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jueves, 28 de agosto de 2014

Artículo: Grabar, Ejecutar, Eliminar y Modificar Macros en Excel 2013.

Resultado de Ejecutar la Macro
Resultado de Ejecutar la Macro.
En el artículo anterior dedicado a las macros, nos paramos justo en el momento antes de empezar la grabación de una Macro. Sobre todo, lo dediqué a explicar muchas de las opciones y pasos previos que hay que conocer antes de empezar con la grabación. En este artículo vamos a continuar desde ese punto, grabaremos una pequeña macro de ejemplo y finalizaremos el artículo ejecutándola. En concreto veremos dos de las posibilidades que tenemos para ejecutar macros, en artículos posteriores veremos el resto. A la vez que ejecutamos la macro que vamos a crear también os hablaré de cómo modificar y eliminar macros.

Lo primero que hay que tener claro a la hora de grabar una macro, son los pasos que queremos grabar. Si os confundís durante la grabación, las equivocaciones también se grabarán y la macro seguramente no hará su trabajo, o hará trabajo de más que no debería hacer. Para este artículo vamos a crear algo muy sencillo, vamos a grabar una macro que asignará en unas celdas los días de la semana y posteriormente dará a esas celdas un formato que ahora os comentaré. Los días se van a crear en las celdas que van de la A1 a la G1, siempre en esas celdas. Vamos a imaginar que estos pasos los repetimos habitualmente y queremos tenerlos automatizados para que no nos quiten mucho tiempo de trabajo.

Resultado Final de la Ejecución de la Macro
Resultado Final de la Ejecución de la Macro.

Vamos con la macro. Cuando grabéis una macro, os aconsejo que practiquéis antes los pasos que vais a grabar. Si la macro es muy compleja, conviene que lo hagáis varias veces e incluso que los apuntéis en un papel a modo de guion, para no confundiros. Como aquí no hay diferencia entre que practiquemos o grabemos, vamos a empezar directamente con la grabación. Por lo tanto, creamos un documento nuevo en Excel y en la ficha "Desarrollador" pulsamos el botón para empezar la grabación de la macro, para que aparezca la "Grabadora de Macros".

Botón para empezar a Grabar la Macro
Botón para empezar a Grabar la Macro.

En las opciones iniciales de la macro le vamos a indicar que la macro se llamará "CrearSemana" y que se guardará en el documento actual, en ese libro. Como atajo de teclado o método abreviado le vamos a indicar las teclas Ctrl + Mayúsuculas + S. Recordad que en artículo anterior os aconsejé utilizar la tecla Mayúsculas en los atajos de teclado, para evitar malentendidos con los atajos de teclado de Excel. En la descripción podéis escribir lo que queráis, como la macro no es muy importante tampoco es fundamental que lo hagamos. Lo habitual ya sabéis que es escribir una pequeña descripción de que hace la macro.

Opciones Iniciales de la Macro
Opciones Iniciales de la Macro.

Bueno pues ahora, desde el momento en el que aceptemos, todo lo que hagamos se irá grabando y formará parte de la macro. Vamos a realizar los siguientes pasos, hacer todos lo mismo que yo.
  1. Seleccionamos la celda A1, escribimos en ella el texto "Lunes" y confirmamos el contenido de la celda pulsando la tecla "Intro".
  2. Primer Paso de la Macro.
  3. A continuación seleccionamos la celda A1 otra vez y una vez seleccionada, hacemos clic en el cuadrito situado en la parte inferior derecha de la celda... Y sin soltar, arrastramos hasta llegar a la celda G1, hasta que aparezca el "Domingo".
  4. Arrastramos el contenido de la celda A1 hasta que aparezca el Domingo en la G1
    Arrastramos el contenido de la celda A1 hasta que aparezca el Domingo en la G1.
  5. Ahora, sin quitar la selección de celdas que se ha quedado después de arrastrar... Aplicamos en esas celdas los formatos que os he indicado: Centrado, Negrita, Color de Fondo Negro y Color de Fondo Blanco. Accedemos a la ficha "Inicio" y los aplicamos.
  6. Aplicamos los formatos a las celdas seleccionadas
    Aplicamos los formatos a las celdas seleccionadas.

  7. Por último, como vamos a empezar a escribir justo debajo del "Lunes", seleccionamos la celda A2 para que al finalizar la macro estemos ya situados en esa celda.

  8. Seleccionamos la celda A2
    Seleccionamos la celda A2.

Bueno, pues ya están todos los pasos que queríamos grabar, ahora debemos detener la grabación de la macro, en la ficha "Desarrollador" pulsamos el botón "Detener Grabación". Es el mismo que servía para empezar la grabación, solo que ahora nos permite pararla.

