¿Qué es una Macro?

La ventana Macros en Excel 2013.

Las "Macros" o la "Programación en Excel", son en mi opinión la herramienta más potente que tiene Excel. Llevan a Excel a un nivel muy superior del que se puede llegar con las herramientas "normales" de Excel. Sin usar las macros se pueden hacer cosas realmente potentes... Pero con ellas, todo queda mejor, da una sensación de mayor integración entre todas las herramientas que tenemos disponibles y mejoran mucho la usabilidad de las hojas. Queda todo con un mejor acabado, más redondo. Para explicaros que es una macro, creo que es mucho mejor que os ponga un ejemplo en el que se ve claramente como una Macro nos podría ahorrar mucho tiempo y trabajo. Vamos a imaginar, que todos los días, en mi jornada laboral de 8 horas, cada hora tengo que realizar las siguientes tareas:

• Primero importo los datos de producción de unas máquinas de un archivo de texto.
• A continuación con esos datos creo un gráfico.
• Una vez creado el gráfico, cambio algunas de sus características para darle el aspecto que yo quiero.
• Después, muevo el gráfico a una hoja de gráficos para que al imprimirlo tenga tamaño A4.
• Casi acabando ya, imprimo dos copias del gráfico.
• Y por último, una vez que tengo el gráfico impreso lo elimino.

Resultado Final de la Macro.

Realizar todas estas tareas, 8 veces en mi jornada laborar me va quitar mucho tiempo. Que os parecería si os digo que todo esto se puede hacer en tres segundo si lo metemos en una macro... Incluso mejor, que os parecería si os digo que todo ese trabajo lo podemos meter en una macro y que simplemente pulsando un botón se hará tantas veces como lo necesitemos. Pasaríamos de ocupar unos cuantos minutos cada hora para realizar estas tareas, a ocupar sólo unos poco segundos.

Con esto que os acabo de contar ya os puedo dar una primera definición de Macro: Una macro es un conjunto de operaciones o pasos que se han grabado, para posteriormente ser ejecutados, ser realizados de forma secuencial, sin intervención del usuario. Fijaros que he utilizado el verbo "Grabar". Las macros en Excel se pueden crear usando la "Grabadora de Macros".

Grabadora de Macros en Excel 2013.

La "Grabadora de Macros" es una herramienta que desde el momento que le indiquemos, graba todos los pasos que vamos realizando en Excel. Una vez hemos finalizado los pasos que queremos que formen parte de la Macro, le indicaremos que pare la grabación. El resultado final de la grabación se convertirá en una Macro que posteriormente podremos ejecutar para que todos esos pasos se hagan sin intervención del usuario, se hagan automáticamente. Podríamos por ejemplo asignar esa macro a un botón y al ser pulsado se realizarán todos los pasos grabados. Seguro que más de uno ya se está emocionando y pensando en la de trabajo que se ahorrará...

Pero... cuidado, no todo es tan perfecto. Desde el momento que se lo indiquemos la grabadora grabará todo lo que hagamos pero debéis tener en cuenta dos detalles. La Grabadora graba todo el rato, esto incluye los momentos en los que nos confundamos... Por lo tanto es recomendable que antes de grabar una macro practiquéis un poco los pasos para no cometer errores en el momento de la grabación. Y el otro detalle que debéis tener en cuenta, es que la grabadora graba casi todo... Pero hay algunos pasos que no es capaz de grabar y harán que nuestra macro no sea tan automática como queríamos.

La macro no ha grabado la confirmación para eliminar el gráfico.

En el ejemplo que os he contado al principio, por ejemplo hay un paso que no sería capaz de grabar. Cuando eliminemos la hoja en la que está el gráfico se pedirá confirmación para la eliminación de la hoja, bueno pues la grabadora no es capaz de grabar si hemos pulsado que si o que no. En la imagen anterior podéis ver el momento en el que me pregunta si quiero eliminar el gráfico o no. Por lo tanto los pasos en los que se pida confirmación del usuario, no se grabarán, no formarán parte de la macro. Es una pequeña limitación que tienen las macros, pero no os preocupéis que todo tiene solución, enseguida os lo contaré.