Tablas Dinámicas en Excel 2010: Campos Calculados. Elementos Calculados.

Seguimos con las sesiones dedicadas a las tablas dinámicas. En esta sesión seguimos viendo más opciones para mostrar resultados o estadísticas. Lo que explico en este vídeo es un poco diferente a lo que ya hemos visto en ese sentido, explico Campos Calculados y Elementos Calculados.

Un campo calculado es una columna de datos que se añade a la tabla dinámica pero los datos que se ven en ella no se obtienen directamente de los datos de origen. Es decir no dependen de una columna de los datos de origen se obtienen mediante una fórmula en la que sí que se utilizan datos del origen de datos.
Con una fórmula como las que podemos crear en las celdas de Excel obtenemos los datos que se ven en esa columna. En estas fórmulas podemos utilizar los campos que forman la tabla dinámica, los típicos operadores matemáticos de Excel y las Funciones de Excel. De todas las maneras en el vídeo veréis que estas fórmulas tienen algunas limitaciones, no son 100% iguales a las que podemos usar en las celdas.

Un elemento calculado es la misma idea pero en ese caso se crea una fila nueva en la tabla dinámica. Los datos que se muestran también se obtienen con fórmulas similares a las de los Campos Calculados. Los dos conceptos así explicados suenan un poco raros pero con los ejemplos que veréis en el vídeo lo entenderéis mejor.

Tablas Dinámicas en Excel 2010: Cálculos y Campos de Valor Personalizados. Contar, Diferencias, Porcentajes…

Cuarta sesión dedicada a las Tablas Dinámicas en Excel 2010. En ella nos vamos a centrar en conocer más posibilidades que ofrece la zona de valores, en cuanto a cálculos o estadísticas que se pueden obtener, os voy a explicar como personalizar los cálculos que se pueden realizar en la zona de valores. Empezaremos viendo que en esta zona también es posible meter varios campos, puede parecer que esto no tiene mucha utilidad pero eso es porque no conocéis algunas de las posibilidades que os voy a mostrar en esta sesión.

Estamos acostumbrados a que los campos que usamos en esa zona devuelvan la suma, pero eso es sólo una pequeña parte de los que se puede conseguir. Por ejemplo podemos decirle que en lugar de sumar, cuente, o saque medias, u obtenga máximos o mínimos... hay muchas posibilidades. En el vídeo veremos cómo podemos contar y sacar medias. Usaremos los datos de los ingresos en unas sucursales de un banco y con ellos obtendremos cuantas cuentas se han abierto en cada sucursal de cada tipo de cuenta y la media de los ingresos que se han realizado.

Esa zona esconde muchas más posibilidades y veremos que podemos mostrar los datos de muchas maneras diferentes. Habitualmente en esa zona se suelen mostrar resultados que se visualizan en forma de cantidades pero por ejemplo, entre otras opciones podemos mostrar porcentajes y diferencias. En el vídeo obtendremos a qué porcentaje del total de dinero ingresado en el banco equivalen las cantidades ingresadas en cada sucursal y también calcularemos la distribución porcentual en cada sucursal por tipos de cuenta. Es decir cuál es el porcentaje de dinero que se ha ingresado en cada tipo de cuenta en cada sucursal.

Por último veremos cómo podemos obtener diferencias, en concreto haremos una tabla dinámica en la que se ve el total de dinero ingresado en cada sucursal en los diferentes años de los que tenemos datos. Pero además meteremos un campo más a la zona de valores para que nos diga qué diferencia hay en cada año con el anterior.

Las opciones en cuanto a cálculos y visualización de estos son de nuevo prácticamente infinitas, pero con este vídeo espero abriros los ojos a algunas opciones de las tablas poco conocidas pero muy interesantes y útiles.

Tablas Dinámicas en Excel 2010: Filtrar Datos. Segmentación de Datos o Slicers.

Seguimos con los vídeos dedicados a las Tablas Dinámicas en Excel 2010. En el vídeo de hoy voy a explicar las opciones que tenemos para Filtrar Datos en una Tabla Dinámica. Las tablas dinámicas son muy útiles para analizar grandes cantidades de información y algo muy necesario en estos casos es la posibilidad de filtrar, de quedarnos solo con la parte que no interesa. En este sentido ofrecen muchas posibilidades y estas son las que vamos a ver en la sesión.

Empezaremos con los campos de Filtro de Informe. Los campos que usemos en esta zona de la tabla dinámica nos permitirán realizar filtros, dependiendo de los valores que seleccionemos en ellos nos mostrarán los datos correspondientes  Son muy fáciles de usar. Estos campos tienen alguna limitación, por ejemplo cuando seleccionemos varias opciones para filtrar no se ven los datos que se usan para los filtros. Es decir no sabemos exactamente qué condiciones estamos usando. Por ejemplo si le digo que me muestre los datos de una población no hay problema, pero si uso dos o más poblaciones la información que nos dan ya no es tan clara.

Para solucionar este problema en la versión 2010 de Excel se han añadido los Slicers, también conocidos como "Segmentación de Datos". Un Slicer es un control que se inserta en la hoja y que permite realizar filtros dependiendo de lo que seleccionemos en su interior. Es muy parecido a los campos de Filtro de Informe, pero tienen una ventaja muy importante. Cuando seleccionemos en los Slicers varias opciones, varias condiciones, sí que veremos exactamente los datos que estamos usando como condiciones del filtro. Luego tendremos muy claro a que se corresponden los datos que muestra la tabla dinámica.

Finalizaremos viendo las opciones que nos ofrecen para filtrar los campos que usamos en las zonas de Etiquetas de Fila y Columna. Podemos desde indicar filtros directos seleccionando alguno de los valores que se usan en esas zonas... A crear filtros de Etiquetas y filtros de Valores. Los filtros de etiquetas se crean con los datos que se usan para agrupar los valores en las tablas y los de valores se crean teniendo en cuenta los datos numéricos que se ven en los resultados de las tablas.