¿Qué es una Macro?

La ventana Macros en Excel 2013.

Las "Macros" o la "Programación en Excel", son en mi opinión la herramienta más potente que tiene Excel. Llevan a Excel a un nivel muy superior del que se puede llegar con las herramientas "normales" de Excel. Sin usar las macros se pueden hacer cosas realmente potentes... Pero con ellas, todo queda mejor, da una sensación de mayor integración entre todas las herramientas que tenemos disponibles y mejoran mucho la usabilidad de las hojas. Queda todo con un mejor acabado, más redondo. Para explicaros que es una macro, creo que es mucho mejor que os ponga un ejemplo en el que se ve claramente como una Macro nos podría ahorrar mucho tiempo y trabajo. Vamos a imaginar, que todos los días, en mi jornada laboral de 8 horas, cada hora tengo que realizar las siguientes tareas:

• Primero importo los datos de producción de unas máquinas de un archivo de texto.
• A continuación con esos datos creo un gráfico.
• Una vez creado el gráfico, cambio algunas de sus características para darle el aspecto que yo quiero.
• Después, muevo el gráfico a una hoja de gráficos para que al imprimirlo tenga tamaño A4.
• Casi acabando ya, imprimo dos copias del gráfico.
• Y por último, una vez que tengo el gráfico impreso lo elimino.

Resultado Final de la Macro.

Realizar todas estas tareas, 8 veces en mi jornada laborar me va quitar mucho tiempo. Que os parecería si os digo que todo esto se puede hacer en tres segundo si lo metemos en una macro... Incluso mejor, que os parecería si os digo que todo ese trabajo lo podemos meter en una macro y que simplemente pulsando un botón se hará tantas veces como lo necesitemos. Pasaríamos de ocupar unos cuantos minutos cada hora para realizar estas tareas, a ocupar sólo unos poco segundos.

Con esto que os acabo de contar ya os puedo dar una primera definición de Macro: Una macro es un conjunto de operaciones o pasos que se han grabado, para posteriormente ser ejecutados, ser realizados de forma secuencial, sin intervención del usuario. Fijaros que he utilizado el verbo "Grabar". Las macros en Excel se pueden crear usando la "Grabadora de Macros".

Grabadora de Macros en Excel 2013.

La "Grabadora de Macros" es una herramienta que desde el momento que le indiquemos, graba todos los pasos que vamos realizando en Excel. Una vez hemos finalizado los pasos que queremos que formen parte de la Macro, le indicaremos que pare la grabación. El resultado final de la grabación se convertirá en una Macro que posteriormente podremos ejecutar para que todos esos pasos se hagan sin intervención del usuario, se hagan automáticamente. Podríamos por ejemplo asignar esa macro a un botón y al ser pulsado se realizarán todos los pasos grabados. Seguro que más de uno ya se está emocionando y pensando en la de trabajo que se ahorrará...

Pero... cuidado, no todo es tan perfecto. Desde el momento que se lo indiquemos la grabadora grabará todo lo que hagamos pero debéis tener en cuenta dos detalles. La Grabadora graba todo el rato, esto incluye los momentos en los que nos confundamos... Por lo tanto es recomendable que antes de grabar una macro practiquéis un poco los pasos para no cometer errores en el momento de la grabación. Y el otro detalle que debéis tener en cuenta, es que la grabadora graba casi todo... Pero hay algunos pasos que no es capaz de grabar y harán que nuestra macro no sea tan automática como queríamos.

La macro no ha grabado la confirmación para eliminar el gráfico.

En el ejemplo que os he contado al principio, por ejemplo hay un paso que no sería capaz de grabar. Cuando eliminemos la hoja en la que está el gráfico se pedirá confirmación para la eliminación de la hoja, bueno pues la grabadora no es capaz de grabar si hemos pulsado que si o que no. En la imagen anterior podéis ver el momento en el que me pregunta si quiero eliminar el gráfico o no. Por lo tanto los pasos en los que se pida confirmación del usuario, no se grabarán, no formarán parte de la macro. Es una pequeña limitación que tienen las macros, pero no os preocupéis que todo tiene solución, enseguida os lo contaré.

