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jueves, 14 de agosto de 2014

Opciones y Pasos Previos a la Grabación de una Macro en Excel 2013.


Ficha Desarrollador en Excel 2013
Ficha Desarrollador en Excel 2013
Antes de realizar algunas macros de ejemplo, en este artículo os voy a explicar los pasos previos que hay que seguir para empezar a grabar una macro. Entre otras cosas os voy a explicar cómo mostrar todas las herramientas relacionadas con las "Macros". Y también veremos qué información y opciones iniciales hay que indicar antes de empezar la grabación de una macro.

Lo primero que hay que hacer es mostrar la ficha "Desarrollador" en la "Cinta de Opciones" de Excel 2013, que por defecto está siempre oculta. En ella tenemos disponibles todas las herramientas que nos van a permitir crear Macros y código VBA. Se pueden crear macros sin tener visible esta ficha, se puede utilizar el botón situado en la "Barra de estado" para iniciar la grabación de macros, en la siguiente imagen lo podéis ver. Cuando empecéis a grabar una macro con él, se convertirá en el botón para detener la grabación de la macro. Pero como os digo, es mejor que os acostumbréis a tener visible la ficha "Desarrollador".

Botón para iniciar la grabación de una macro desde la barra de estado
Botón para iniciar la grabación de una macro desde la barra de estado.

Para mostrar la ficha "Desarrollador" debemos acceder a la personalización de la "Cinta de Opciones". Podemos hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la cinta y seleccionar la opción "Personalizar la cinta de opciones".

Accedemos a las opciones de la Cinta de Opciones
Accedemos a las opciones de la Cinta de Opciones.

Una vez seleccionada esa opción, aparecerá una ventana donde podemos activar la casilla de verificación que nos permitirá mostrar la ficha. Está en la lista de la derecha y por defecto siempre está desactivada. La activamos y a continuación aceptamos para que aparezca la ficha, en la "Cinta de Opciones".

Activar la ficha Desarrollador
Activar la ficha Desarrollador.

Cuando la tengamos visible, accedemos a ella y para empezar a grabar una macro nos debemos fijar en el botón "Grabar macro" del grupo "Código". En ese grupo de botones tenemos las opciones más importantes para crear macros y código VBA.

Botón para iniciar la grabación de una macro
Botón para iniciar la grabación de la macro.

Al hacer clic en el botón "Grabar macro", aparecerá una ventana en la que debemos indicar algo de información inicial sobre la macro que vamos a crear. En este punto todavía no hemos empezado a grabar la macro, sólo cuando pulsemos el botón "Aceptar", empezará la grabación.

Opciones iniciales de una Macro
Opciones iniciales de una Macro.

Lo primeo que debemos indicar es el nombre de la macro. El nombre es muy importante ya que es lo que identificará a la macro que queremos ejecutar entre todas las que tengamos disponibles. Para ser válidos los nombres deben cumplir unos criterios que si no se cumplen, no permitirán iniciar la grabación de la macro:


  • El Nombre siempre debe empezar con una letra, el primer carácter del nombre debe ser una letra.
  • A partir del segundo carácter se pueden utilizar letras, números y el guion de subrayado. Todo lo demás está prohibido. 
  • Una vez comentado lo anterior, obviamente los espacios están prohibidos. Todo lo que se os pueda ocurrir fuera de letras, números y guiones de subrayado... prohibido.
  • Debéis evitar nombrar a las macros con nombres que tengan otros objetos del documento en el que estáis trabajando. Por ejemplo no podéis utilizar nombres de celdas que hayáis creado en las hojas. Imaginaros que habéis llamado a una celda Iva, bueno pues no deberíais llamar a una macro de la misma manera.

Mensaje de error al usar un nombre de macro que no es correcto
Mensaje de error al usar un nombre de macro que no es correcto.


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Lo siguiente que podemos indicar, no es obligatorio, es el atajo de teclado con el que podremos ejecutar la macro. Si usamos mucho el teclado y la macro que hemos diseñado la vamos a ejecutar muchas veces... puede ser buena idea que se ejecute pulsando una combinación de teclas. Es la misma idea que los atajos de teclado típicos de los programas de Windows. Por ejemplo pulsando las teclas Ctrl + C copiamos o pulsando las teclas Ctrl + Z deshacemos. Bueno pues en "Tecla de método abreviado" podemos indicar que teclas junto con la tecla control queremos usar para ejecutar la macro. 

Método abreviado para ejecuta la Macro con el teclado
Método abreviado para ejecuta la Macro con el teclado.

Se pueden utilizar combinaciones que ya estén asignadas a trabajos en Excel, por ejemplo podría usar la combinación Ctrl + C, pero esto supondría que ya no puedo utilizar esa combinación de teclas para copiar. Esto sólo sucedería mientras el libro que contiene la macro está abierto, en cuanto lo cierre todo volverá a su estado normal. Es importante resaltar que si tienes varios libros abiertos y hemos utilizado una combinación de teclas que ya tenía una función asignada... Al pulsar las teclas en cualquiera de los documentos abiertos se ejecutará la macro. Mientras esté abierto el documento con la macro, esa combinación de teclas ha dejado de realizar la función que tenía asignada previamente. Da igual que no estéis situados en el documento en el que se guardó la macro. De todas las maneras yo no os aconsejo que utilicéis combinaciones que ya tienen una función, más que nada por el uso que le puedan dar a ese documento otras personas. Alguien puede intentar copiar, esperando que le funcione la combinación Ctrl + C... y de repente pasar otra cosa. Sería mucho mejor que usarais la combinación Ctrl + Mayúsculas + C, es decir meter la tecla Mayúsculas en la combinación de teclas. Pero bueno, al final vosotros decidís, siempre teniendo en cuenta lo que os estoy contando. Cuando grabemos la primera macro ya os contaré que hay diferentes maneras de ejecutar una macro y esta sería una de ellas, con una combinación de teclas.

