Escala de Tiempo en Excel 2013. Filtrar Datos por Fechas en Tablas Dinámicas.

Las Escalas de Tiempo son una nueva funcionalidad de Excel 2013, no está disponible en versiones anteriores. Con ella podemos aplicar filtros en las Tablas Dinámicas usando campos que contengan fechas. Son unos controles similares a la Segmentación de Datos pero como ya os he comentado, están diseñados para trabajar con fechas.

Con ellos podremos aplicar filtros indicando como condiciones intervalos de tiempo. Por ejemplo le podríamos decir que muestre sólo los datos de un año concreto, de varios años, de un intervalo de meses, de un día concreto. Ofrecen cuatro posibilidades que se pueden combinar para conseguir los datos de las fechas que necesitamos, podemos indicar días, meses, años y trimestres.

Estos controles son una opción muy interesante para los que trabajen mucho con fechas. Con estos controles no hace falta que los campos con las fechas formen parte de la Tabla Dinámica, es decir no hace falta que estén en la zona de filtros, de columnas o de filas. Sólo deben estar en el origen de datos y así ya los podremos usar para filtrar sin necesidad de hacer crecer de tamaño la Tabla Dinámica, porque hemos metido los campos con fechas dentro de la Tabla.

Cómo crear Gráficos Interactivos en Excel con Casillas de Verificación, con Checkboxes.

En estos vídeos dedicados a Excel 2010 y 2013 os voy a enseñar cómo crear un Gráfico interactivo en el que podremos elegir que series de datos se muestran. Para conseguir interactuar con el gráfico vamos a insertar en su interior algunas Casillas de Verificación, algunos Checkboxes. Con ellos controlaremos que información se ve en el gráfico.

Las casillas de verificación son unos controles que pueden tener varios estados, por ejemplo pueden estar activados o desactivados. En este vídeo veremos cómo identificar cuáles de ellos están activados para así mostrar sólo la información que corresponde a esas casillas activadas. En concreto tendremos la información de dos años y añadiremos dos casillas de verificación que controlaran la visualización de los datos de los dos años. No os asustéis porque es más sencillo de lo que parece, en realidad el truco para que funcionen las casillas de verificación es una fórmula muy sencilla en la que usaremos una función lógica, un SI. No hay nada de programación o macros en este ejemplo.

Además de conseguir lo que ya os he comentado, aprovecharemos el ejemplo para ver cómo podemos hacer que el título de un gráfico sea variable. Con fórmulas y dependiendo de la información que se ve en el gráfico lograremos crear un título dinámico. Es algo muy interesante que muy poca gente conoce. Os recomiendo esta sesión ya que os mostrará un uso sorprendente de las fórmulas de Excel.

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Función SIFECHA. Cómo calcular la Edad, la Antigüedad o la diferencia entre dos Fechas.

La función SIFECHA, puede responder a preguntas como: ¿Cuál es la edad de una persona? ¿Cuál es la antigüedad de un trabajador? ¿Cuál es la diferencia entre dos fechas? En estos vídeos para Excel 2010 y 2013 vamos a ver cómo responder a estas preguntas. 

sta función es un poco especial ya que no está documentada en la ayuda de Excel y no aparece entre las sugerencias que ofrece Excel cuando usamos funciones en una fórmula. Es una función que en principio se añadió por cuestiones de compatibilidad con Lotus 1-2-3 pero que se ha seguido manteniendo en todas las versiones de Excel. Hasta ahora, la última versión de Excel publicada es la 2013 y también la incluye. Hay una leyenda urbana que dice que la función está oculta porque Microsoft piensa eliminarla, pero esto lo llevo oyendo muchos años y ahí sigue.

En cuanto a lo que nos ofrece esta función os puedo comentar que nos ofrece la posibilidad de obtener diferencias entre fechas de 6 maneras diferentes. Para empezar, nos ofrece tres opciones típicas a la hora de trabajar con fechas:

• Obtener la diferencia en años.
• Obtener la diferencia en meses.
• Obtener la diferencia en días.

Estas tres opciones se podrían considerar las opciones más "normales", pero la función nos ofrece tres más que explicaré en los vídeos:

• Obtener la diferencia en meses, pero descartando los meses de los años completos.
• Obtener la diferencia en días, pero descartando los días de los meses completos.
• Y por último obtener la diferencia en días, pero descartando los días de los años completos.

Algunas de estas últimas opciones las podríamos usar para obtener un resultado como este: "30 años, 11 meses y 15 días." Esta función esconde detalles muy interesantes.

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