Artículo: Primeros Pasos por la Ventana de Excel 2013: Barra de Título y Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

Excel 2013.

Al usar Excel 2013 por primera vez, dependiendo de la versión anterior de Excel que hayamos usado antes, nos vamos a llevar una mayor o menor sorpresa. Si provenís de las ya primitivas versiones 2000, 2002 o 2003 seguramente estaréis desconcertados. Por el contrario si llegáis desde la versión 2007 o 2010 todo os resultará más familiar. A partir de la versión 2007 de Excel, Microsoft decidió abandonar el sistema de Menús y Barras de Herramientas, para acceder a todas las opciones y posibilidades de los programa de Office. Adoptó el sistema que vais a ver en Excel 2013, Desde la versión 2007 hasta la 2013 han ido refinando lo que se ha llamado desde sus inicios Ribbon o Cinta de Opciones. Incluso en la última versión de Windows, Windows 8, también se utiliza este sistema en alguna de las herramientas del sistema operativo. Junto con la Barra de Herramientas de Acceso Rápido son las principales novedades que se añadieron a la Interface de Usuario de Excel a la hora de acceder a las herramientas del programa. 

Composición de la Ventana de Excel 2013.

En este artículo nos vamos a centrar sobre todo, en hablar de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido que aunque parezca poca cosa tiene algunas cosas interesantes que esconder. De hecho en este artículo no os voy a contar todas, dejaré algo para el siguiente. En la imagen anterior podéis ver las diferentes partes de la ventana de Excel 2013 y sus nombres, como veis vamos a empezar con la parte de arriba.

Por lo tanto, lo primero que tenemos en la ventana es lo típico de todas las aplicaciones de Windows, la Barra de Título... solo que en este caso esta barra en su interior tiene varias cosas que no suelen tener otras aplicaciones. Para empezar lo habitual, en el centro de la barra tenemos el título del documento en el que estamos trabajando. Si habéis empezado con un documento nuevo se llamará "Libro1", puede ser que el número no coincida. Hasta que lo guardéis tendrá ese nombre, una vez guardado mostrará el nombre que le pongáis.

Título del documento.

En la parte derecha de la Barra de Título tenemos 5 botones de los cuales tres, son muy típicos y clásicos de las aplicaciones de Windows y no necesitan mucha explicación. Se trata de los tres últimos botones, son los típicos botones de manejo de ventanas para Minimizar, Restaurar/Maximizar y Cerrar Ventanas. 

Botones Ayuda, Presentación de la Cinta de Opciones, Minimizar, Restaurar/Maximizar, Cerrar.

El primero, el que tiene un interrogante, es el botón que permite acceder a la Ayuda del programa.

Ayuda Online de Excel 2013.

En cuanto a la ayuda, de momento sólo comentaros que en la versión 2013 de Excel toda la ayuda es Online. No sé cuál es la razón que ha llevado a Microsoft a realizar este cambio (aunque me la imagino), pero a mí me parece que es un paso atrás. Si en algún momento estoy con el portátil en algún sitio sin conexión, más vale que no quiera ir a la ayuda porque no podré. Para acceder a la ayuda sigue funcionando el atajo de teclado de toda la vida, pulsar la tecla F1, pero siempre teniendo en cuenta lo que os acabo de comentar. El segundo botón que aparece en esa parte derecha de la Barra de Título os lo contaré en el artículo que hable de la Cinta de Opciones, con él se controla la visibilidad de la Cinta de Opciones.

Vamos a la parte izquierda de la Barra de Título. Antes de meternos con la Barra de Herramientas de Acceso Rápido os hablaré sobre un elemento que aparece a ese lado pero que no forma parte de la Barra. Se trata del logotipo de Excel que aparece en esa esquina, se llama Menú de Control o Menú de Ventana.

Menú de Control de Excel 2013.