Utilizamos la tecla Mayúsculas en el método abreviado de la macro
Utilizamos la tecla Mayúsculas en el método abreviado de la macro.

Lo siguiente que podemos indicar es donde se va guardar la macro, tenemos tres posibilidades. Para empezar tenemos la opción del "Libro de Macros personal". Esta opción la debemos seleccionar cuando queremos que la macro esté disponible en todos los documentos de Excel.

Guardar Macro en Libro de Macros Personal
Guardar Macro en Libro de Macros Personal.

El "Libro de Macros personal" es un libro de Excel oculto que si no existe se crea cuando seleccionemos esta opción. Este libro es un documento normal y corriente de Excel pero que en su interior tiene las macros que queremos que estén disponibles en Excel en todo momento. Si queréis saber si lo tenéis creado es muy fácil, si existe se abre cuando entráis a Excel lo que pasa que está oculto. Podéis mostrarlo accediendo a la ficha "Vista" y pulsando el botón "Mostrar" situado en el grupo "Ventana".

Mostrar el Libro de Macros personal
Mostrar el Libro de Macros personal.

Si el libro está creado, aparecerá en la ventana "Mostrar" y si lo seleccionáis y aceptáis, se mostrará. Aparecerá un documento normal de Excel pero que en su interior tiene las Macros que podemos usar en todos los documentos.

Libro de Macros Personal visible
Libro de Macros Personal visible.

Si lo mostráis, al cerrarlo, no guardéis los cambios porque si lo hacéis el libro se quedará visible y se os abrirá cada vez que entráis en Excel.


Guardar los cambios para dejar visible el Libro de Macros Personal
Guardar los cambios para dejar visible el Libro de Macros Personal.

Si os pasa, si se os queda visible, no tenéis más que situaros en él y pulsar el botón "Ocultar" del grupo "Ventana" de la ficha "Vista". Cerráis Excel y cuando os pregunte si queréis guardar los cambios le decís que sí... Y así estará de nuevo oculto.


Volver a ocultar el Libro de Macros Personal
Volver a ocultar el Libro de Macros Personal.

De todas las maneras no enredéis mucho con este documento, simplemente acordaros que tenéis esa opción para que una macro esté siempre disponible. Como experiencia personal os tengo que decir que yo, que he creado muchas macros, esta opción la he utilizado muy pocas veces. La razón es que las macros se suelen diseñar para problemas y documentos concretos y suele ser muy difícil crear macros que sean útiles en diferentes documentos.

La siguiente ubicación para guardar una macro todavía la he utilizado menos, o nunca para ser exactos. Es la opción "Libro Nuevo". Esta opción lo que hace es crear un nuevo documento de Excel y empezar la grabación. Cuando finalicemos la macro se guardará en el nuevo documento, no en el que partíamos. Ya os digo que yo particularmente no he utilizado esta opción y a falta de un ejemplo claro de su uso no me parece muy útil.

Guardar una macro en documento nuevo
Guardar una macro en documento nuevo.

La última opción, seguramente es la más usada, la de guardar la macro en "Este libro", en el documento en el que se graba. Esto en mi opinión es lo más habitual. Ojo, porque esta elección planteará algunos detalles importantes que hay que tener en cuenta a la hora de guardar el documento, pero de esto hablaremos en otro artículo.

Ya para finalizar con la ventana de grabación de macros, podemos escribir una descripción de la macro. En esa parte de la ventana podemos escribir lo que queramos, por ejemplo podemos indicar quien es el autor de la macro, cual es la función de la macro, porqué la creamos, etc... Lo que escribáis ahí no hará que la macro funcione o no funcione.

Descripción de la Macro
Descripción de la Macro.

Aunque la descripción es opcional, no hace falta rellenar esa información... Es recomendable que os acostumbréis a documentar las macros con comentarios que indiquen para qué sirve la macro. Pasado un tiempo quizás tengas tantas macros ya creadas que no recuerdes para que sirven y no es cuestión de ir probando cada una de ellas para ver que hacen... Puede ser peligroso para los datos de nuestras hojas. Y además puede que se encuentren con nuestras macros otras personas que no tienen por qué saber para qué sirven y conviene que les dejemos algo de información.

Bueno, pues a partir de aquí, "sólo" nos quedaría pulsar en el botón "Aceptar" y empezar con la grabación. Todo lo que hagamos desde el momento en el que aceptamos formará parte de la macro. En este artículo ya hemos acabado, en el siguiente dedicado a este tema, crearemos una pequeña macro de ejemplo y os contaré algunos detalles de cómo se guardan las macros. Hay que tener cuidado al hacerlo, si nos despistamos un poco, podemos perder la macro que tanto nos ha costado grabar.

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