder realizar los pasos del vídeo con los mismos datos que yo, os podéis descargar el siguiente archivo. Es el mismo que está disponible para descargar al inicio de este texto:

CopiarFormulasReferenciasAbsolutasMixtasRelativasExcel2013.xlsx

Para finalizar ya, como siempre, aquí tenéis el vídeo y su información. Espero que os guste ;)

• Nombre: Curso Excel 2013: Copiar Fórmulas con Referencias Absolutas, Mixtas y Relativas.
• Versión de Excel: ES/Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 26m 26s.

Nada más por hoy. A lo largo de la semana seguiré preparando material pero no sé si llegará a tiempo para esta semana.

 *Siguiente sesión*:

• 27/04/2015: Ejercicio Práctico de Fórmulas y Referencias.

Curso Access 2013, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 1ª Parte.

Empezamos con las Máscaras de Entrada en el Curso de Access 2013. En esta sesión os voy a explicar las opciones generales que tienen y veremos unos primeros ejemplos de su uso. Realizaremos varios ejemplos en los que controlaremos con una Máscara de Entrada que solo se puedan introducir datos numéricos en un campo de tipo Texto.

Curso:	Access 2013.
Formato:	Vídeo/Tutorial.
Archivos necesarios:	Agenda v1.02.accdb
Anterior Vídeo/Tutorial:	Tamaño de un Cam...
Acceso al vídeo en Youtube:

Cuando trabajamos con Bases de Datos, uno de los mayores problemas que nos podemos encontrar es que la información que tienen en su interior no es correcta. A la hora de rellenar los datos se pueden cometer muchos errores y esta suele ser la principal razón de encontrarnos con información incorrecta. Como ya os he comentado varias veces, al crear una Base de Datos, nunca debéis confiar en que el usuario hará todo bien, os suelo decir que para mí hay dos tipos de usuarios: Los "torpes" o los "puñeteros". Los primeros se confundirán por su inexperiencia, los segundos por su "necesidad" de provocar errores adrede probando los límites de la Base de Datos. Para controlar a ambos, debemos utilizar todo lo que Access nos ofrezca y las Máscaras de Entrada es una de las herramientas que nos ofrece Access para realizar ese control.

Con las Máscaras de Entrada podemos crear controles que nos aseguren que al rellenar los datos, se cumplen unos criterios en cuanto a la estructura del dato rellenado y al tipo de información que se rellena. Por ejemplo, podemos tener datos en los que por razones obvias tengamos que controlar que solo se rellenen números... Por ejemplo un código postal, un teléfono, etc... O al contrario imaginaros que tenemos referencias de productos formadas solo por letras y necesitamos controlar que solo se puedan escribir ese tipo de caracteres... Bueno, pues con las máscaras de entrada podríamos controlar estos dos ejemplos y más que iremos viendo en esta sesión y en las siguientes.

Para lograr este control, en las Máscaras de Entrada hay que utilizar una serie de Caracteres Comodín que permitirán escribir un tipo de dato u otro. En este vídeo me voy a centrar en dos caracteres que permiten escribir solo valores numéricos, el 0 y el 9. Hay un tercero, las almohadillas, #, pero este lo dejo para más adelante. En este caso las explicaciones estarán centradas en conseguir controlar la información en campos de tipo texto. Estos caracteres se pueden utilizar en máscaras de entrada de datos numéricos y de fechas, pero eso lo veremos en otra sesión. Además de esto también os explicaré las opciones generales de las Máscaras de Entrada. Independientemente de lo que se controle en la máscara de entrada, todas tienen tres partes que podemos utilizar para definir a nuestro gusto como se comportarán las máscaras de entrada. En el vídeo también os explico para que sirven cada una de las partes de una máscara de entrada.

Esta es la primera sesión que dedico a las máscaras de entrada. En la siguiente o siguientes os seguiré explicando el resto de caracteres comodín que se pueden utilizar. Hay muchas posibilidades, incluso hay caracteres para convertir a mayúsculas o a minúsculas. Para realizar los pasos que veréis en el vídeo os podéis descargar la siguiente Base de Datos de Access que voy a  utilizar en el vídeo:

Agenda v1.02.accdb

Como siempre aquí tenéis los enlaces para ver el vídeo, espero que os guste:

• Nombre: Curso Access 2013, Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada 1ª Parte.
• Versión de Access: Español.
• Audio: Español.
• Subtítulos: Español.
• Duración Vídeo: 25m 43s.

Por hoy ya vale. Sigo trabajando en los cursos de Excel 2013 y los de Access. Del resto no me olvido, tengo a medias varias sesiones de Filtros Avanzados que llegarán para Excel 2010 y 2013. Pero debido a la temática me está llevando más tiempo de lo normal prepararlas. Todo llegará...

 *Siguiente sesión*:

• 23/03/2015: Propiedades de los Campos: Máscaras de Entrada, 2ª Parte.