Mucha gente piensa que solo es eso, una imagen... Pero, si lo pulsáis veréis que aparece un menú desplegable en el que aparecen las opciones relacionadas con el manejo de la ventana. Podemos realizar las mismas operaciones que con los botones de la izquierda de la Barra de Título y alguna más, por ejemplo podemos mover la pantalla y cambiar su tamaño. Incluso podemos ver el atajo de teclado que nos permitiría cerrar la ventana de Excel, la tecla Alt más la F4. Es un atajo de teclado universal, cierra cualquier ventana de Windows. De todas las maneras esto no forma parte de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, lleva en Excel desde los siglos de los siglos.

Ahora sí, en la parte izquierda de la Barra de Título, después del logo de Excel... Tenemos otra mini barra llamada "Barra de Herramientas de Acceso Rápido", que es en la que nos vamos a centrar en este artículo. En ella tenemos disponibles operaciones que presumiblemente vamos a usar mucho. Por defecto esa barra contiene 3 botones, el de Guardar, el de Deshacer y el de Rehacer. Por ejemplo yo, los de Guardar y Deshacer sí que los utilizo mucho.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

La Pantalla de Inicio de Excel 2013.

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Pantalla de Inicio en Excel 2013.

Cuando abrimos Excel 2013 por primera vez, ya nos encontramos con una de las principales diferencias de esta versión respecto a versiones anteriores, la Pantalla de Inicio. En versiones anteriores nada más entrar en Excel, ya podíamos empezar a trabajar en un documento en blanco que creaba Excel para nosotros. En esta versión no, debemos indicar que queremos hacer, si queremos empezar un documento nuevo o queremos trabajar en otro que tengamos guardado. Esa es la función principal que tiene esta pantalla, elegir como queremos empezar. Si no os gusta esto, si os gustaba más como empezaban las versiones anteriores, no os preocupéis porque se puede volver al sistema anterior, enseguida os explicare cómo hacerlo.

La opción a elegir en la pantalla de inicio dependerá de vuestras necesidades. Para empezar en la parte izquierda de la ventana tenemos las opciones que nos permiten trabajar con documentos existentes, con Libros que ya han sido guardados, a los documentos de Excel se les llama "Libros". Tenemos dos posibilidades.

Opciones para Abrir Documentos en Excel 2013.

Primero podemos utilizar la lista de los documentos recientes, en ella tenemos disponibles los últimos documentos con los que hemos trabajado. Esta lista se puede modificar, si por lo que sea queréis quitar alguno de los documentos que aparecen en ella, quizás no queréis que se vea que habéis estado con ese documento... Podéis hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el documento que queréis quitar y en el menú contextual que aparece debéis seleccionar la opción "Quitar de la lista".

Quitar Documentos de la lista de los últimos usados.

La lista de documentos recientes es dinámica, conforme vayamos usando otros documentos los últimos de la lista irán desapareciendo. Si queremos que alguno de ellos se quede siempre en la lista porque lo usamos mucho, lo podemos anclar. Para hacerlo hay varias maneras pero la más rápida es utilizar la "chincheta" que aparece al pasar el puntero del ratón sobre los documentos. Al pulsarla se fijará el documento en la parte superior de la lista para que siempre esté disponible.

Opciones para Anclar y Desanclar Documentos.

La chincheta sirve para anclar o desanclar, cuando la pulséis en un documento que estaba anclado, se desanclará. Si utilizáis el botón secundario del ratón sobre los documentos también aparecen las opciones para anclar y para desanclar. Por acabar ya con la parte izquierda de la ventana, justo debajo de la zona de los documentos recientes tenemos la opción de abrir otros libros. Con ella podemos acceder a todos los documentos que tenemos guardados en nuestro equipo y en otras localizaciones que comentaremos más adelante. Por ejemplo podremos acceder a nuestra cuenta de OneDrive, la "Nube" de Microsoft, para acceder a los documentos que tengamos guardados en esa ubicación. 

Acceder a documentos de OneDrive.

¿Qué es Excel? ¿Qué no es Excel?

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Ventana de Excel 2013.