Detenemos la Grabación de la Macro
Detenemos la Grabación de la Macro.


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Si todo ha ido bien, el siguiente paso sería probar la macro, "ejecutarla". Evidentemente antes de probar la macro, deberíamos borrar el contenido de las celdas que van de la A1 a la G1, si no lo hacemos no veremos si la macro funciona o no.

Borramos las Celdas antes de probar la macro
Borramos las Celdas antes de probar la macro.

Para ejecutar macros tenemos muchas posibilidades, aquí vamos a utilizar dos. La primera, es la opción de utilizar la ventana de macros. Esta ventana aparece si pulsamos el botón "Macros" en la ficha "Desarrollador".

Botón Macros
Botón Macros.

Ventana Macros
Ventana Macros.

En esta ventana se pueden realizar muchas operaciones con las macros que tengamos grabadas, pero de momento nos vamos a centrar en ejecutar macros. Poco a poco os iré contando el resto. Antes de empezar, comentaros que si no veis aquí la macro que buscáis, os fijéis en la lista que hay en la parte inferior de esa ventana. En ella podéis seleccionar que macros se ven en la lista, por defecto aparece seleccionada la opción para que muestre las macros de todos los libros que tenéis abiertos, pero tenéis más posibilidades.

Ubicaciones para mostrar Macros
Ubicaciones para mostrar Macros.

Vamos con la ejecución de la macro, es muy sencillo. Simplemente hay que seleccionarla y a continuación pulsamos el botón "Ejecutar". O también podéis hacer doble clic encima de la macro que queréis ejecutar y así conseguiréis el mismo resultado. Si habéis realizado la grabación de forma correcta, al ejecutar la macro conseguiréis el resultado deseado.


Resultado Final de la Ejecución de la Macro
Resultado Final de la Ejecución de la Macro.

Si la macro no funciona como queríamos, en la ventana "Macros" tenemos la opción de modificar macros, pero esto tiene "truco", vamos a probar. Accedemos de nuevo a esa ventana, seleccionamos la macro que hemos grabado y pulsamos el botón "Modificar".

Boton para Modificar Macros
Botón para Modificar Macros.

Modificar una Macro
Modificar una Macro.

Al hacerlo, acabamos en el Editor de Visual Basic. Como ya os he comentado en artículos anteriores, las macros que creamos con la "Grabadora de Macros" se traducen a instrucciones de "Visual Basic". En concreto a instrucciones de "Visual Basic para Aplicaciones", "VBA". Si queremos modificar la macro tendríamos que modificar el código, no hay otra manera de modificar una macro, es decir debemos saber programar en VBA. Por lo tanto si os habéis confundido en la grabación y no sabéis VBA, lo mejor que podéis hacer es eliminar la Macro y grabarla de nuevo.

Para eliminar Macros, también podéis usar la misma ventana "Macros", sólo hay que seleccionar la macro que queremos eliminar y se pulsa el botón. Al hacerlo os pedirá confirmación para eliminarla.

Botón para eliminar una macro
Botón para eliminar una macro.

Confirmar la eliminación de la Macro
Confirmar la eliminación de la Macro.

Lo siguiente que os voy a contar está relacionado con los métodos abreviados, con los atajos de teclado, es la otra manera de ejecutar macros que os voy a contar en este artículo. A esta macro que hemos creado le hemos asignado la combinación Ctrl + Mayúsculas + S, si pulsáis las tres teclas debería ejecutarse la macro. Acordaros de borrar el contenido de las celdas A1:G1 para comprobar que funciona. Si no funciona, puede que queráis confirmar que esa era la combinación que le habíais asignado o puede que la queráis cambiar. Bueno pues estas dos operaciones las podéis hacer accediendo en la ventana "Macros" a las opciones de la macro. Se selecciona la macro y se pulsa ese botón.

Botón para acceder a las opciones de la macro
Botón para acceder a las opciones de la macro.

Ventana de las Opciones de la Macro
Ventana de las Opciones de la Macro.

Al hacerlo aparece una ventana en la que podemos cambiar dos cosas, la primera lo que os estaba comentando, el método abreviado. Podéis asignar una combinación nueva de teclas y así comprobar si ya funciona. La otra opción que podemos cambiar es la descripción de la macro que como os he comentado ya muchas veces no afecta al funcionamiento de la macro.

Bueno, esto es todo lo que os quería contar en este artículo. Fijaros que todas las veces que ejecutáis la macro, los días se crean en las mismas celdas. Si por ejemplo quisierais hacer lo mismo pero partiendo de la celda que está seleccionada, esto no serviría. De esto y de cómo guardar documentos con macros hablaremos en los siguientes artículos ;)

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