Comenzamos el Curso de Excel 2013 con una pequeña introducción en la que voy a intentar aclarar, que es Excel y que no es Excel, para que se puede usar y para que no se puede o no se debería usar. Para empezar, ¿Qué es Excel? Podemos decir que Excel es un programa que permite crear Hojas de Cálculo, los documentos que podemos crear en Excel son Hojas de Cálculo. Con esta afirmación lo primero que nos puede venir a la cabeza como uso de Excel es el de realizar cálculos, realizar operaciones matemáticas... Pero como vais a comprobar a lo largo de curso Excel es "algo" más que una calculadora.

Esa es una de las facetas principales que tiene Excel, la de realizar cálculos, obtener estadísticas. Por ejemplo, mediante las fórmulas de Excel podemos realizar desde operaciones tan sencillas como una suma... a cálculos de ingeniería, financieros o de estadística mucho más complejos. Todo lo que se puede plantear en una fórmula matemática en papel, lo podemos realizar en Excel. Desde crear presupuestos, calcular facturas, nóminas, llevar la contabilidad, obtener estadísticas… Todo lo que se os pueda ocurrir.

Control de Inversiones en Bolsa.

Este es un detalle muy importante que debéis tener en cuenta, Excel os ayudará mucho en vuestros cálculos matemáticos, en vuestras fórmulas. Pero, sois vosotros los que debéis indicar a Excel que fórmula queréis que os calcule. Vamos, que si no sabéis plantear una fórmula en papel, Excel no os va a enseñar a vosotros. Es al contrario, vosotros enseñaréis a Excel la fórmula, para que una vez creada en Excel sólo tengáis que cambiar los datos de entrada para que Excel os devuelva el resultado. Por ejemplo, si no sé hacer el cálculo de una nómina en papel, Excel no tiene una opción "mágica" que lo haga por mí. Yo, tendré que enseñarle a calcularla para que posteriormente al cambiar los parámetros variables de cada trabajador, (sueldo base, antigüedad, retenciones, complementos, etc...) Excel me devuelva el resultado. Cuando tengamos creadas las fórmulas es cuando le sacaremos rendimiento a Excel. El alma de Excel, son las Fórmulas. Todo aquel que quiera realizar operaciones avanzadas en Excel debe tener un alto conocimiento de fórmulas. Las fórmulas en Excel no permiten sólo sumar, restar, etc… Os vais a sorprender de lo que se puede hacer con ellas.

Otra faceta de Excel relacionada con los números es la de crear Gráficos. Muchas veces unos resultados numéricos no dicen mucho por si solos... Pero si los acompañamos de un gráfico en el que se comparen los resultados obtenidos, conseguiremos dejar mucho más claro lo que queríamos mostrar. Excel tiene una variedad enorme de gráficos muy fáciles de crear con apenas unos clics de ratón… También podemos crear otros tipos de gráficos más avanzados usando pequeños trucos que poco a poco os iré explicando.

Gráfico Interactivo en Excel.

Estas dos facetas que os acabo de comentar, son los usos "clásicos" que podríamos dar a una hoja de cálculo... Pero hay más. Algunos incluso los podríamos incluir como ejemplos claros de lo que no es Excel, pero ha crecido tanto este programa de Microsoft que ya son usos o facetas que no se pueden parar en su desarrollo y expansión. Por ejemplo, si me preguntarais que no es Excel os diría: Excel no es una Base de Datos, pero...

Como oís, por mucho que os empeñéis Excel no es una Base de Datos y nunca lo será. Excel es una gran herramienta para analizar datos, para obtener estadísticas o conclusiones de grandes cantidades de información. Excel es una de las herramientas más potentes que se pueden utilizar en ambientes mercantiles o de negocio para analizar grandes cantidades de información… Excel permite analizar grandes cantidades de información almacenada en forma de Tablas y con los resultados que se obtienen podremos tomar decisiones  para mejorar los resultados de nuestra empresa o negocio. Por ejemplo, las Tablas Dinámicas permiten obtener resultados o estadísticas de miles de filas de datos con apenas unos clics de ratón...

Tabla Dinámica resumiendo los Ingresos de un Banco.